Por Josep Nuñez (España), Director Comercial de Softlibrary
La mayoría de los estudios sobre la comunicación interna reflejan el poco aprovechamiento de las ventajas que representa para las empresas un buen desarrollo del entorno comunicativo interno en las compañías. La comunicación interna se ha convertido en uno de los campos dentro de una compañía donde existe aún margen de maniobra para realizar acciones con el objetivo de mejorar la competitividad y reducir costes.
Efectivamente: una buena comunicación interna puede ser una de las claves para potenciar ventajas competitivas, manteniendo y gestionando el talento, mejorando la información o ayudando a crear cultura de empresa.
Así, es importante que las fuentes de información sobre los eventos, noticias u otras cuestiones relativas a la propia empresa sean emitidas desde la propia organización. Ninguna empresa puede permitirse que la rumorología, las noticias en los medios de comunicación o en Internet sean la fuente principal de información de los empleados en relación a la compañía o a un suceso asociado. Una buena comunicación interna puede desactivar muchos problemas antes que se precipiten y evitar situaciones de tensión e incertidumbre innecesarias.
Unificar la visualización de la documentación generada por la compañía permite crear con el tiempo una cultura de empresa, una homogeneización en el contenido y en la forma de presentar la información que aumenta sensiblemente la calidad de lo publicado y la comprensión de lo leído.
La implementación de un buen sistema de comunicación interna en una compañía tiene que tener en cuenta una serie de características que permitan afrontarla con garantías de éxito, y también para aprovechar las sinergias que se generan.
La plataforma debe permitir el acceso desde cualquier navegador en la mayoría de entornos, desde la propia estructura empresarial como desde Internet o móvil. El objetivo es facilitar el acceso, evitar costes innecesarios de implementación y garantizar la movilidad de los empleados sin pérdida de contacto.
El sistema de gestión de contenidos debe permitir asimismo la incorporación de información desde los diversos departamentos o secciones de la compañía al repositorio común: la comunicación interna debe entenderse no sólo como un canal de comunicación entre el departamento de Comunicación o el de RRHH (o el de organización) y el empleado, si no como un sistema que permita también la comunicación entre departamentos o estructuras horizontales de la empresa y los empleados.
Un sistema eficaz e integrador de comunicación, tiene que tener en cuenta tanto a la hora de generar como de publicar, las diversas sensibilidades lingüísticas de sus empleados. Una buena plataforma que prevea la información en diversos idiomas, permiten la colaboración entre diversas sucursales de multinacionales.
La información a presentar tiene que poder segmentarse por destinatario. No toda información es válida o necesaria para todos los empleados. El sistema de comunicación interna tiene que ser capaz de personalizar a todos los niveles la información presentada, segmentando en diversas dimensiones hasta llegar al nivel del propio empleado.
Es necesario establecer protocolos para poder responder rápidamente a eventos o noticias antes que los empleados y colaboradores accedan a información mediante canales alternativos o informales, en especial en aquella información que afecte a la propia compañía. Es importante disponer de sistemas de gestión de contenidos que permitan la publicación programada.
El lenguaje audiovisual se impone como medio para comunicar más claramente las ideas. Otra característica básica en un sistema de CI es, pues, la capacidad para integrar imágenes, música o vídeos en la capa de presentación. Un buen acceso a estos formatos permite realizar campañas de marketing interno más impactantes.
La plataforma de comunicación interna tiene que disponer necesariamente de funcionalidades destinadas a realizar el seguimiento o control de lectura de la documentación publicada. Debería disponer de sistemas que permitan la valoración por parte del empleado de la diversa información, noticias, manuales, normativas.
Tiene que tener en cuenta también la filosofía 2.0. La opinión de los empleados, el debate, ampliar a más puntos de vista es una pieza importante en los nuevos paradigmas de la comunicación interna. Una empresa no puede obviar la importancia de la comunicación bidireccional, ya por lo que pueden aportar los propios empleados, ya como por el beneficio integrador de sentirse escuchados o tener la posibilidad de hacerlo. Debe disponer de funcionalidades que permitan publicar encuestas y recoger los datos generados.
La plataforma de visualización debe tener funcionalidades para que el empleado pueda configurar su propia estructura, que pueda guardarla junto a sus enlaces o documentos favoritos.
Y necesariamente, integración. Es la característica clave. Cualquier consideración en relación a la implementación de un sistema de comunicación interna debe contemplar las funcionalidades de integración con las estructuras de información y documentales que estén en uso en la compañía. Es necesario un entorno flexible, que permita integrar datos procedentes de las bases de datos corporativas y departamentales, para poder mostrar aquella información en tiempo real necesaria para el empleado. (Días de vacaciones, ranking de ventas, etc.). El acceso a los repositorios documentales (nóminas, certificados, manuales), si no está integrado con la solución, debe ser fácilmente asumible por los usuarios administradores.
Y por supuesto, con un costo accesible. Existen soluciones con opciones de comercialización Saas (Software as a Service) que permiten, pagando una cuota mensual, utilizar las aplicaciones como si fueran un servicio. Y no nos olvidemos de la posibilidad de utilizar plataformas Cloud, que garantizan la disponibilidad y la escabilidad sin necesidad de realizar inversiones en hardware e instalaciones.
Finalmente, el éxito de la implementación de una herramienta de comunicación interna pasa necesariamente por la implicación del máximo de departamentos de una empresa, y en especial desde la Dirección, no ver la transparencia, la comunicación y el debate como posibles peligros, sino como una oportunidad de aprovechar el talento, mejorar el sentimiento de pertenencia a una organización y evitar errores en la comunicación.
