Por Aytekin Tank – Founder & CEO de JotForm
Las oficinas disfuncionales pueden elevar los niveles de estrés de los empleados, desencadenar más faltas por enfermedad y promover la ansiedad y la depresión. El personal también puede tener dificultades para colaborar o tener interacciones productivas.
Si bien a menudo culpamos a la tecnología por estos síntomas (piensa en las notificaciones constantes del celular que recibes), puede haber una causa más insidiosa: las oficinas abiertas.
Las empresas de Silicon Valley fueron de las primeras en defender los espacios de trabajo abiertos donde los empleados se sientan hombro a hombro en escritorios comunales. Derribaron los muros de los cubículos y eliminaron las oficinas privadas como símbolos obsoletos de la jerarquía corporativa.
Para 2014, alrededor del 70 % de todas las oficinas del mundo tenían planos abiertos. Al igual que las botanas saludables y el café, estos diseños ahora se han convertido en la norma, especialmente en los círculos de tecnología y de startups.
Si bien las oficinas abiertas estaban destinadas a fomentar la innovación, la creatividad y la colaboración, un creciente cuerpo de investigación indica que, en la práctica, pueden tener el efecto contrario.
Los retos del diseño de oficinas abiertas
Muchos trabajadores de oficina han experimentado los escollos de un espacio sin barreras. Abundan las distracciones, desde los que hablan en voz alta hasta los que mascan chicles y los colegas que comen su sándwich de atún con cebolla todos los días.
Un compañero de oficina que se la pasa hablando por teléfono o cantando puede ser irritante, pero algunas personas argumentan que las distracciones de la oficina abierta como estas son un pequeño precio a pagar por una mayor colaboración y comunicación.
En 2018, los investigadores de la Harvard Business School analizaron cómo la transición a un espacio de trabajo abierto afectó la colaboración del personal. Fue el primer estudio de este tipo que midió objetivamente los impactos de las oficinas abiertas mediante el uso de credenciales y micrófonos electrónicos para registrar las interacciones de los empleados y rastrear el uso del correo electrónico.
El estudio también encontró que los trabajadores eran menos productivos en oficinas abiertas y, de manera crítica, la calidad de su trabajo también disminuyó.
Otros estudios han demostrado una amplia gama de problemas relacionados con esos espacios “relajados y libre”. Cuando el psicólogo organizacional Matthew Davis revisó más de 100 estudios de entornos de oficina, descubrió que tenían un efecto negativo en la capacidad de atención, el pensamiento creativo, la productividad y la satisfacción laboral. Los empleados que trabajaban en oficinas abiertas también tenían niveles de estrés más altos y menor concentración y motivación que aquellos en diseños de oficinas estándar.
Según investigadores de la Universidad de Tecnología de Queensland, el 90 % de los empleados que trabajaban en una oficina abierta tenía altos niveles de estrés, conflicto, presión arterial y rotación laboral.
Un estudio danés a 2,400 empleadostambién encontró que las personas que trabajan en oficinas totalmente abiertas sufrieron un 62 por ciento más de días de enfermedad que aquellos que tienen en oficinas cerradas o con cubículos.
Una alternativa funcional
Si bien es poco probable que regresemos a las oficinas del estilo de Mad Men, creo que podemos encontrar un punto medio eficaz. En mi empresa, JotForm, nuestros empleados trabajan en equipos pequeños y multifuncionales de cinco o seis personas.
Cada equipo incluye un diseñador líder que trabaja en estrecha colaboración con desarrolladores de IU y CSS, científicos de datos y cualquier otra función necesaria.
Cada grupo tiene su propia habitación con una puerta. Las oficinas también tienen pizarrones grandes, escritorios grandes, espacio para que la gente se estire y varias herramientas de productividad.
En nuestra experiencia, estos espacios privados ayudan a nuestros equipos a mantenerse enfocados. Pueden deshacerse de los audífonos con cancelación de ruido y trabajar de manera productiva, luego reunirse y colaborar según sea necesario.
En lugar de combatir la distracción, un equipo multifuncional puede colaborar abiertamente y capitalizar la energía del otro. La proximidad en realidad aumenta la productividad, porque todos los miembros del grupo están trabajando en un solo proyecto y comparten los mismos objetivos del día a día.
¿Cuál es el tamaño del equipo correcto?
En 2014, los investigadores Albert Kao e Ian Couzin publicaron un estudio que encontró que los grupos pequeños a menudo toman decisiones más precisas. Los equipos pequeños representan lo mejor de ambos mundos, porque pueden utilizar la sabiduría colectiva sin tener que navegar por el ruido excesivo de la multitud.
Determinar el tamaño correcto del equipo puede ser una cuestión de prueba y error. Es importante descubrir qué funciona mejor para tu negocio y tus empleados. El proceso de toma de decisiones y los tipos de proyectos también deben tenerse en cuenta.
En el libro Decide and Deliver: Five Steps to Breakthrough Performance in Your Organization, de Marcia W. Blenko, Paul Rogers y Michael C. Makins, los autores argumentan que siete es el número mágico de miembros del equipo para tomar decisiones efectivas. Una vez que llegue a ese punto, cada miembro adicional reduce la eficacia del grupo en un 10 %.
Si bien los jefes a menudo prefieren un diseño abierto, especialmente por sus ventajas económicas, es importante comprender las posibles desventajas de un plan abierto. Incluso si las oficinas privadas no son viables para todas las empresas, a menudo podemos proporcionarles a nuestros empleados espacios propios de medio tiempo, como salitas de descanso o cuartos silenciosos.
Como la mayoría de las cosas en los negocios, es esencial hacer lo que mejor funcione para tu empresa y tu equipo. Los espacios abiertos pueden parecer geniales para visitas a oficinas y fotos de sitios web, pero los resultados son más importantes que los reflejos de la superficie.
