Por: Eduardo Mercado Villarán
Abogado asociado del Área Laboral de Miranda & Amado
Ante un eventual proceso judicial laboral resulta común que el juez exija al empleador la exhibición de documentación como la planilla de pagos, boletas de pago firmadas, liquidaciones de utilidades, de beneficios sociales, o de CTS, u otro documento similar a pesar de que pudiera tener más de 5 años de antigüedad; y es más común que el abogado patrocinador se entere que dichos documentos se destruyeron, se perdieron, se quemaron o simplemente no se logran encontrar.
Sin embargo, en muchos casos, dichos documentos son la única forma de demostrar que un empleador no mantiene deuda alguna con algún trabajador o ex trabajador; y los jueces laborales los exigen por considerar que el empleador se encuentre en posición inmejorable para demostrar que cumplió con sus obligaciones.
En ese sentido, resulta importante tener presente las obligaciones legales vigentes relacionadas con la conservación de documentos tanto en el ámbito laboral, tributario y previsional:
En el ámbito laboral el Decreto Supremo No. 001-98-TR establece que los empleadores están obligados a conservar las planillas, boletas de pago y constancias correspondientes hasta 5 años después de efectuado el pago, a excepción de las planillas de remuneraciones que deberán ser remitidas a la Oficina de Normalización Previsional (ONP).
En concordancia con lo anterior, el artículo 5 del Decreto Ley 25988, Ley de Racionalización del Sistema Tributario Nacional y de la Eliminación de Privilegios y Sobrecostos, establece que las empresas, cualquiera que sea su forma de constitución y siempre que no formen parte del Sector Público Nacional, están obligadas a conservar los libros, correspondencia y otros documentos relacionados con el desarrollo de su actividad empresarial, por un período que no excederá de cinco (5) años contados a partir de la ocurrencia del hecho o la emisión del documento o el cierre de las planillas de pago, según sea el caso. Por tanto, pasado el plazo de cinco (5) años, las empresas pueden disponer de dichos documentos para su reciclaje o destrucción.
En el ámbito tributario, el artículo 87 del Código Tributario establece que los deudores tributarios están obligados a conservar los libros y registros, sean llevados en sistema manual o mecanizados, así como los documentos y antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos generadores de obligaciones tributarias, mientras el tributo no esté prescrito (4 años, 6 años si no se declaró, y 10 años si se retuvo y no se pagó), lo que incluye a documentos relacionados con la obligación de aportar al Sistema de Seguridad Social en Salud (EsSalud), y la retención y pago del aporte al Sistema Nacional de Pensiones (ONP) y del Impuesto a la Renta de quinta categoría.
En vista de las regulaciones reseñadas, y ante un eventual proceso judicial laboral en el que se exija presentar documentación antiguos para acreditar el cumplimiento de obligaciones, se deberá tener presente las siguientes recomendaciones:
- Una vez trascurrido el plazo de 5 años se deberá remitir las planillas de pago a la ONP, y conservar el documento que acredite dicha remisión.
- Es recomendable que los la destrucción, reciclaje o almacenamiento de documentos, consten en un documento que otorgue certeza sobre los mismos (acta notarial, contratos de almacenamiento, etc.).
- Respecto a los tributos, aportes y contribuciones, se debe tener presente el plazo de prescripción aplicable a cada uno, a fin de determinar el tiempo por el que se debe conservar los documentos relacionados con los mismos.
- Resulta de vital importancia tener presente las recomendaciones acotadas, ya que con la entrada en vigencia de la Nueva Ley Procesal del Trabajo, resulta probable que el criterio existente que el empleador se encuentra en mejor capacidad de probar el cumplimiento de sus obligaciones tome mayor fuerza.
Comentarios:
#1 13:14:23 | 2013-08-22, Publicado por: Karín
y si ya se hubiesen destruido, las planillas de haberes, y no se enviaron a la ONP, como se podría subsanar la falta o en su defecto, como se debería responder ante un requerimiento laboral?
#2 14:35:59 | 2013-06-15, Publicado por: jos
quien custodia las planillas ¿archivo de gestión o archivo central?
#3 14:46:53 | 2013-02-15, Publicado por: Juan Egusquiza
Si el Empleador cuenta con mas de 1000 trabajadores, es posible omitir guardar copia de las boletas de pago, constando simplemente en reporte la firma de recepcion del trabajador??
#4 13:19:41 | 2012-11-19, Publicado por: Víctor Armando
Buenas Tardes;
Si trabajador laboró hasta el 2010 y ahora está demandado pago de utilidades desde el año 1996… cuál sería los medios probatorios ante esta demanda???
#5 11:25:13 | 2012-11-19, Publicado por: Sadih Santome
Como probar las aportaciones hechas por un trabajador que está tramitando su jubilación si ya no tenemos la documentación ( de hace 20 años) y orcinea tampoco la registra?
#6 14:24:29 | 2011-10-02, Publicado por: carlos ponce
como para probar a la onp que el señor a trabajado si solo orcinea me reconoce la inscripcion al seguro social y no tengo ningun documento como boleta, liquidaciones, etc
#7 20:41:27 | 2011-01-05, Publicado por: willy Tóvar
y si ya se hubiesen destruido, las planillas de haberes, y no se enviaron a la ONP, como se podría subsanar la falta o en su defecto, como se debería responder ante un requerimiento laboral?
