Por María Cecilia Hernández Ocampo (Colombia), Directora General Grupo y Medio
Sobre el tema de la distribución de los espacios de trabajo mucho se ha hablado, incluso existen distintas teóricas que hablan de la sensación de los empleados de una empresa con respecto al tamaño de las oficinas según la jerarquía de cada compañero.
Del mismo modo incluye en le impresión de quienes habitan permanentemente las oficinas o de los visitantes la decoración y la elección del mobiliario o su disposición en el espacio. Aunque por lo general se deja al azar esta decisión hay que destacar el impacto que podría generar prestarle mayor atención a esta materia y, sobre todo, decidir cuál sensación se quiere despertar porque la misma quedará en la mente de personas que podrían influir en importantes negocios de la compañía.
Según Suzyn Ornstei, experta en administración de empresas, en su libro The Hidden Influences of Office Design, las empresas que ubican las sillas de la zona de recepción en fila, una detrás de la otra, son percibidas como más rígidas y metódicas mientras que aquéllas que prefieren disponerlas formando un ángulo recto son percibidas como más cálidas y amistosas.
El alma de las oficinas
Situaciones similares ocurren con el decorado de las oficinas, así lo afirma Pablo Naranjo, diseñador de la empresa especializada en mobiliario y decoración Muma, en Colombia, “en los espacios de oficina la disposición del mobiliario debe responder a un análisis juicioso sobre el tipo de actividades que desempeñan los diferentes equipos de trabajo, tipo de organización y cultura corporativa, políticas y enfoque en términos de bienestar que se pretende generar en los empleados, en términos generales el estilo de organización que quieren o requieren las directivas para el logro de los objetivos”.
Para el experto la productividad de los empleados tiene una relación directa con el mobiliario que se instala, ya que éste puede aumentar los niveles de bienestar y no sólo hay que poner atención al espacio de trabajo, también es importante determinar el diseño, la decoración y la disposición del mobiliario en los espacios de reunión, de circulación, las áreas comunes, etc.
Desde el más ínfimo detalle hasta asuntos técnicos como la iluminación del espacio pueden generar niveles adecuados de confort físico y psicológico.
Tal y como lo afirma el arquitecto David Oquendo, existe una regla de oro cuando se habla de las dimensiones adecuadas del espacio de trabajo por cada empleado: confort. “Podemos encontrar normas y medidas estándares de acuerdo a cada cultura y a cada fenotipo por regiones geográficas; existe la norma americana, la europea, etc, dependiendo de la ergonomía. Este puede ser un punto de partida para decidir el tamaño de los espacios”.
Oquendo precisa que “hay que tener en cuenta que la oficina es el lugar en el que más tiempo pasamos y debemos procurar el mayor bienestar posible a sus habitantes, entre mayor espacio disponible por persona podamos otorgar, será mejor para cada usuario”.
Salud, productividad y percepción
Existen, además, distintas teorías y técnicas enfocadas en la búsqueda de ese bienestar con base en la disposición de los elementos de un lugar, la iluminación, la temperatura, los colores utilizados, la decoración y la utilización de elementos naturales o minerales, tales como plantas y piedras.
Pero una cosa son los niveles de confort y de productividad que se requieren obtener en la compañía y otra, distinta pero complementaria, la imagen o la percepción que queremos transmitir tanto al público interno como al externo. La tarea de poner en juego esos dos factores fundamentales que, en buena parte, se logran mediante la decoración, no debe dejarse en manos inexpertas, esta habilidad estratégica no la tiene cualquiera.
Partiendo desde lo más general, hasta lo más personalizado, las oficinas deben prever todo tipo de situaciones y probabilidades: la iluminación correcta para el tipo de labor que se ejecuta, la climatización adecuada del lugar, los colores de las paredes y de los pisos, la contaminación visual, auditiva y olfativa que se genere tanto al interior como en el exterior de la oficina.
Las características del escritorio y las sillas también son vitales, así lo describe Naranjo: “Se deben disponer sillas con todas las funciones de ajuste de altura y reclinación de espaldar, apoya brazos regulable, espuma inyectada en el asiento y preferiblemente un espaldar flexible que permita el paso de aire y que tenga apoyo sacro y lumbar regulable”.
El deficiente equipo mobiliario puede generar riesgos posturales, fatiga física, bajo rendimiento a causa de dolores en piernas, columna, espalda, cuello, brazos, manos, articulaciones, entre otras consecuencias. Pasa lo mismo cuando no se satisfacen las necesidades de iluminación o ventilación, a lo que se le ha denominado “el síndrome del edificio u oficina enferma”.
Se debe proporcionar, además, espacio suficiente para archivar documentos importantes, elementos de oficina y para guardar las pertenencias del empleado.
Lograr un balance perfecto entre el decorado, las condiciones técnicas óptimas del mobiliario, la estructura física de la oficina y la disposición de los elementos, es una tarea que debe ser asumida por expertos, arquitectos, diseñadores y decoradores, de lo contrario estaría dejando la salud de sus empleados, su productividad y la imagen de su empresa a la suerte de un novato.
