Por Fernando Rodríguez, Consejero del Área Laboral de Miranda & Amado
Uno de los reglamentos más esperados ha sido -sin duda- el del Teletrabajo ya que, para muchos empleadores, marcará la pauta entre el mantenimiento del trabajo a distancia -flexibilizado por el Trabajo Remoto- o el retorno a la presencialidad debido a la complejidad de su implementación.
Si bien se ha establecido un plazo de 60 días calendario para su implementación, es importante conocer los 8 pasos claves que deben observarse durante este proceso.
Paso 1: evaluar las funciones
No todas las funciones comprendidas dentro de cada puesto de trabajo son posibles de realizar bajo el esquema del teletrabajo. Es por ello que el primer paso será definir si (i) es posible implementar el teletrabajo en cada uno de los puestos; y, (ii) si la modalidad implementada será total, parcial, temporal o permanente.
Paso 2: evaluar el lugar del teletrabajo
Es importante determinar el impacto en la determinación del lugar del teletrabajo, ya que si existe la necesidad que el teletrabajador acuda presencialmente a alguna reunión de trabajo, deberá acordarse que el teletrabajo se realice de manera parcial y en la misma localidad. Si se realiza fuera del territorio peruano, el teletrabajador debe cumplir con las normas migratorias, laborales y tributarias.
Paso 3: determinar si se cuentan con los sistemas y procedimientos adecuados
Debe considerarse si la empresa tiene sistemas que permitan la realización y supervisión del teletrabajo, así como garantizar la desconexión digital del teletrabajador, aplicando los lineamientos establecidos para tal fin que establecen un periodo de desconexión de 12 horas continuas en un periodo de 24 horas, además de los días de descanso, licencias y periodos de suspensión de la relación laboral.
Paso 4: evaluar costos de equipos, compensación de gastos o pacto en contrario
El empleador debe identificar si cuenta con los equipos y condiciones necesarias para ejecutar el teletrabajo. De no contarse con ello, se deberá evaluar la posibilidad de que los equipos y servicios como internet y energía eléctrica, sean provistos por el teletrabajador, con la debida compensación de los gastos, salvo pacto expreso en contrario.
Si se determina la compensación de los gastos, se deberá tener en cuenta lo siguiente:
- En el caso de equipos, se debe efectuar sobre el valor del bien y su valor de mercado
- En el caso de los servicios de internet y energía eléctrica, se podrá tomar como referencia los valores establecidos en los Anexos 1 y 2 del reglamento.
Paso 5: evaluar y supervisar las condiciones de seguridad y salud en el trabajo
El empleador debe identificar los peligros, evaluar los riesgos e implementar las medidas correctivas a los que se encuentra expuesto el teletrabajador, específicamente, en el espacio de trabajo donde se realiza el teletrabajo (no se extiende a todo el domicilio o lugar determinado por el teletrabajador al inicio de las labores). Para tal fin se puede optar por cualquier de las siguientes modalidades:
- El teletrabajador puede brindar las facilidades de acceso al empleador al espacio habitual de trabajo a fin de realizar la evaluación del espacio de conformidad con los lineamientos establecidos el Anexo 4 de la norma; o,
- Implementar el mecanismo de autoevaluación utilizando el formato establecido en el Anexo 3 del reglamento, previa capacitación al teletrabajador para su correcto llenado, luego de lo cual el empleador realiza el seguimiento y propone medidas correctivas.
Ante un accidente de trabajo, el teletrabajador debe aplicar el procedimiento de actuación establecido en el Anexo 4 del reglamento y comunicar al empleador para que realice la investigación correspondiente. Es responsabilidad del teletrabajador demostrar que la lesión o daño se produjo: (i) en el lugar de trabajo, (ii) en el horario de trabajo; y, (iii) con las herramientas de trabajo.
Paso 6: capacitar al teletrabajador
El empleador tiene la obligación de capacitar al teletrabajador en, por lo menos, las siguientes materias:
- Uso de los aplicativos y sistemas digitales.
- Seguridad y confidencialidad de la información.
- Protección de datos personales y seguridad y confianza digital.
- Prevención del hostigamiento sexual en el teletrabajo.
- Seguridad y salud en el teletrabajo.
Las capacitaciones se deben de realizar al inicio de la relación laboral o antes de cambiar a la modalidad de teletrabajo y pueden realizarse de forma presencial o virtual.
Paso 7: considerar los derechos y obligaciones del teletrabajador
El teletrabajador tiene derecho a la igualdad y no discriminación, asegurándose el ejercicio pleno de sus derechos individuales y colectivos.
Se prohíbe además que el empleador acceda a documentos digitales y comunicaciones, incluso originados con motivo del trabajo, o de otra índole, sin previa autorización del teletrabajador, medida controvertida por aplicarse incluso a documentos de índole laboral cuyo propietario es el empleador.
Se prohíbe realizar grabaciones de imagen y voz sin consentimiento previo y expreso del teletrabajador, así como ingresar al lugar donde se realiza el teletrabajo o implementar mecanismos de supervisión que afecten la inviolabilidad de las comunicaciones.
El teletrabajador tiene la obligación de realizar reportes de trabajo, guardar la confidencialidad de la información proporcionada y cuidar los equipos otorgados por el empleador, utilizándolos exclusivamente para fines laborales.
Paso 8: formalizar el acuerdo
El teletrabajo es voluntario para ambas partes siendo que, si no existe acuerdo, el trabajo debe ser presencial. En ese sentido, resulta necesario formalizar el acuerdo por escrito a fin de evidenciar, no solo la voluntad de las partes de acordar el teletrabajo, sino también para incluir ciertas condiciones como el lugar de trabajo, las obligaciones y derechos de las partes, el acuerdo o no de la compensación de gastos, el registro y fiscalización del tiempo de trabajo y la desconexión digital, las medidas de seguridad y protección, entre otras.
Asimismo, es importante considerar que el trabajador puede solicitar por escrito la aplicación del teletrabajo o retorno a la presencialidad, frente a lo cual el empleador debe responder dentro de los 10 días hábiles siguientes aprobando o denegando lo solicitado, sustentando las razones de la decisión, caso contrario se entenderá aceptado. Es por ello la importancia de haber realizado previamente la evaluación señalada en el punto 1. Si el empleador decide variar la modalidad a teletrabajo o viceversa, debe igualmente comunicarlo con una anticipación de 10 días hábiles, con el debido sustento.
Los trabajadores de poblaciones vulnerables (gestantes y lactantes, trabajadores con discapacidad, etc) tendrán derecho a la aplicación preferente del teletrabajo siempre que sea posible su aplicación. El rechazo, debe ser debidamente sustentado.
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