Por Manuel Celi – Coach Ontológico y Ejecutivo, Socio de A-COACH.PE, expertos en transformación personal
Estrofa de la canción Comunicándonos de Oscar de León
En realidad debería decir comuniquémonos mejor.
Sentí que debía escribir algunas líneas sobre la necesidad de mejorar las habilidades de comunicación a todo nivel en la empresa, después de pedir a algunos de mis clientes que hicieran encuestas entre el personal a su cargo, con la única finalidad de inaugurar canales de comunicación alternativo a las conversaciones vacías, a los mensajes por WhatsApp o mail, canales tradicionales con los que no tienen buenos resultados y que tornan las reuniones casi en esas parodias de abuelitas sordas conversando, donde una dice lo que dice y la otra entiende lo que quiere.
Como con las abuelitas, en la mayoría de los casos, las respuestas a las encuestas no tuvieron correlación con las preguntas comprobando cualitativamente la enorme brecha de comunicación por cerrar.
¿Por qué no es fácil desarrollar una buena comunicación, en todos los ámbitos, pero en este caso, en la empresa?
Si nos atenemos a lo que decía Winston Churchill sobre la comunicación: “Valor es lo que se necesita para pararse a hablar; pero también lo que se requiere para sentarse y escuchar”, lo que nos falta es valor. Pero hay algo más. Se necesita entender que la comunicación efectiva no es natural, no es un don, hay que trabajar para desarrollarla.
Para mejorar esta habilidad, las empresas, deberían hacer diagnósticos de comunicación, planes de mejora continua, capacitación y protocolos de comunicación que aseguren una buena transmisión de conocimiento y sobre todo, la coordinación eficaz de las acciones en la empresa. ¿No es acaso que invertimos tanto para tener empresas eficientes?
Si analizamos simplificadamente los ciclos de comunicación encontraremos los siguientes componentes: el emisor, el mensaje mismo, el canal de comunicación utilizado, el receptor y el contexto; emitido el mensaje viene la respuesta, que sigue el mismo ciclo y así hasta que la conversación llega a algo.
Imagina cuántas posibilidades surgen para que el mensaje se distorsione en cualquier punto de este intrincado camino donde cada persona es una entidad que ve las cosas de una manera distinta a la otra.
Piensa que un mensaje elaborado por alguien con un ego colosal tendrá un impulso diferente del enviado por una persona insegura. O, un gerente lleno de prejuicios sobre el desempeño de su subordinado ordenando cumplir una tarea
En cuanto al mensaje mismo, ¿cuánta atención le dedicamos a planear una conversación o un mensaje? Si improvisas, es seguro que tu mensaje tendrá falta de claridad, autoridad y no generará las acciones que pretendes.
El canal de comunicación debe ser muy bien escogido. No es lo mismo tener una conversación en un pasillo, que poner lo mismo en un email. Suena diferente. En la comunicación cara a cara hay que tener mucho cuidado en cómo transmitimos. Recuerda que menos del 10% es la comunicación verbal, el resto son nuestro cuerpo y emociones las que hablan. Una mueca puede cambiar el sentido de un mensaje.
¿Cómo lo recibe nuestro interlocutor o lector? ¿Qué entiende, cómo se siente él o ella cuando le hablas o escribes?
Si lo miras bien, la comunicación efectiva es quizá el mayor desafío de la empresa. Si yo tuviera que escoger entre desarrollar habilidades de comunicación, desarrollo de liderazgo o team building, empezaría por comunicación.
¿Y cuáles serían los consejos para mejorar comunicación en todos los canales y dentro y fuera de la empresa?
Puedes empezar ahora mismo.
Lo primero es mostrar respeto por tu interlocutor o lector.
Valídalo como interlocutor. Lo que le vas a decir es algo importante para él o ella; igualmente es lo que él o ella te quiere decir.
¿Cuántas veces has dejado a alguien hablando solo porque te has dado la vuelta, o cuántos mensajes no has respondido deliberadamente?
Una vez que te has vestido de respeto, haz que tu comunicación tenga por lo menos estas 6 características:
- Que sea clara. Logra que todo el mundo pueda entenderte. Simple, sencilla. No es el momento de lucir tus conocimientos, es tiempo de conectar.
- Que sea concreta. Nada de irse por las ramas; al punto. Pocos adjetivos. Información sólida. Así como en los emails, a la reunión ponle título, mejor todavía, escribe el propósito de la reunión.
- Que sea completa. Aquí es donde tienes que trabajar más si eres improvisador. Planea cada entrevista, cada correo electrónico. Que no tengas que pasar información por capítulos.
- Que sea cortés. Recuerda el respeto a tu interlocutor. Lo le agregues tensión, amenazas y quejas.
- Que tus respuestas sean bien pensadas. Mejor es precisión que velocidad. Lee cuidadosamente, piensa en el contexto, trata de entender lo que te quieren decir. Enfría la conversación o el mensaje. Reconoce y domina emociones y prejuicios antes de responder. Recuerda que puedes hacerte entender bien hasta sin hablar, si haces el esfuerzo. Si algo no entendiste claramente, haz preguntas.
- Que escuches o leas con atención, estando presente, nunca con la mente en otra parte. No te adelantes porque crees que ya sabes a dónde va el tema.
Pon en práctica estos consejos y contribuye a mejorar tus habilidades de comunicación. Hacerlo requiere valor para hablar y escuchar y altruismo para poner al servicio de tu empresa habilidades que, a lo mejor, no son recíprocas por ahora.
Sobre el au
tor:
Por Manuel Celi Vidal – Coach Ontológico Empresarial para directivos y ejecutivos. Empresario con más de 40 años de experiencia en negocios de servicios logísticos y comerciales innovadores como proveedor estratégico de grandes empresas locales y de países andinos. En 2014, Manuel fundó A-COACH.PE, organización que brinda servicio a personas y organizaciones exitosas en sus procesos de cambio.
