Una idea mal redactada, faltas de ortografías, enviar un correo confidencial a la persona equivocada, son algunos de los errores más comunes a la hora de redactar un e-mail laboral.
El correo electrónico, se ha transformado en una herramienta formal, que permite dejar constancia de solicitudes y/o acuerdos que se establezcan. Pero comunicarse por este medio, no tan sólo basta con escribir lo que pensamos o requerimos, pues una idea mal redactada puede causar malos entendidos, retrasar procesos y hasta afectar la productividad.
En lo posible, antes de comenzar a redactar un correo electrónico, hágase las siguientes preguntas:
– ¿Cuál es el motivo del mensaje?
– ¿Quiénes son los destinatarios del mensaje?
– ¿Qué se quiere obtener de ellos?
A continuación, te entregamos una lista de los errores más comunes al redactar un email, así en tu próximo correo estarás consiente de las faltas que estás cometiendo.
- Pasar por alto el saludo o la despedida: si olvidas el saludo, comenzaste de pésima forma una negociación o solicitud, porque da la sensación que tu actitud es muy severa y estricta. Algo similar ocurre con el cierre, omitirlo resulta déspota y poco respeto por el receptor.
- Excesivamente pomposo: hasta aquí está claro que el saludo y despedida son dos principios básicos, pero recuerda que todo está en el equilibrio. No exageres con tecnicismos ni formalismos, esto puede alejar al receptor en vez de acercarlo.
- Mantén la formalidad: por mucha confianza que haya con el receptor, recuerda que están en el trabajo y todos los e-mails son un respaldo para los procesos o decisiones laborales. Conserva la formalidad que exige un contacto profesional y la accesibilidad de un lenguaje cercano.
- Reglas ortográficas: descuidar las reglas ortográficas deja al descubierto el nivel educacional de las personas, la falta de dedicación y un bajo nivel educacional. Mantener una excelente ortografía, es sinónimo de calidad y credibilidad como profesional.
- Entrar en detalles personales: cuando debas justificarte por algún motivo personal, sólo acótalo a eso, pero no entres en mayor detalle, a nadie le importa si peleaste con tu marido o que tu hijo le dio un berrinche. Los asuntos profesionales deben ser resueltos de igual modo profesional.
- Resolver conflictos laborales: todos los roces o conflictos deben ser resueltos cara a cara, este medio sólo logrará que los malos entendidos aumenten y genere un mal clima.
- Responder con copia a todos: que un correo vaya dirigido a varias personas no necesariamente significa que debas copiar a todos con tus respuestas, sólo en caso que sea un tema que todos deben resolver en conjunto lo debes hacer. En los correos de trabajo es importante que no haya un historial enorme de un solo correo.
- Escribir todo en la misma línea: se entiende que los mensajes de trabajo se escriben con la intención de abordar varios temas en un envío, por eso debes cambiar de línea cuando cambies de tema, incluyendo el saludo. El contenido es más claro para el receptor y además, esto resulta más fácil de recordar, ya que es una forma de ir enumerando las solicitudes que vas realizado.
- Usar abreviaturas o emoticones: en ocasiones el emisor quiere que el receptor entienda que está satisfecho o conforme con una decisión tomada y añade una cara feliz al texto. Esto resta seriedad al contenido y dan una mala imagen de la persona que se encuentra al otro lado de la pantalla.
“No es lo mismo recibir un correo con el asunto: necesito hablar contigo, llámame! que ¡NECESITO HABLAR CONTIGO, LLÁMAME! Evita dar énfasis a palabras a través de mayúsculas o signos de exclamación, ya que se entenderá como si estuvieras gritándole al receptor, señala Ernesto Velarde, country manager de Trabajando.com Perú.
