Una iniciativa sencilla puede resolver un reto complejo.
Por Gianella Alexandra Gonzales Aliaga
De acuerdo al índice de madurez digital reflejado en el estudio realizado por EY en el 2022, el 71% de las organizaciones en el Perú están encaminadas en su proceso de transformación digital. Cifra alentadora considerando que la madurez digital es el grado de transformación que se ha desarrollado en la compañía a nivel transversal, pero si nos fijamos en el detalle de esta medición, podemos observar que la digitalización de los procesos de las áreas administrativas (finanzas, legal, recursos humanos y marketing) obtuvo un puntaje de 2.79 en la escala del 1 al 5; lo cual muestra la existencia de una amplia brecha respecto a las otras áreas en la implementación de herramientas digitales en la administración y gestión de personas.
Esto significa una oportunidad para los profesionales de recursos humanos en continuar sus esfuerzos para identificar y proponer soluciones desde cada uno de sus roles; y con proponer soluciones no hacemos referencia a implementar un software complejo o cambiar radicalmente el sistema de un día a otro; todo lo contrario, nos referimos a evaluar la situación de los procesos del área y definir una o varias herramientas que vayan acorde a la necesidad, estrategia y presupuesto de cada organización.
Diversos estudios han indicado que para el 2023, las empresas a nivel global incrementarán el presupuesto asignado a la transformación digital en un 60% (Boston Consulting Group, 2022). Otra señal que nos demuestra la relevancia que ha tomado la digitalización en la estrategia de las organizaciones y brinda un mayor rango de posibilidades al momento de decidir e implementar este tipo de herramientas. Sin embargo, es importante tener presente que se puede encontrar una variedad de softwares y aplicativos electrónicos que son gratuitos y pueden ayudar a optimizar un proceso sencillo de manera sostenible y reduciendo costos. Herramientas que te permiten optimizar una base de datos, presentar un dashboard, desarrollar un flujo de inducción, diseñar un site corporativo, crear una plataforma de formación, establecer un canal de comunicación, un sistema de evaluación del desempeño, entre otros.
No es necesario ser un experto en TI (tecnología de la información) para elegir o implementar una herramienta digital; sólo consiste en tener iniciativa, orientación hacia la mejora continua y considerar los siguientes factores que contribuirán a obtener mejores resultados. Asimismo, ya es una realidad que las empresas buscan perfiles digitales que tengan conocimiento de lenguaje digital, gestión de proyectos y liderazgo digital.
– Debemos asegurarnos de establecer y seguir una hoja de ruta que nos permita alinear la planificación y los resultados esperados. Lo ideal es poder integrar las diversas iniciativas para evitar duplicidades o acciones aisladas que no respondan a los objetivos del área u organización y cuyo uso sea sostenible en el tiempo.
– Colaboración. Si bien no es necesario ser un experto en TI para liderar la implementación de una herramienta digital, sí es recomendable interactuar y asesorarse con profesionales de distintas áreas como tecnología o legal para agilizar el proceso, complementar conocimientos y reducir contingencias. Sobre todo, es importante detectar los posibles riesgos relacionados con la seguridad de la información, confidencialidad y encontrar estrategias para reducir o eliminar las amenazas a la seguridad mediante un sistema sólido.
– Comunicación. La base para todo proceso de transformación digital son las personas, es por ello que debemos cuidar la comunicación durante todas las etapas de la implementación. Desde el inicio, debemos involucrar a nuestros clientes internos para que nos brinden su perspectiva y recomendaciones con el objetivo de diseñar una herramienta que satisfaga sus necesidades y aporte valor a los procesos de recursos humanos.
Además, es fundamental que el instrumento a implementar sea intuitivo, fácil de manejar y cuyos beneficios sean comunicados a la organización para que puedan entender la importancia del mismo. Esto va muy relacionado a la resistencia al cambio por el que atraviesan las organizaciones, ya que muchas personas sienten temor cuando se les presenta una solución que optimiza los procesos pero que puede verse como amenaza ante la posibilidad de que puedan ser reemplazados por ella. Por ello, es importante resaltar en todo momento los beneficios para su rol y la organización, de esta manera, verán el cambio como un aliado.
– Posterior a la implementación de la herramienta digital, debemos establecer indicadores de medición que nos permitan dar seguimiento a los resultados en términos cualitativos y cuantitativos. De esta forma, podremos medir el impacto de la iniciativa e identificar oportunidades de mejora. Algunos ejemplos de indicadores son: tasa de uso del software, retorno sobre la inversión, % de colaboradores satisfechos con la herramienta digital, % de colaboradores con conocimiento de herramientas digitales, % del avance en el plan de desarrollo de competencias digitales, tiempo promedio en alcanzar objetivos de migración de datos, % de funciones automatizadas a través del software, entre otros.
Por último, es importante resaltar que la implementación de herramientas digitales permite reducir el tiempo dedicado a tareas administrativas, lo cual, según diversos estudios, demanda aproximadamente el 40% del tiempo de los profesionales de recursos humanos. Además, reduce alrededor del 50% del gasto en formación y tiempos de contratación e incrementa el 90% la productividad de los líderes gracias a la automatización del seguimiento del cumplimiento de objetivos y rendimiento. En el caso de la inteligencia artificial y el aprendizaje automático podrían contribuir en un aumento del 37% de la productividad.
Como mencionó Deloitte (2022) en su reciente estudio de tendencias globales para el 2023, la tecnología contribuye a que el trabajo sea mejor para las personas y que las personas sean mejores en su trabajo. También, te ayuda a centralizar información de la organización, tomar decisiones en tiempo real y lo que es prioritario: Brindar una mejor experiencia al empleado. Esto último, será otro de los retos para las organizaciones, ya que la era post pandémica se está definiendo por la experiencia del empleado y en cómo las organizaciones se ajustan a la manera en la que las personas trabajan y viven, desde la productividad hasta la flexibilidad, el bienestar y la salud; alineando todos estos factores con el avance de la tecnología.
Referencias
Cornerstone (2022). El impacto económico de la transformación digital de RRHH.
Deloitte (2022). Tendencias Globales de Capital Humano 2023.
Green, D. (2022). 12 HR Trends for 2023: Humanising (the future of) Work.
Ernst & Young (2022). Transformación con sentido digital 2022. Madurez de las organizaciones en Perú.
Florijan, A. (2022). Digital Transformation: Challenges for Human Resources Management.
Forbes (2022). Herramientas digitales para 2023.
Nachit, M. (2020). Digital Transformation of Human Resources Management: a roadmap.
Sobre el autora:
Gianella Alexandra Gonzales Aliaga
Magister en Dirección de Recursos Humanos y Desarrollo del Talento. Administradora con experiencia en organizaciones trasnacionales del sector Banca, Seguros, Automotriz y Transportes. Enfocada en la Gestión de Recursos Humanos, Desarrollo de Personal, Employee Experience, Proyectos de HR y Eficiencia Operativa. Capacidad de trabajo en entornos exigentes, equipos multidisciplinarios y bajo presión. Proactiva e innovadora. Dotes de liderazgo carismático y principios éticos sólidos.
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