Por Carolina Sordelli, especialista en Transformación Cultural
Las formas de trabajo están cambiando. La vuelta a las oficinas combina virtualidad con presencialidad, y los espacios de trabajo necesitan reconvertirse para responder a las nuevas necesidades. Pero rediseñar las oficinas no es suficiente; primero debemos rediseñar nuestra cultura para hacer frente a un nuevo contexto y nuevas necesidades de nuestros colaboradores.
El desafío: una nueva cultura híbrida
El trabajo remoto ha llegado para quedarse. Luego de la pandemia, la gran mayoría de las organizaciones afirman que el futuro del trabajo no implica una vuelta a las formas tradicionales de trabajo, sino que la virtualidad y el trabajo en espacios compartidos deberán convivir.
Algunos datos:
- Mientras que antes de la pandemia, el 30 % de los empleados trabajaban, al menos parcialmente, en forma remota, ese porcentaje hoy llega al 48 % (2020, Gartner Workforce Responsive Survey).
- El 44 % de los empleados que trabajan con un formato híbrido afirman que la cultura mejoró un poco con el pasaje al trabajo remoto y un 33 % sostienen que mejoró mucho (Gartner, 2020).
- Solo el 17 % de los CEOs planea recortar oficinas, frente al 69% que planeaban hacerlo en agosto de 2020 (KPMG, marzo 2021)
El cambio hacia un modelo de trabajo híbrido presenta grandes desafíos para todos los involucrados, incluyendo a los colaboradores, a los líderes y especialmente a las áreas encargadas de diseñar y garantizar que el nuevo esquema de trabajo funcione, como es el caso de las áreas de Recursos Humanos y Transformación.
MP Workplaces, empresa de servicios de arquitectura que ofrece servicios de rediseño de espacios de trabajo, ha notado en este último tiempo un creciente aumento en las consultas por este tema, y en gran parte de ellas es visible que los interesados no saben por dónde empezar.
La Arquitecta Ana Moreno, directora comercial de la empresa, plantea: “Quienes se lanzan al rediseño de su espacio, muchas veces concentran los esfuerzos en saltar directamente a cómo diseñamos los espacios físicos. Si bien es importantísimo pensar en ese espacio físico, para entender cómo debemos diseñarlos primero tenemos que atravesar otros pasos clave que nos pueden ayudar a generar el espacio más adaptado y conveniente a lo que la organización necesita”.
Rediseñar las oficinas es transformarse, y es por esto que Arquitectura y Gestión de cambio deben ir de la mano.
Diseño: workplace strategy
En los espacios se “vive” la cultura. El diseño y configuración de esos espacios habilita o no la cultura que pretendemos tener; forma o deforma la cultura que pretendemos.
La cultura es un diferencial a la hora de cumplir nuestros objetivos a nivel del negocio y garantizar el bienestar de nuestros colaboradores y, por esto, ni la cultura, ni el espacio en el que ésta se desarrolla pueden dejarse librados al azar.
El gran reto es que, en este nuevo escenario, necesitamos más que “ajustarnos”. Debemos innovar.
A continuación, les contamos cuáles son los pasos que, a nuestro entender, nos ayudarán a enfrentar este nuevo desafío.
Paso 1: Escuchar la voz del colaborador
No asumamos lo que nuestros empleados quieren, piensan o pretenden. Lo primero que debemos hacer es escuchar a nuestros empleados y entender qué necesidades, anhelos, puntos de dolor y añoranzas tienen frente a esta nueva realidad.[1]
- ¿Quién quiere o puede retornar a las oficinas, y quién no? ¿Por qué?
- ¿Qué significado tenían anteriormente los espacios? ¿Qué significado tienen ahora trabajando remoto?
- ¿Qué quieren recuperar de la forma de trabajo anterior? ¿Qué prefieren mantener remoto?
Paso 2: Planificar el diseño
La cultura (y por lo tanto los espacios) deben ser intencionales. El diseño debe tener en cuenta la voz del colaborador, y responder a sus necesidades, anhelos, puntos de dolor y añoranzas.
Si el diseño de la nueva cultura híbrida y de los espacios no parte de la intersección entre las necesidades de nuestros colaboradores y del negocio, es difícil que la gestión de cambio tenga éxito.
Por último, cuándo pensemos en la nueva cultura, recordemos siempre que no todo hay que cambiarlo.
