En muchas organizaciones se vive permanentemente de reunión en reunión. Tanto es así que si se pregunta por algún gerente o ejecutivo lo más probable es que se encuentre en una «reunión».
Aunque es cierto que las reuniones son necesarias para el correcto funcionamiento de una organización, muy pocas reuniones se ajustan con rigor a estas razones.
A continuación, te dejamos algunos consejos para que puedas aplicar en tus reuniones para que sean más efectivas:
- Determine si es necesaria una reunión: es importante preguntarse, antes de convocar una reunión, si se requiere verdaderamene, ya que, tal vez, con sólo enviar un par de correos electrónicos se puede encontrar una solución a un problema
- Seleccione la gente adecuada: procure sólo convocar los expertos en la materia; los que tienen poder de decisión; los que tendrán la responsabilidad de ejecución y nadie más.
- Establezca el objetivo y ajústese a él: no permita que los participantes se desvíen del tema principal.
- Prepare la reunión: facilite previamente a los participantes toda la información necesaria.
- Evite emitir su opinión primero si usted es el jefe: recuerde que nada que pueda influir más en un grupo que la decisión de su jefe.
- Ajústese al horario: empiece y termine la reunión en los tiempos previstos. De lo contrario, la reunión se dilatará hasta ocupar la totalidad de la jornada.
- Revise los resultados sin demora: conforme a los acuerdos tomados, asigne tareas a cada uno de los asistentes.
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