Por Lelia Fabiola Zapata Palacios (Perú), Formadora. Socia Fundadora de Talentos Reunidos, Agencia global dedicada la Comunicación Interna 360º
La gestión eficaz de la información es un factor clave, en alza para cualquier área de negocio ya que la información es el estímulo que conduce al conocimiento, el conocimiento produce saber y, este saber nos otorga la capacidad de aprender para aplicar y transformar la realidad. De esta manera, se construyen las bases para la innovación, objetivo de todas las entidades.
¿Qué es la gestión de la información y por qué es importante?
La Gestión de la información (GI) se refiere al conjunto de procesos a partir del cual se captura o crea la información, se cataloga y se difunde para conocimiento de todas las audiencias interesadas. La GI demanda la creación de un sistema de información para gestionar los recursos informativos externos e internos, los cuales en situaciones óptimas son gestionados desde un centro documental.
Esta información es importante porque se necesitan datos e información oportuna y de calidad para construir y fortalecer el conocimiento de la organización. Precisamente, uno de los objetivos de la gestión de la información es garantizar la transparencia, compartir conocimiento y promover la disponibilidad de la información relevante, útil e importante.
El aporte clave de la Gestión de la información consiste en permitir a la organización adquirir, producir y transmitir, datos e informaciones de calidad, fiables, actuales, útiles a los objetivos de la organización.
¿Cómo gestiona la información el comunicador interno?
Aunque compartir la información debería ser compromiso de todos, corresponde al profesional responsable del área de comunicación interna, seleccionar la información, determinar sus audiencias de interés y difundirla a la persona o audiencia adecuada a través del canal más idóneo.
Para cumplir con esta función, el responsable de comunicación interna necesitará en primer lugar, establecer cuáles son las necesidades informativas en su empresa teniendo en cuenta: funciones de las distintas áreas, actividades y procesos de la organización.
Después, deberá diseñar un mapa de audiencias con sus características a fin de determinar las necesidades internas de información (relativas a las funciones, actividades y procesos administrativos de la organización.
Posteriormente, necesitará demostrar sus destrezas profesionales en la creación y gestión de contenidos, así como en la selección de los mejores canales para transmitirlos. Esta tarea implica adecuar el tratamiento informativo al canal elegido: newsletter, post, vídeo, etc. y promocionarla a través de los canales oficiales internos.
La gestión de la información puede agruparse en 3 apartados:
- Información general de interés para todas las áreas de la empresa
- Información de interés para el puesto o para audiencias concretas
- Información de interés para equipos de trabajo o departamentos
La información es conocimiento y el conocimiento debe compartirse para promover su aplicación.
Conclusión: la gestión de la información es una responsabilidad necesaria; sin embargo se descuida ¿por qué?
Sobre la autora:
Lelia Fabiola Zapata Palacios (Perú), Profesora Asociada de la Universidad Complutense de Madrid. Socia Fundadora de Talentos Reunidos, Agencia de Comunicación Interna. Profesora Visitante en la Universidad de Nacional de Piura, Universidad Particular de Piura y Universidad Particular de Loja (2014) impartiendo seminarios sobre tendencias de la comunicación y perfil del comunicador, trabajando proyectos de vinculación de la comunidad universitaria con la sociedad, a fin de aportar soluciones a la problemática comunitaria. Profesora adjunta en la Universidad Europea de Madrid de Gabinetes de Prensa, Estrategia de RRPP y Comunicación interna
