Por Alicia Jiménez Llerena, Asociada Principal de Philippi Prietocarrizosa Ferrero DU & Uría Abogados
La pandemia de Covid-19 ha demostrado que se puede trabajar desde casa y que ello no resta productividad, además genera el uso eficiente de recursos, como el papel, los espacios de trabajo y el tiempo de traslado. Esta puede ser considerada como “la oportunidad” en este escenario adverso que ha sacudido al mundo, y será una forma de trabajo que trascenderá a la emergencia sanitaria.
En esta forma de trabajo se producen nuevos desafíos para las organizaciones, una de ellas es el de reforzar o crear políticas de seguridad y confiabilidad de la información, pero no solo pensada en las relaciones comerciales, que sin lugar a dudas son fundamentales, sino como planteamos aquí, en las relaciones laborales.
La ciberseguridad de la información, mirado desde lo laboral, implicará tener un conjunto de herramientas y políticas que protejan la información digital del activo más importante de toda organización: su personal. Consideramos que la línea base para ello tiene dos pilares. El tratamiento de datos personales y la gestión de documentos laborales (generación, recepción y archivo).
En el Perú se aplica el régimen de protección de los datos personales contenido en la Ley N° 29733, Ley de Protección de Datos Personales, y su Reglamento, aprobado por el Decreto Supremo N° 003-2013-JUS. Acorde con estas disposiciones, para la ejecución del contrato de trabajo, los empleadores pueden recopilar, almacenar y conservar datos referidos a sus trabajadores, que los identifican y/o pertenecen a su esfera íntima, como condiciones de salud. Si bien, no se exige el consentimiento del trabajador, es preciso informar anticipadamente la finalidad de los datos recabados, así como el uso o tratamiento que se le dará. Además, el empleador tiene el deber de garantizar la seguridad y confidencialidad de la información, por lo que es preciso que implemente mecanismos de resguardo y protección de los soportes informáticos y acceso limitado.
Si bien esta obligación se aplica tanto a los trabajadores que realizan actividades presenciales como remotas, no deja de ser relevante que el trabajador a distancia necesite tener la seguridad que al remitir sus datos –de modo digital– se encuentra en un entorno seguro. Asimismo, el trabajador a distancia deberá ser informado sobre la Política de Privacidad de la empresa y acusar recibo de la misma mediante tecnologías de la información. Esto último precisamente guarda relación con el segundo pilar, respecto de la entrega de documentos laborales.
Nuestra legislación exige determinadas formalidades en los documentos laborales, como mecanismo de protección al trabajador. La celebración de algunos contratos de trabajo, cambios o modificaciones sustanciales, fraccionamiento de vacaciones, la entrega de Reglamentos, Políticas, constancias de pago entre otros documentos, deben ser firmados por el trabajador en señal de conformidad o acuse de recibo. Asimismo, la exigencia de una firma está relacionada con la garantía de integridad del documento, es decir, que su contenido no se cambie una vez suscrito, lo cual genera seguridad y confianza para los que participan en la suscripción de este.
Si no se cumple con esta formalidad podría generar cuestionamientos posteriores sobre el contenido, la aceptación o el cumplimiento de la obligación por parte de la empresa, asimismo, implicará en muchos casos una infracción administrativa y por ende una multa.
¿Cómo firmamos los documentos electrónicos? Según la Ley N° 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales, la firma que brinda la mayor garantía y la más apropiada para cualquier contrato, documento o transacción es la firma digital, en la que se emiten certificados digitales por un Prestador de Servicios de Certificación acreditado en INDECOPI. La emisión de los certificados digitales tiene un costo, que aplicado a un volumen de personas podría no ser sustentable para algunas organizaciones. También es posible obtener los certificados digitales gratuitos a través de la RENIEC para lo cual se requiere tener un DNI electrónico cuyo costo único es la obtención del referido DNI, cuyo uso aún no está masificado.
También se puede usar la firma electrónica que se realiza mediante un procedimiento igual al de la firma digital, pero sin el respaldo del certificado digital emitido dentro del marco de la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica (IOFE) de Perú. En el mercado hay una gran oferta de programas y plataformas de gestión de documentos, que generan firmas electrónicas, y que permiten verificar la integridad y autenticidad del firmante. Claro está que no tendrá la garantía de un certificado digital, por lo que la carga de prueba estará a cargo del empleador.
Mención aparte merece el correo electrónico, protagonista de la comunicación en estos tiempos, que bien puede ser considerado como un canal oficial en la empresa y que respaldará las voluntades que el empleador y trabajador hayan expresado en el día a día. El correo electrónico es un soporte válido salvo, cuando la ley exija una formalidad específica como la firma.
Finalmente, la firma escaneada que muchas veces utilizamos en documentos que se envían como adjuntos, tienen un valor emocional más no legal. Su uso no brinda ningún tipo de garantía legal, sólo tiene un peso simbólico.
Superada la formalidad de la generación de los documentos laborales en entornos digitales, su remisión y archivo seguirá su curso natural. Cabe señalar que las autoridades judiciales y administrativas tienen la obligación de aceptar los documentos en formato electrónico.
Podemos decir entonces que es importante adaptar –sino crear– una cultura organizacional para equipos que hagan total o parcialmente trabajo remoto, que contenga procedimientos claros sobre el tratamiento de datos, entrega, recepción y archivo de documentos laborales, que promuevan la confianza evidenciando el cumplimiento de las normas.
Sobre el autor:
Alicia Jiménez Llerena es abogada Principal del Estudio Iberoamericano Philippi, Pietrocarrizosa, Ferrero DU y Uria. Integrante del equipo de Líderes del Área Laboral del Estudio. Abogada por la Pontificia Universidad Católica del Perú y Master en Negociación, Mediación y Solución de conflictos en la universidad Carlos III de Madrid.
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