Conservación documentaria y acreditación de obligaciones laborales en juicio

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Por Mauricio Adrián Olivera Araníbar, asociado a cargo del área procesal laboral en Damma Legal Advisors

En el año 2010 nuestra justicia procesal laboral dio un giro de ciento ochenta grados porque se promulgó la Nueva Ley Procesal del Trabajo, Ley N° 29497, (en adelante, la “NLPT”) que entre los cambios y novedades que traía en comparación de la anterior norma procesal, se puede apreciar que este “nuevo” sistema procesal laboral tenía como base la oralidad, el principio de presunción de laboralidad, la inversión de la carga de la prueba, celeridad de los procesos, reforzamiento de la conciliación judicial, entre otros.

Una de las novedades contempladas en la NLPT es la inversión de la carga de la prueba, que se encuentra desarrollada en el artículo 23.4° de la NLPT, donde se establece que está en el empleador, acreditar el cumplimiento de las obligaciones de carácter laboral. En dicha norma no se establece el plazo o hasta que momento debe el empleador demostrar que cumplió con otorgar la obligación laboral discutida.

De hecho, cuando se trata de obligaciones laborales, la mayor parte de ellas se acreditan a través de documentos, tales como boletas de pago, liquidaciones, papeletas de salida, planillas, registro de control de asistencia, entre otros. Evidentemente, el empleador cuando es parte de un proceso laboral tiene la obligación de resguardar todo tipo de documentación laboral que conlleve a que el Poder Judicial pueda verificar si cumplió con la obligación laboral; sin embargo, es razonable analizar y evaluar hasta que momento es obligación del empleador conservar la documentación que demuestra el cumplimiento de obligaciones de carácter laboral.

En efecto, existen normas que regulan este tipo de obligaciones y que no se encuentran contenidas, únicamente, en leyes de carácter laboral, sino que muchas de ellas están contenidas en normas de carácter tributario y administrativo, sin embargo, a través de dichas normas, los jueces podrían, correctamente, establecer parámetros que eviten que tanto el trabajador como el empleador se encuentren en un estado de indefensión o se genere alguna afectación al derecho de defensa de las partes.

Para poder entender la discusión que estamos planteando, es importante conocer las normas de la materia que estaban vigentes antes de la publicación de la NLPT. El primer dispositivo legal al cual vamos a hacer referencia es el Decreto Ley N° 25988, Ley de Racionalización del Sistema Tributario Nacional y de Eliminación de Privilegios y Sobrecostos, cuya publicación se dio en el año 1992 y que en su artículo 5° establece que los empleadores del sector privado tienen la obligación de resguardar documentación hasta un plazo de cinco años, los cuáles se cuentan desde la fecha de emisión del documento o cierre de planillas de pago. Transcurrido este plazo, los empleadores podrán deshacerse de esta documentación, con excepción de las planillas de pago, que tienen que ser remitidas a la Oficina de Normalización Previsional.

El segundo dispositivo al cual hacemos referencia es al artículo 21° del Decreto Supremo N° 001-98-TR, que establece normas reglamentarias respecto de la obligación de llevar planillas por parte de los empleadores. Esta norma es del año 1998 y en dicho artículo se establece que la obligación de resguardar planillas de pago y boletas de pago culmina a los cinco años de haberse efectuado el pago.

Ambas normas coinciden en que el empleador tiene un plazo de cinco años para resguardar documentación de carácter laboral, los cuáles son computados desde la fecha de pago o desde la fecha de emisión del documento. Con estos dos dispositivos se puede concluir que incluso desde antes de la promulgación de la NLPT, ya existía un límite temporal que permitiría a los jueces, establecer criterios de temporalidad en cuanto a la conservación de documentación laboral por parte de los empleadores.

