Por José Burgos Cubillas, Abogado Laboralista del Estudio Grau, jburgos@estudiograu.com
Mediante el Decreto Supremo N° 009-2011-TR de julio de 2011 se flexibilizaron las obligaciones de los empleadores con más de cien (100) trabajadores respecto de la emisión y entrega de boletas de pago de remuneraciones, permitiendo que el empleador no las firme manualmente sino que lo haga en forma digitalizada previo acuerdo con sus trabajadores. Sin embargo, en la práctica, esta disposición no ha llegado a aplicarse porque estaba condicionada a la implementación del registro de firmas a cargo del Ministerio de Trabajo, lo que aún no ha ocurrido.
No obstante ello, a raíz de una consulta formulada por una empresa privada, la Dirección General de Trabajo del citado Ministerio le ha dado respuesta con el Informe N° 065-2013-MTPE/2/14.1 emitido por la Dirección de Políticas y Normativa de Trabajo del mismo Ministerio, en el cual se reconoce la validez del uso de la firma digitalizada en las boletas de pago de remuneraciones de los trabajadores, en aplicación de una disposición del Código Civil (artículo 141-A, incorporado al Código en el año 2000) que permite el uso de medios electrónicos, ópticos o análogos para formalizar la expresión de manifestaciones de voluntad.
En aplicación de esta interpretación del Ministerio, consideramos que en lo sucesivo todos los empleadores (y no solo los que tengan más de 100 trabajadores), podrán reemplazar la firma ológrafa y el sellado manual de las boletas de pago por la firma digitalizada.
Como vemos, pese a que no se ha implementado el registro de firmas digitalizadas, la mencionada opinión del Ministerio de Trabajo resulta de obligatorio cumplimiento para los inspectores y demás funcionarios de dicho Ministerio a nivel nacional, en aplicación de lo dispuesto por la Resolución Ministerial 124-2012-TR, que establece en su artículo 4 que la absolución de consultas u opiniones técnicas que realizan las Direcciones Generales y la Oficina General de Asesoría Jurídica son de naturaleza preceptiva para los órganos o instituciones que integran la Autoridad Administrativa de Trabajo a nivel nacional, razón por la cual consideramos que no debería cuestionarse la idoneidad del uso del mencionado mecanismo.
Es conveniente, sin embargo, cuidar de recabar la autorización de cada trabajador, ya que se trata de un requisito exigido por el D.S. 009-2011-TR que no resulta incompatible con lo dispuesto por el artículo 141-A del Código Civil en que se sustenta la opinión del Ministerio, y porque no debe ser difícil de cumplir, a diferencia del requisito de contar con 100 trabajadores, que sí resulta incompatible con el citado dispositivo, por su contenido discriminatorio.
Cabe mencionar que en el informe del Ministerio de Trabajo se distingue entre “firmas electrónicas”, “firmas digitales” y “firmas digitalizadas” de acuerdo a las definiciones contenidas en la Ley 27269, precisando que las firmas digitalizadas son aquellas que se forman mediante el traslado de un documento de soporte físico a un formato electrónico, como sucede con el uso de equipos de escáner.
