Mantener la oficina es una manera de ser más productivos. Los ambientes ordenados nos motivan a realizar las labores, alivian nuestras presiones, y minimizan la sensación de incomodidad general.
Para mantener el orden debemos saber dar una guarda conveniente a todos los papeles, elementos y herramientas de trabajo. No se trata de esconder todo dentro de un mueble, para que quede fuera de la vista, sino que se trata de guardar “cada cosa en su lugar”.
Necesitamos contar con espacio de guarda suficiente para poder colocar dentro cada elemento, y que quede siempre al alcance de la mano. Podemos destinar cajones o estantes para cada tipo de elementos, por ejemplo, los lápices, abrochadores, perforadoras, afiladores y demás en un cajón, y en otro los papeles para impresión; podemos dedicar un estante a carpetas, y otro diferente a papeles de uso, etc.
Así, podremos tener siempre a mano todo lo necesario, sin tenerlo permanentemente sobre el escritorio. Recuerda que tan sólo con quitar de la vista los elementos la tarea no estará siendo cumplida, pues demorarás más en hallar lo necesario si no le has dado su lugar de reposo.
Mantén los elementos de uso cotidiano cerca, para evitar interrumpir tus labores cuando los necesites. Por ejemplo, a menudo necesitamos sujetar papeles entre sí. No dejes los sujetadores y abrochadores lejos de tu escritorio, ya que, si te pones de pie para ir a buscarlos, demorarás e interrumpirás tu labor.
Del mismo modo, mantener todos nuestros espacios libres y abiertos (en particular la zona de trabajo, como la oficina y el escritorio) permite una mejor concentración, con menos distracciones. Te podrás enfocar en la tarea en marcha, sin dejarte llevar ni interrumpir tu análisis o trabajo mental por la fijación sobre otros asuntos, como sucede cuando vemos de reojo papeles de otras tareas, aún por finalizar.
Finalmente, el orden permite la circulación de energías. Los ambientes desordenados producen la sensación de estanco, de caos y de falta de espacio para avanzar. Esta percepción es nociva para nuestra productividad. En cambio, el espacio ordenado, prolijo y amplio permite la percepción de libertad, de espacio de crecimiento, y facilita la circulación de las energías de ambiente. Es una gran decisión, que podemos aplicar en simples pasos.