Sin embargo, en muchos procesos judiciales de naturaleza laboral donde se discute si el empleador cumplió con acreditar que el trabajador percibió de forma oportuna sus derechos laborales, los jueces no han tomado en cuenta lo señalado en las dos normas que hemos citado en los párrafos anteriores. Mayormente, los argumentos utilizados por dichos jueces consisten en señalar que la NLPT es una norma de rango mayor, que temporalmente es posterior a ambas normas y por una razón de especialidad, la NLPT es de aplicación por encima de ambas normas; concluyendo entonces que, es el empleador el responsable de demostrar el cumplimiento de las obligaciones laborales, sin importar la antigüedad de la documentación requerida.

Evidentemente, muchos empleadores han sufrido una serie de cambios estructurales o simplemente dejaron de conservar dicha documentación de índole laboral porque su conservación implicaba altos costos; lo cual claramente es una afectación a los derechos de defensa de los empleadores porque resultaría un abuso del derecho que los empleadores resguarden documentación por un prolongado lapso de tiempo. Es por ello que es importante que tanto los jueces como las partes de un proceso laboral, se pongan de acuerdo respecto a este conflicto.

Sin embargo, durante los últimos años se han emitido normas y pronunciamientos que aplican un criterio razonable para efectos de definir el tiempo de resguardo documentario por parte de los empleadores. Una de las normas a las cuales haremos referencia, es el Decreto Legislativo N° 1310, específicamente en su artículo 3.4° donde establece que los empleadores tienen hasta cinco años para conservar documentación de índole laboral, los cuáles se computarán desde la fecha de pago. Claramente esta norma tiene el mismo rango legal que la NLPT y es posterior a la norma procesal laboral, lo cual conllevaría a pensar que su aplicación en un proceso judicial laboral es prácticamente obligatoria, pese a que existe la inversión de la carga de la prueba.

Resulta razonable pensar que en aplicación de las normas antes señaladas, es el empleador quien tiene la obligación de demostrar el cumplimiento de las obligaciones laborales, aun cuando se trate de obligaciones cuya acreditación es a través de medios de prueba documentarios, pese a que el trabajador no haya aportado algún indicio o prueba fehacientemente del derecho reclamado, no obstante, esta obligación de demostrar debe ser razonable y no abusiva, por lo tanto, el plazo que debe tener un empleador para conservar la documentación no debe ser mayor a cinco años, conforme a las normas que regulan este tipo de situaciones (el plazo de conservación por cinco años no le es aplicable a la documentación referida a seguridad y salud en el trabajo puesto que este tipo de información mantiene otros plazos de conservación documentaria).

Hemos advertido que ya existen jueces que han citado estas normas que establecen un parámetro legal para la conservación documentaria. En efecto, la Segunda Sala de Derecho Constitucional y Social Transitoria de la Corte Suprema de Justicia de la República ha emitido la casación laboral N° 30243-2018-La Libertad, donde se señala que no se puede obligar al empleador a demostrar el cumplimiento de obligaciones laborales sobre documentos que datan de hace más de cinco años.

Asimismo, en el expediente N° 0199-2019 se emitió la sentencia de vista, donde la Sala Laboral de la Corte Superior de Justicia de Tumbes, concluye que no se le puede pedir a las entidades empleadoras la conservación de documentos por más de cinco años puesto que existen normas que regulan el plazo que tienen para hacerlo, es por ello que dicha Sala Superior concluye que la aplicación de la inversión de la carga de la prueba no debe ser utilizada de forma abusiva para estimar demandas cuyas pretensiones deriven en derechos laborales de hace más de cinco años.

Desde un punto de vista tuitivo, es razonable pensar que quien tiene una mejor posición para poder demostrar el cumplimiento de obligaciones laborales es el empleador, no obstante, esta postura no debe ser ilimitada, es por ello, que la aplicación de las normas que se han citado en el presente artículo, resulta necesaria para que nuestros jueces puedan sentenciar de forma justa y sin afectar derechos de las partes.


Sobre el autor:
Mauricio Adrián Olivera Araníbar,
asociado a cargo del área procesal laboral en Damma Legal Advisors. Abogado titulado por la Universidad Católica de Santa María de Arequipa, con estudios de especialización en derecho laboral por la Pontifica Universidad Católica del Perú y en litigación oral por la California Western School of Law, Universidad de Salamanca y por la Academia Nacional de Litigación de Chile.


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