Conversamos con Sebastián Ausin, country manager de Buk Perú, sobre la importancia de la transformación digital en las empresas y cuáles son los principales procesos que se pueden digitalizar en recursos humanos.
¿Por qué las empresas deben digitalizar sus procesos de recursos humanos?
El área de Recursos Humanos ha cobrado más importancia en los últimos años. De ella, no solo se espera que se dedique a tareas administrativas como el pago de la planilla, gestionar los contratos laborales o vacaciones y licencias. También se le exige el desarrollo de estrategias enfocadas en la gestión de personas. El colaborador es el activo más importante que tiene la organización y en ese sentido las empresas deben orientar sus esfuerzos en motivarlos y brindarles un lugar de trabajo más feliz. La digitalización del área de recursos humanos es crucial para lograr este punto, pues al reducir la carga administrativa habrá más tiempo para identificar y atender las necesidades que tienen los colaboradores.
¿Cuál es la importancia de la transformación digital en las empresas?
La transformación digital es un proceso inevitable y obligatorio para las empresas si es que quieren continuar vigentes y ser más competitivas en el mercado. El contexto actual nos ha demostrado que no podemos permanecer en nuestra zona de confort, sino que hay que dar un paso más adelante y apoyarnos en el uso de las nuevas tecnologías para mejorar nuestros productos y servicios y ser más eficientes en nuestros procesos internos.
Es importante entender que la transformación digital va mucho más allá de utilizar herramientas tecnológicas. También implica un cambio de mindset en la cultura organizacional. Si las personas no son abiertas al cambio y no comprenden por qué es necesario emprender esta transformación, el proceso no será exitoso. En ese sentido, es crucial que existan agentes de cambio dentro de las organizaciones que impulsen la adopción de la transformación cultural y por consiguiente la transformación digital.
¿Cuáles son las ventajas o beneficios de digitalizar estos procesos?
Emprender una transformación digital trae muchos beneficios para las empresas. Entre ellos, puedo destacar los siguientes:
- Ayuda a mejorar la productividad de los colaboradores. Por ejemplo, el hecho de que puedan acceder a una misma base de datos que contenga información importante para su puesto de trabajo, les permite tener una visión más completa de la compañía, con lo cual les facilita elaborar estrategias y ejecutar acciones más acertadas para generar mejoras en los productos y servicios. Además, tener la información en un solo lugar permite que ésta sea más consistente. Las herramientas digitales son aliados importantes para que los colaboradores logren sus objetivos.
- Permite anticiparse a posibles fallas o errores, con lo cual se reducen costos. La transformación digital hace que los procesos dentro de la empresa se vuelvan más eficientes. Con el uso de herramientas tecnológicas, los colaboradores ya no se enfocarán en tareas repetitivas, sino que tendrán más tiempo para realizar acciones que aporten valor a la compañía.
- Se promueve una cultura de innovación dentro de la organización. La transformación digital insta a los colaboradores a trabajar de una forma más ágil, pues la cultura organizacional debe impulsar la creatividad e innovación. En este aspecto, es muy importante que se capacite a los colaboradores en competencias digitales para que sus conocimientos avancen a la par con el proceso de transformación que se haya iniciado.
- Mejora la toma de decisiones y se encuentran nuevas oportunidades de negocio. Las herramientas tecnológicas permiten tener acceso digital en todas partes y a toda hora a mucha información y data, cuyo análisis permite tomar mejores decisiones y tener una visión más profunda del negocio, de manera que puedan identificarse nuevos nichos u oportunidades para que la empresa crezca en el mercado.
¿Qué competencias son necesarias para la transformación digital en una organización?
Creo que una competencia que es necesaria para la transformación digital es la flexibilidad al cambio. Si en la empresa no hay una apertura para incorporar nuevos conceptos o herramientas, será muy difícil emprender el proceso de transformación digital. Por ejemplo, si tenemos un gerente que pide que se instale un sistema para agilizar un proceso interno, pero no existe una intención de cambio por parte de los colaboradores que utilizan dicha tecnología, entonces es muy difícil lograr la transformación que se espera.
Otra competencia necesaria es el liderazgo. Son los líderes quienes van a dirigir el proceso de transformación y al mismo tiempo motivar a los colaboradores a adaptarse a este cambio y comunicarles de manera efectiva los beneficios que trae consigo. Finalmente, la innovación es otra competencia necesaria que las empresas deben adoptar para no solo iniciar una transformación digital, sino para incorporar nuevos conocimientos y tecnologías que les permitan crecer y ser más competitivas.
¿Cuáles son los principales procesos que se pueden digitalizar en recursos humanos?
Se pueden digitalizar varios procesos que permitan que el área de recursos humanos reduzca el tiempo que generalmente invierte en tareas administrativas y reorientar estos recursos.
Las estadísticas nos indican que las tareas administrativas demandan hasta un 70 % de horas hombre, por lo que las acciones de gestión de personas que desarrolla esta área ocupan 30 % de su tiempo. Con el uso de herramientas tecnológicas esta estadística puede invertirse, logrando que el área tenga más tiempo para desarrollar la cultura de la empresa y potenciar el talento de los colaboradores.
Uno de los principales dolores que tiene el área de Recursos Humanos en Perú es el cálculo y pago de la planilla. Entonces, a través de un software integral como Buk, se puede procesar la planilla en menos tiempo, evitando errores en los montos como el impuesto a la renta de quinta categoría, CTS, gratificaciones, etc.
La firma de contratos también es otra tarea que consume más horas de las necesarias, pues a veces requiere contratar un servicio para enviar el documento físico a los colaboradores, esperar que estos los firmen, etc. Se invierte mucho tiempo y logística. Sin embargo, con el uso de una plataforma, se puede enviar el documento digital a los colaboradores, autocompletando variables como el nombre o el sueldo, y ellos podrían firmarlo usando una firma electrónica. Buk cuenta con una firma electrónica que cumple con los requisitos establecidos en la normativa vigente. Ésta funciona con una metodología de doble autenticación y brinda información de los firmantes, e-mail, fecha, hora, IP, Token único y código QR.
Por otro lado, los trámites y gestiones para pedir licencias o vacaciones se automatizan con la digitalización. Por ejemplo, con Buk, los colaboradores pueden ingresar su solicitud a través de una plataforma y pueden recibir su aprobación por esa vía.
Aparte de mejorar y agilizar los procesos internos, nuestra plataforma también tiene otras herramientas que contribuyen a fortalecer la cultura de la organización. A través de la encuesta de clima o la encuesta libre, los líderes pueden conocer las opiniones y necesidades de sus equipos. Con ello, es posible identificar oportunidades de mejora y trabajar en esos aspectos para que la empresa sea un lugar de trabajo más feliz. Además, la información que se recoge es muy valiosa para crear un plan de beneficios que satisfaga a los colaboradores y ellos puedan tener una mejor calidad de vida dentro de la organización.
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