Por José Carlos Velarde Zadd y Rossanna Reid, abogados miembros del área laboral del estudio Casahierro Abogados.
Es recurrente en muchas empresas a nivel nacional la búsqueda de herramientas y métodos que permitan agilizar y efectivizar el cumplimiento de sus obligaciones laborales.
Una de las obligaciones laborales que demanda mayor tiempo es la firma de las boletas de pago, cuya labor es relativamente sencilla en empresas con poco cantidad de trabajadores; sin embargo, se torna en una tarea programada en empresas que superan los 100 trabajadores.
Así, recordemos además, que de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 19 del Decreto Supremo N° 001-98-TR, Normas reglamentarias relativas a obligación de los empleadores de llevar Planillas de Pago, todo empleador deberá entregar al trabajador la boleta de pago a más tardar el tercer día hábil siguiente a la fecha de pago.
Dentro de este contexto, y tomando en consideración que en la actualidad el desarrollo de muchas empresas a nivel nacional va de la mano con el incremento del uso de tecnologías de la información, mediante el indicado Decreto Supremo se reguló la posibilidad del uso de la firma digitalizada que, como veremos a continuación, generó incertidumbre, a tal punto que, a la fecha, casi 3 años después de la modificación legislativa, continuamos cuestionándonos su uso en las boletas de pago.
1. Obligación de entrega de las boletas de pago
A través de la publicación del Decreto Supremo N° 009-2011-TR, el 23 de julio de 2011, se modificaron los artículo 18° y 19° del Decreto Supremo N° 001-98-TR, referidos ambos a la obligación de toda empresa de entregar a sus trabajadores las boletas de pago.
En relación con las boletas de pago, esta norma modificó específicamente lo siguiente:
“Artículo 18°.- (…)
El pago de la remuneración se acredita con la boleta de pago firmada por el trabajador o con la constancia respectiva, cuando aquél se haga a través de terceros, sin perjuicio de la entrega de la boleta correspondiente dentro del plazo establecido en el artículo siguiente, o mediante el empleo de tecnologías de la información y comunicación. En los casos en que el pago de la remuneración se realice a través de las empresas del sistema financiero, el pago se acredita con la constancia de depósito en la cuenta de ahorros a nombre del trabajador.
La boleta de pago contiene los mismos datos que figuran en las correspondientes planillas.
En los casos que el empleador cuente con menos de cien trabajadores, la boleta de pago deberá ser sellada y firmada por el empleador o su representante legal. En los casos en que se cuente con más de cien trabajadores, la firma ológrafa y el sellado manual de las boletas de pago podrán ser reemplazados por la firma digitalizada, previo acuerdo con los trabajadores, e inscripción en el registro de firmas a cargo del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo.”
Entonces, con la modificación de este artículo, se buscó facilitar la emisión y entrega de boletas de pago de remuneraciones, permitiendo reemplazar la firma manual por la firma digitalizada, en tanto se cumpliera con los siguientes requisitos:
a. Contar con más de cien (100) trabajadores.
b. Celebrar un acuerdo previo con los trabajadores sobre la firma digitalizada.
c. Inscripción en el Registro de Firmas.
Sin embargo, hasta la fecha no se ha creado el registro de firmas a cargo del Ministerio de Trabajo y Promoción el Empleo.
2. Opinión técnica del Ministerio de Trabajo
Frente a esta situación, buscando alguna alternativa de solución, el Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo (en adelante, MTPE) ha emitido el Informe N° 065-2013-MTPE/2/14.1, de fecha 22 de agosto de 2013, de la Dirección de Políticas y Normativa de Trabajo del MTPE.
Es así que, el análisis desarrollado en este informe, inicia con la distinción entre la firma digital y la firma digitalizada, para centrarse posteriormente en ésta última.
Así, debemos tener en cuenta las siguientes definiciones:
a. Conforme a lo establecido por el artículo 1° de la Ley N° 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales, debemos entender por firma electrónica “a cualquier símbolo basado en medios electrónicos utilizado o adoptado por una parte con la intención precisa de vincularse o autenticar un documento cumpliendo todas o algunas de las funciones características de una firma manuscrita.”
b. Adicionalmente, esta misma norma, en su artículo 3°, señala que la firma digital es “aquella firma electrónica que utiliza una técnica de criptografía asimétrica, basada en el uso de un par de claves único; asociadas una clave privada y una clave pública relacionadas matemáticamente entre sí, de tal forma que las personas que conocen la clave pública no puedan derivar de ella la clave privada.”
c. De otra parte, según el informe del MTPE, se entiende por firma digitalizada, denominada también firma escaneada, “a aquella que se forma a consecuencia del traslado de un documentos del soporte físico a un formato electrónico”. Frente a ello, se pone el ejemplo de, a través del uso de un escáner, digitalizar la firma de una determinada persona.
Luego de establecer claramente las diferencias y características particulares de cada uno de los conceptos descritos anteriormente, el MTPE se centra en determinar si el uso de la firma digitalizada en las boletas de pago está permitido legalmente.
Dentro de este contexto, el MTPE en su informe, reconoce expresamente que la firma digitalizada y su uso en las boletas de pago, al estar condicionado a la implementación de un Registro de Firmas a la fecha inexistente, no se encontraría vigente.
3. Aplicación supletoria del Código Civil
No obstante está conclusión, el MTPE a efectos de no perjudicar a los usuarios y acogiéndose de manera extensiva a lo dispuesto por el artículo 141-A del Código Civil, ha establecido que la firma digitalizada calificaría como un mecanismo válido a través del cual el empleador puede manifestar su voluntad o utilizarlo para firmar documentos, y por tanto, conforme a las normas civiles, se haría extensiva su aplicación a la firma de las boletas de pago.
En efecto, de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 141-A del Código Civil se regula:
“En los casos en que la ley establezca que la manifestación de voluntad deba hacerse a través de alguna formalidad expresa o requiera de firma, ésta podrá ser generada o comunicada a través de medios electrónicos, ópticos o cualquier otro análogo
Tratándose de instrumentos públicos, la autoridad competente deberá dejar constancia del medio empleado y conservar una versión íntegra para su ulterior consulta."
4. Conclusiones
En base a todo lo expuesto, tenemos que, actualmente, a criterio del MTPE, la firma digitalizada es un mecanismo válido para manifestar la voluntad y conformidad de las empresas en las boletas de pago, siendo por tanto válido su uso.
Sin embargo, consideramos de suma importancia resaltar un párrafo contenido en la parte introductoria del Informe N° 065-2013-MTPE, mediante el cual el MTPE emite opinión técnica y analiza la aplicación de la firma digitalizada en las boletas de pago; toda vez que, es la propia Dirección de Políticas y Normativa de Trabajo, la que establece expresamente que “la opinión técnica de ninguna manera produce efectos jurídicos sobre los administrados recurrentes, al no resolver casos concretos que corresponden a las instancias administrativas o judiciales competentes de acuerdo al marco legal”.
