Por Alexander Ugaz, Asociado Senior en Philippi Prietocarrizosa Ferrero DU & Uría
El trabajo en sobretiempo es el tiempo de trabajo prestado de forma efectiva por el trabajador, antes o después de la jornada ordinaria, en beneficio del empleador. Para su determinación, nuestro ordenamiento jurídico exige a los empleadores que registren su realización a través de medio idóneos, como el registro de asistencia entre otros; y que lo conserven por un período de cinco (5) años, como mínimo.
Cuando se presentan conflictos judiciales sobre el pago de horas extras, usualmente los jueces laborales requieren al empleador -a pedido del trabajador- que presenten su sistema de marcación, registro de asistencia, o cualquier otro medio que evidencie el trabajo en sobretiempo. Por estrategia, o porque simplemente no se cuentan con esos medios, los empleadores no presentan ese tipo de información/documentación; nos obstante, tal incumplimiento, intencional o no, trae como consecuencia una valoración negativa por parte del Juez y lo faculta a dar por cierto el trabajo en sobretiempo alegado por el trabajador, aplicando lo que se conoce como presunción de horas extras.
Sobre esta problemática, recientemente la Segunda Sala de Derecho Constitucional y Social Transitoria emitió la Casación Laboral No. 21433-2018-LIMA, en la cual determinó de que el incumplimiento de la presentación del registro de trabajo en sobretiempo por parte del empleador, no tendrá como consecuencia la realización automática de trabajo en sobretiempo por todo el período demandado; y, ante la incertidumbre de la prueba sobre la realización de horas extras, se debe tener en consideración la obligación legal del empleador de conservar documentos por 5 años después de haberlos generados. Sobre esto último, se precisa que, para el cómputo del periodo de 5 años, se tendrá en cuenta la fecha de presentación de la demanda.
En dicho caso, las instancias de mérito dieron por cierto el trabajo en sobretiempo por todo el tiempo alegado: (20 años), aplicando la presunción de horas extras, al partir de la premisa que el empleador no cumplió con presentar su sistema de marcación de entrada y salida.
Como se ha definido, el empleador está obligado por mandato legal a registrar el trabajo en sobretiempo de sus trabajadores, y que la deficiencia en el sistema de registro no impedirá el pago de este, ello será así, siempre y cuando el trabajador acredite mediante otros medios probatorios su real y efectiva realización, por lo que el trabajador no está exonerado totalmente del deber de acreditar con otros medios idóneos las horas extras realizadas. La presunción de horas extras debe aplicarse con un criterio razonable y prudencial, pues de lo contrario se distorsionaría el sentido de las normas que regulan el trabajo en sobretiempo. Ante la ausencia de medios probatorios idóneos que demuestren la realización de horas extras, por equidad de las partes, debe tenerse en cuenta el tiempo que el empleador está obligado de conservar el registro de asistencia (5 años).
Es importante tener en cuenta que, al existir una disposición legal que señala de forma expresa de que, el trabajador debe acreditar la real y efectiva realización de las horas extras a través de otros medios, distintos al registro de trabajo en sobretiempo, no puede quedar absolutamente eximido de cumplir con tal obligación. Ello, nos permite concluir que la presunción de horas extras, encuentra un límite en las obligaciones legales del empleador, en este caso en particular, aquella que lo obliga a conservar el registro de asistencia y de demás documentos relacionados al trabajo en sobretiempo, por un periodo máximo de 5 años.
Sobre la fecha del inicio del cómputo del período que subsiste la obligación del empleador de conservar el registro del trabajo en sobretiempo, se ha señalado que debe considerarse la fecha de presentación de la demanda ante el Poder Judicial; sin embargo, somos de la opinión que el punto de partida para el inicio del cómputo debería ser la fecha la fecha de notificación de demanda, debido al lapso que puede existir entre la interposición de demanda y el emplazamiento válido al empleador puede ser lato, período no atribuible a la empresa pero que sí puede tener un impacto económico sobre ella.
Finalmente, es recomendable que todo empleador conserve el registro de asistencia, incluso más allá de los 5 años, pues ello -en caso corresponda- servirá para acreditar el fiel cumplimiento de todas sus obligaciones legales.
Sobre el autor:
Alexander Ugaz
Miembro del equipo Laboral. Su ejercicio profesional se centra en desarrollar estrategias de defensa para afrontar litigios laborales y procedimientos administrativos, ya sean individuales y colectivos. Cuenta con amplia experiencia asesorando a clientes nacionales e internacionales en procesos judiciales laborales y asesoría en asuntos laborales.
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