Por Cesar Puntriano (Perú), Abogado laboralista y Profesor de la PUCP y ESAN
Mediante Decreto Legislativo N° 1310, publicado el 30 de diciembre de 2016 en la Edición Extraordinaria del Diario Oficial El Peruano, el Poder Ejecutivo aprobó algunas medidas adicionales de simplificación administrativa con incidencia laboral.
Estos cambios se encuentran vigentes desde el 31 de diciembre de 2016. Así, se ha autorizado el uso de tecnologías de la digitalización, información y comunicación para la sustitución de documentos físicos y firmas ológrafas (manuscritas), de acuerdo a las siguientes disposiciones:
- En todo tipo de documentos laborales, el empleador puede sustituir su firma ológrafa (manuscrita) y el sellado manual por su firma digital, según la legislación civil peruana, o su firma electrónica, conforme a lo regulado por la Ley N° 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales. También puede hacer uso de microformas, conforme a lo regulado por el Decreto Legislativo N° 681.Comentario: Esto implica que en los contratos de trabajo, adendas o prórrogas, convenios individuales o colectivos; liquidaciones de beneficios sociales, CTS y participación en las utilidades de la empresa; certificados de trabajo, entre otros documentos laborales, ya no será necesaria la firma manuscrita del empleador o su apoderado.
- Para el caso de las boletas de pago y siempre que el abono se realice mediante empresas del sistema financiero, el empleador puede sustituir la impresión y entrega física de las boletas o constancias de pago por la puesta a disposición al trabajador de dichos documentos mediante el uso de tecnologías de la información y comunicación, como enviar mails al trabajador, siempre que el medio utilizado garantice la constancia de su emisión por parte del empleador y un adecuado y razonable acceso por parte del trabajador. En este supuesto no se requiere firma de recepción del trabajador.Comentario: Es importante que el empleador se asegure de obtener una constancia de que el trabajador ha recibido la información, como el acuse de recibo que emiten los e mails enviados desde el servidor de la empresa. O si la información se encuentra en la intranet de la empresa, el sistema deberá notificar al empleador cada vez que el trabajador acceda a su boleta y/o constancia de pago.Los artículos 18 y 19 del Decreto Supremo N° 001-98-TR exigían la entrega física de la boleta de pago dentro de tercer día útil siguiente a la fecha de pago y, la firma manuscrita de dicha boleta por el trabajador y el empleador o su representante legal. Recordemos que el año 2011 se estableció que en los casos que el empleador cuente con menos de 100 trabajadores, la boleta de pago debía ser sellada y firmada por el empleador o su representante legal en forma manuscrita.
En los casos en que se cuente con más de 100 trabajadores, la firma ológrafa y el sellado manual de las boletas de pago podían ser reemplazados por la firma digitalizada, previo acuerdo con los trabajadores, e inscripción en el registro de firmas a cargo del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo. Dicho registro no se llegó a implementar.Con esta modificatoria todo empleador, sin importar el número de trabajadores que tenga en planilla, puede tener la firma digitalizada o electrónica en la boleta, y ponerla a disposición del trabajador utilizando tecnologías de la información y comunicación, sin consentimiento del trabajador.
- Ante cualquier requerimiento, procedimiento o inspección de la Autoridad Administrativa de Trabajo en el cual se requiera la presentación de documentos que forman parte de los archivos del empleador, de una organización sindical, del trabajador, ex trabajador o de terceros; estos pueden, a elección del administrado (el empleador), ser presentados en versión digitalizada del original.Comentario: Muy positivo, se ahorra tiempo e impresiones innecesarias de documentos. Esperamos que en el futuro no se soliciten documentos que ya se encuentran en poder de la autoridad de trabajo como la planilla electrónica por ejemplo.
- Los empleadores están obligados a conservar los documentos y constancias de pago de las obligaciones laborales económicas solamente hasta cinco años después de efectuado el pago. Las instancias administrativas, inspectivas, judiciales y arbitrales deben observar esta disposición en sus actuaciones. Para el caso de la Oficina de Normalización Previsional, el empleador podrá destruir la información de planillas de pagos de periodos anteriores a julio de 1999 previa digitalización con valor legal o entregarla físicamente a la mencionada entidad.Comentario: Se recoge lo que señalaba la Ley No. 27029. Hacemos votos porque los Jueces Laborales observen esta disposición pues pese a la vigencia de la Ley 27029 venían exigiendo a las empresas documentos con antigüedad mayor a 5 años.
- Para el acceso a los servicios de la Autoridad Administrativa de Trabajo, dispuestos mediante el Decreto Legislativo N° 910, sólo se requiere la acreditación del vínculo laboral vigente o finalizado, según sea el caso.Comentario: Se trata del servicio de conciliación administrativa laboral a cargo del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo. Se entiende que quien solicita la conciliación debe acreditar el estado de su vínculo laboral, y que corresponda al empleador citado a conciliar demostrar que cumplió con las obligaciones laborales cuyo pago es objeto de la conciliación. Esta disposición debe ser leída conjuntamente con la que fija en 5 años el plazo para conservar documentos de carácter laboral.
Las nuevas medidas sin duda son muy positivas y van en la línea de facilitar los trámites a los ciudadanos. Sin embargo, hay algunas otras que podrían evaluarse como.
- La presentación de los Reglamentos Internos de Trabajo al Ministerio de Trabajo para su aprobación.
- la presentación de los contratos de trabajo correspondientes al régimen de exportación de productos no tradicionales para aprobación.
- comunicación del Jefe de Relaciones Industriales en empresas de más de 100 trabajadores (aun cuando no sean industriales).
- comunicación de contratación de asistenta social colegiada.
- actualización del Reglamento de la Ley de Fomento del Empleo (en tanto no se apruebe una Ley General de Trabajo) entre otras. No perdamos de vista a la gran reforma laboral que estamos esperando, la cual debe necesariamente ser discutida en el Consejo Nacional de Trabajo-CNT, previo fortalecimiento, y la normativa en materia de derechos colectivos de trabajadores estatales que es tarea pendiente del Congreso. Creemos que en materia laboral el Gobierno va por buen camino, sigamos adelante.
Sobre el autor:
Cesar Puntriano (Perú), Abogado y Magister en Derecho del Trabajo y Seguridad Social por la Pontificia Universidad Católica del Perú. Docente en dicha Casa de Estudios. Miembro de la Sociedad Peruana de Derecho del Trabajo y la Seguridad Social.