● ¿Qué debemos mantener?
● ¿Qué debemos cambiar para poder adaptarnos a la nueva realidad y a los nuevos objetivos?
Criterios “híbridos” a tener en cuenta para el diseño de las nueva cultura:
Inclusión: Uno de los mayores riesgos que conlleva una cultura híbrida es la falta de inclusión. Ni quien trabaja en forma presencial, ni el que lo hace en forma remota pueden quedar afuera. Debemos asegurar, además, que trabajen en forma colaborativa.
Los hábitos y comportamientos que caracterizan nuestra cultura híbrida deben ser configurados bajo el criterio de “no importa dónde estés”. Esto debe determinar el cómo hacemos las cosas:
- cómo trabajamos colaborativamente,
- cómo generamos ideas,
- cómo nos comunicamos,
- cómo establecemos nuestros ritos y rituales,
- cómo accedemos a la información,
- cómo tomamos las decisiones.
Espacios híbridos:
Cuando pensamos en espacio y en su diseño, debemos comprender que éste no es solamente físico. El espacio es híbrido por sí mismo.
Necesitamos asegurar que el espacio físico se fusione con el digital, y para esto es importante promover la:
- Flexibilidad: Asegurar un espacio y un mindset permanente que permita la flexibilidad. Por ejemplo, no todos tendremos la misma disponibilidad horaria. Si establecemos reuniones, aseguremos que a veces sea al horario que mejor les viene a algunos y la siguiente semana, en un horario que beneficie a otros.
- Elección: Un criterio clave debe ser el de que cada colaborador pueda tener parcial o totalmente la elección de su esquema híbrido. Si algunos prefieren trabajar remoto a tiempo completo, otros en la oficina los 5 días de la semana, y otros parcialmente en cada sitio, y esto contribuye a un mejor rendimiento y motivación, ¿por qué no permitírselos?
Paso 3: Prototipo
Luego del diseño, testeemos con algunos de nuestros colaboradores diferentes ideas y opciones. Antes de determinar una mudanza, un cambio de espacios u oficina, o invertir en nuevos softwares, recojamos su feedback, validemos, y co-creemos con ellos las mejores opciones.
Paso 4. Iteración
Una vez que levantamos el feedback de todos los grupos de interés claves, avancemos con la opción más que más valor agrega para ellos.
Pero no olvidemos que “las organizaciones juegan un juego infinito, no uno finito” (Simon Sinek, al referirse a la cultura y los cambios). El cambio es permanente y por esto debemos diseñar y trabajar en la cultura todos los días.
La clave es acompañar con un plan de cambio sólido diseñado para mejorar la experiencia de nuestros colaboradores durante la instalación del nuevo sistema híbrido de trabajo. Este plan debe considerar la necesidad de desarrollo de nuevas competencias y habilidades, y la adopción de nuevas tecnologías, entre otros factores.
Diseñar los nuevos espacios con una mirada que tenga en cuenta las necesidades funcionales pero también las humanas es la clave para una verdadera transformación cultural.
En síntesis: un “workplace cultural”
La pandemia ha marcado un antes y un después en las organizaciones. El trabajo remoto y la virtualidad han modificado fundamentalmente las relaciones humanas y cómo comprendemos el trabajo hasta hoy. Las tareas del día a día han cambiado, y también las habilidades y prácticas que los nuevos roles requieren.
Necesitamos rediseñar los espacios para facilitar las nuevas tareas pero por sobre todo, necesitamos desarrollar nuevas competencias en nuestros empleados y una nueva cultura organizacional.
Frente a esta realidad, tenemos dos opciones. Podemos analizar qué cosas se han perdido e intentar compensar las desventajas que las nuevas formas de trabajo presentan. O, mucho mejor, podemos diseñar un nuevo entorno que aproveche las ventajas del modelo híbrido de trabajo, y gestionar el cambio hacia la transformación cultural que nuestra organización necesita.
Sólo una mirada que comprenda la necesidad de cambio cultural podrá lograr empleados más motivados, productivos e innovadores. Sólo combinando diseño con gestión de cambio podremos construir un nuevo workplace cultural.
Autora: Carolina Sordelli, especialista en Transformación Cultural.
Con la colaboración de Ana Moreno, arquitecta en MP Workplaces.
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