Muchos profesionales creen que trabajar más es sinónimo de hacerlo mejor, sin embargo, buenos resultados no siempre tienen que ver con la cantidad de tiempo destinado a algo, a veces es más importante la manera en que se haga, la eficiencia que se tenga, y por cierto, la organización con la que se cuenta para llevar a cabo una tarea.
Si la palabra “optimizar” no está en su vocabulario, y las horas pasan pero tus tareas no avanzan, es tiempo de que aprendas a organizar tu día. Acá te entregamos algunas pautas que pueden ayudarte a ello.
Limpia y ordena. La organización tiene directa relación con saber optimizar los tiempos, en otras palabras, conocer cuáles son las prioridades y saber cómo abordar las tareas. Por esto es que una primera medida será el orden. Comienza ordenando tu escritorio, archivando esa pila de hojas que tienes hace meses estancadas sobre tu escritorio. Además, debieras limpiar tu computador y crear carpetas con categorías simples que te ayuden a encontrar más rápidamente lo que necesitas.
Lápiz y papel. Cada día es diferente y por supuesto hay una tarea nueva por hacer, más aún, muchas veces no alcanzas a terminar todo en una jornada por lo que se suman los pendientes y la tarea del lunes se termina haciendo el viernes. Para evitar este tipo de situaciones, resulta fundamental que cuentes con una agenda en la que puedas designar las tareas y distribuir los días de la semana, comenzando siempre por lo más urgente.
Pies en la tierra. Al momento de dividir tareas y asignar un tiempo determinado para cada una de ellas, deberá tenerse en cuenta la factibilidad de que ésta pueda terminarse en el tiempo estipulado. Es mejor hacer una cosa bien y terminarla, que comenzar 5 y no concluir ninguna, por tanto hay que ser realistas al momento de repartir las labores de la semana o del día. Otra opción es reducir el tiempo que le destinamos a cada tarea o dejar menos responsabilidades para aquella jornada en que tenemos más actividades u obligaciones.
Saber detenerse. En ciertas ocasiones intentamos avanzar en distintas tareas que nos toman mucho tiempo porque nos bloqueamos y no sabemos cómo comenzar, en este caso lo mejor es dejarla stand by y continuar con las actividades que están programadas para el resto del día. Cuando algo no sale de manera fluida, es mejor detenerse y retomarlo más tarde, ya que de lo contrario, si lo fuerzas, te arriesgarás a hacerlo de manera incorrecta o incompleta.
Evitar desconcentración. A veces no comprendemos por qué el día se pasa volando y no alcanzamos a hacer todo lo presupuestado, esto muchas veces tiene que ver con que no priorizamos ni organizamos concretamente la jornada. El principal enemigo en este sentido son los distractores que no tienen que ver con lo laboral, revisar el banco o leer mails personales, por ejemplo. Este tipo de cosas debiéramos dejarlas para el final del día o para nuestro tiempo libre.
Pedir ayuda. Si ya has intentado organizar tu día y dividir las tareas, pero aún así te resulta imposible terminar con todo lo presupuestado, es hora de que pidas ayuda a tu equipo o que simplemente delegues responsabilidades, lo que no significa librarse de éstas sino compartirlas con la finalidad de lograr un buen resultado. Ahora, si el caso es más complejo y realmente te sientes superado por tantas obligaciones, ya es tiempo de que lo converses con tus superiores y busquen una alternativa al problema. Muchas veces preferimos callar por miedo a que nos crean que no somos capaces, sin embargo, es mejor demostrar el interés por hacer las cosas bien y la preocupación por no poder cumplir. Esto hablará mucho mejor de nosotros como profesionales.
“Actualmente las empresas evalúan a sus trabajadores por indicadores de gestión y cumplimiento de metas, no por horas trabajadas. En ese sentido, debemos revisar nuestras prioridades, organizarnos, ordenarnos y separar las tareas; esto permitirá optimizar nuestro tiempo y cumplir con los objetivos empresariales”, señala Sara Geller Orsini, gerente de RRHH de Trabajando.com Perú.
La Gerente de RRHH de TBJ Perú agregó que “Es importante que el trabajador reflexione acerca de cómo viene desarrollando sus tareas en el día a día; hacer un alto y revisar su desenvolvimiento, le permitirá ver en qué está flaqueando y así logrará enfocarse y mejorar su rendimiento profesional. Siempre debemos conocer cuáles son nuestras oportunidades de mejora”.
