7 pasos para mejorar la comunicación en tu empresa

Te damos un plan de acción en 7 pasos para que pongas atención en distintos aspectos y logres mejorar tu capacidad de comunicarte.

1. Distingue entre comunicación escrita y comunicación oral. Hay que saber qué tono adoptar cuando se emplea una u otra. No se debe escribir como se habla ni hablar como se escribe. El lenguaje escrito suele ser más formal, incluso aunque sea cercano. Por otro lado, un error muy común es emplear fórmulas propias del lenguaje escrito cuando se habla. Estas expresiones quedan impostadas, muy forzadas. La naturalidad siempre es bien recibida y la educación también. Por ejemplo, el saludo y la despedida son básicos.
2. Busca las ideas fundamentales. Cuando se prepara un discurso, aunque sea muy breve, conviene tener muy claro el objetivo de lo que se quiere decir. Elabora un esquema con las ideas fundamentales que crees que deben quedar claras. Busca la manera más comprensible y eficaz de exponerlas. Merece la pena detenerse un tiempo en esta tarea. Si das rodeos para exponer lo que realmente quieres contar, el receptor perderá la atención. Además, cuando preparas bien este punto, difícilmente perderás el hilo cuando hables con tus interlocutores.
3. Ordena el discurso. Para que el paso anterior sea efectivo, tienes que poner orden en lo que dices. Hay dos esquemas que suelen funcionar muy bien. Por un lado, partir de una exposición general que explique el contexto o el origen de lo que luego vas a detallar. Por otro, si lo que vas a presentar es una conclusión, expón claramente las premisas, es decir, los puntos que te llevan a concluir la idea que pretendes comunicar. Muchas veces las premisas están dentro de nuestra cabeza y vemos que la conclusión es lógica. Para que a tu interlocutor la conclusión también le resulte de sentido común, tienes que exponerlas claramente.
4. Tratar de reconocer los posibles obstáculos a la comunicación. En ocasiones tienes que lanzar el discurso a unos interlocutores a los que sabes que, de primeras, no te van a escuchar. Tienen ideas preconcebidas, prejuicios, intereses cruzados o se dan determinadas circunstancias que los predisponen en contra. Si consigues definir los obstáculos, podrás elaborar un plan para tratar de darles solución y, a partir de ahí, comenzar tu intervención.
5. Ejercita la redacción. Una persona puede tener mayor capacidad de comunicación escrita que otra, pero si se trabaja, cualquiera es capaz de adquirirla. Aplica los cuatro pasos anteriores y practica con textos de prueba. Déjalos reposar y vuelve a leerlos al día siguiente. Pon atención a los escritos que te parecen bien redactados y trata de definir las razones que los hacen atractivos. Mantén tu actividad, la redacción fluida puedes adquirirla, pero si no la ejercitas la perderás pronto.
6. Adáptate a las situaciones. Aunque tengas una personalidad muy definida, adaptar tu comunicación a cada situación hará que esta sea más eficaz. Lo ideal es dar con el tono apropiado para cada ocasión y eso se consigue observando y escuchando a tus interlocutores. No se trata de imitarlos, sino de adecuarte con tu propia personalidad a lo que tienes enfrente. Busca los puntos que tenéis en común para generar afinidades. Conviene siempre mantener una actitud educada y respetuosa, aunque sea una conversación informal.
7. Cuida la comunicación no verbal. Cuando la comunicación es presencial, no solo se escuchan tus palabras, tu cuerpo también hablará. Hay una serie de gestos que denotan tu estado de ánimo. No conviene tampoco reprimirlos, pues puede producir el efecto contrario a lo que deseas, por ejemplo, que se te note demasiada tensión. Trata de ser consciente de ellos y transformar los más negativos en movimientos menos comprometidos. Será más efectivo si lo haces de una manera progresiva y no bruscamente.