Silvia Ayala – Consultora Preventa en Meta4
Son muchas las empresas que se están replanteando sus actuales procedimientos internos en materia de gestión de nómina y administración de personal, el denominado “Core HR” que es la base sobre la que se sustentan el resto de procesos de Recursos Humanos, buscando la eficiencia. Es en este momento cuando se encuentran con la necesidad de analizar qué aspectos son claves y fundamentales en sus organizaciones y cuáles son los requerimientos mínimos y deseables que se quieren plantear a corto, medio y largo plazo.
La mayoría de estas organizaciones comienzan este camino contactando con proveedores de software de nómina llevando a cabo comparativas entre las distintas opciones. Pero ¿y si antes de realizar esta búsqueda llevamos a cabo un análisis previo de nuestras necesidades, objetivos y particularidades como organización?, ¿sabemos cuántas personas componen nuestra organización?, ¿cómo estamos organizados?, ¿cuáles son nuestras responsabilidades?, ¿cómo trabajamos actualmente o ¿qué nos gustaría ser en un futuro?
Una vez planteadas todas estas cuestiones, resulta de gran utilidad conocer algunos aspectos claves a tener en cuenta para llevar a cabo este análisis de procesos en materia de gestión de personal y nómina de cara a garantizar el éxito de este tipo de proyectos.
- Enfocar el análisis de forma global en la organización, involucrando al resto de áreas afectadas, como: el departamento financiero, el departamento de logística, el departamento de sistemas, etc. Los proyectos que son llevados a cabo con éxito, son los que han contado con la participación desde el principio de todos los actores clave de la organización que van a colaborar y a los que en algún momento del proceso se les requerirá su participación.
- Minimizar los errores derivados de cargas manuales, siempre que sea posible y reducir la carga administrativa de nuestro personal. Esto se conseguirá optimizando la carga de información mediante procesos masivos, automatizando procesos con los organismos oficiales, utilizando herramientas que nos permitan el cuadre y conciliación de la nómina de una forma automática y estableciendo procedimientos de cierre de procesos que nos permitan obtener fiabilidad en los mismos.
- Descentralizar todos los procesos administrativos que involucren a todos los actores participantes. Esto lo conseguiremos mediante del uso de portales del empleado y del manager ya que a través de ellos se mejora la comunicación, se canaliza la información y se consigue una mejora en los tiempos de respuesta que los departamentos de RRHH proporcionan a sus empleados como por ejemplo: la gestión de anticipos, la gestión de gastos o la gestión de aprobaciones.
- Detectar procesos y/o procedimientos ineficientes que no estén consiguiendo obtener los resultados esperados, que se procesen con continuos errores y que nos obliguen a dedicar más tiempo del necesario. Ser proactivos y autocríticos con nuestra organización nos llevará a sentar los pilares del tipo de empresa que queremos ser en el futuro. Procesos como la revisión salarial, el pago de beneficios y/o bonus, la gestión de los profesionales, el pago de impuestos o la generación de información para los organismos oficiales son algunos ejemplos.
- Utilizar información de calidad para la toma de decisiones estratégicas, asegurándonos poder obtener indicadores vitales y estratégicos para nuestro negocio de una forma rápida, procesal y gráfica como por ejemplo: el porcentaje de absentismo, porcentaje de rotación, control de sustituciones, horas/jornada de trabajo, headcount, FTEs e informes de nómina a todo detalle con el desglose necesario para el análisis exhaustivo de la información.
- Definir el escenario final en el que nos queremos posicionar como organización en un futuro. Un ahorro en tiempo y costes en los procesos de gestión de RRHH y nómina es una gran oportunidad para focalizar a los profesionales de esta área, en las funciones más estratégicas de recursos humanos, al poder liberarse de la parte orientada a la gestión administrativa.
- Minimizar el riesgo que asumimos y los costes derivados de mantenimiento seleccionando un proveedor de servicio de nómina de confianza, que nos asegure el cumplimiento de la actualización legal según la normativa vigente (cotización, tributación, contratación) y que nos proporcione una continua evolución funcional y tecnológica de nuestro servicio.
