Por Franklin Ríos, gerente general de Perfil
Una de las formas que tienen las organizaciones para mejorar los resultados es buscar la productividad y la eficacia en la labor que desempeña el personal. Hacer una estimación de la carga de trabajo del personal a todo nivel nos ayudaría a responder muchas interrogantes.
Para hacer una estimación se debe tener claro que una estimación no es una medición exacta. Las mediciones exactas se pueden dar en trabajadores con actividades repetitivas, como en el caso de un obrero que opera una máquina, donde está bien controlado en el uso de sus tiempos.
Para trabajadores que realizan actividades o tareas diversas, como en los puestos administrativos, por ejemplo, se utiliza la estimación, con un margen de error que no sea más del 10%, con ello se puede tener una visión general para tomar las decisiones estratégicas que mejoren la productividad y la eficacia de la organización.
Cada trabajador debe definir todas las tareas que realiza, la frecuencia (diaria, semanal, mensual, trimestral, etc.) y finalmente en el tiempo promedio que se toma para estas, sin olvidar adicionar el tiempo de traslados, refrigerios y descansos. Con ello podremos saber si la persona realmente está sobrecargada o no.
Adicionalmente, podemos calificar si cada actividad es estratégica, porque aporta de manera diferencial al logro de los resultados y si es operativa, cuando aporta de manera indirecta. Entonces ahí podemos descubrir qué puestos colaboran con los resultados y cuáles no, aquellos que no lo hacen tendrán que ser reestructurados a menos que tengan una razón válida de su existencia.
Las preguntas clave para todo puesto son: ¿cuánto aporta esta para conseguir los resultados de la empresa? En caso de no aportar, ¿cuál es el objetivo de que exista?, ¿las personas hacen lo que realmente deben hacer en sus puestos? Y ¿a qué se le debe dar prioridad? La estimación de carga de trabajo no habla de la calidad del trabajo, sino de buen uso del tiempo, de la prioridad y espacio de las actividades estratégicas en las funciones del personal.
