Por Esther González – directora de programas de RR.HH de EAE Business School
¿Cuántas veces nos hemos encontrado a altas horas de la noche terminando un proyecto o una presentación a la desesperada por falta de planificación? Al cansancio derivado de ese maratón bajo presión se le suman también el estrés y la sensación de que podríamos haber presentado un trabajo de mucha mayor calidad si nos hubiéramos planificado mejor. Es completamente falso que trabajar al límite fomente la creatividad o un trabajo mejor. Las probabilidades de que la tarea se finalice de forma poco satisfactoria aumentan.
La falta de tiempo es el gran problema del siglo XXI. Una encuesta realizada el año pasado en USA reveló que un 62 % de los ejecutivos no tenían tiempo suficiente. El sentimiento general es que perdían entre una y media y tres horas al día en actividades de cero valores para su trabajo y su vida. Por otra parte, la buena gestión del tiempo es una de las competencias más valoradas y demandadas en el mundo profesional. Ser organizado significa también ser más feliz.
Sin embargo, nuestro trabajo diario convierte la gestión del propio tiempo en misión imposible: trabajos interminables, visitas inesperadas, reuniones eternas y un largo etcétera de malvados ladrones de lo más valioso que tenemos: nuestro tiempo. Para lograr planificarnos aún en los entornos más complicados, hay algunas estrategias que nos ayudarán:
- Huyamos del perfeccionismo: el valor de una tarea no crece proporcionalmente al tiempo que se le dedica (famosa Ley de Parkinson)
Un trabajo bien acabado exige tiempo, pero, a partir de ahí, dedicar más tiempo para hacerlo «perfecto» no añade más valor al resultado final. Aprendamos a decir ¡basta! a esa décima revisión a un trabajo ya bien acabado.
- No comenzar la jornada profesional mirando el correo
Nuestros mails están cargados de tareas y peticiones urgentes de otras personas que nos obligarán a dejar lo que pensábamos hacer para abordar estos asuntos no planificados. Es mejor reservar una hora para revisarlo cuando todo el trabajo del día esté ya organizado (por ejemplo, a primera hora de la tarde). Debemos evitar consultar el correo a lo largo del día igual que evitaríamos a un vendedor pesado e insistente.
- Preparar semanalmente una lista de tareas urgentes e importantes
Nuestra planificación debe comenzar por los temas más importantes y complejos, y que tengan plazos definidos. Dibujar una matriz 2X2 urgente-importante, e ir colocando todas las tareas de la semana en ella, ayuda a priorizar. Si la presión de trabajo es muy alta, los psicólogos recomiendan comenzar con una tarea corta, agradable para nosotros y menos urgente. Esto ayudará a abordar con más energía todos los demás trabajos previstos, pero no debe ser la norma.
Al realizar nuestra lista de tareas y prioridades, podremos tener una referencia que permita comparar los objetivos previstos y los realizados. Nota importante: es normal que no todas las semanas podamos acabar las tareas agendadas, pero si esto ocurre muy a menudo, deberemos reflexionar: ¿estamos sobrecargados? ¿dónde están mis ladrones de tiempo: visitas inesperadas, tareas imprevistas, reuniones, etc.? ¿qué está fallando en mi planificación? ¿estoy tal vez olvidando agendar cosas personales que son importantes?
- Evitar la reunionitis
A pesar de que las nuevas tecnologías hacen cada vez más fácil reunirse de forma eficiente, lo cierto es que muchos ejecutivos se encuentran atrapados con regularidad en interminables reuniones presenciales, muchas veces sin propósitos bien delimitados.
Por norma: debemos aprender a decir que NO, a no asistir a una reunión en la que nuestra presencia no sea imprescindible o no haya una agenda previa clara y bien definida, así como una hora de inicio y final. La regla de oro es que ninguna reunión (presencial o no) debería durar más de una hora.
Las reuniones valiosas de verdad van precedidas de un trabajo previo de planificación para que el encuentro sirva para aclarar cualquier aspecto más complejo y tomar decisiones rápidamente. En muchos casos, lo esencial es recibir el acta final de la reunión con las conclusiones y tareas que será preciso ejecutar.
Si, por razones políticas o de cualquier otro tipo, parece importante estar en ese meeting, debemos valorar la posibilidad de estar solo en aquella parte de la reunión en que nuestra presencia sea fundamental y delegar en alguien de nuestra confianza la permanencia en el total de la reunión.
Práctica de éxito: En Wall-Mart las reuniones de los directivos duran un máximo de 15 minutos y se realizan de pie para permitir ir directamente a los temas importantes y evitar un confort excesivo.
- Cuidado con las redes sociales
Internet y las redes sociales son los mayores ladrones de tiempo. Múltiples estudios demuestran que la mayoría de nosotros dedicamos 137 minutos al día a las redes sociales. Si a eso le añadimos que la tendencia es a estar conectado a la mensajería instantánea mientras estamos despiertos, la media de horas dedicadas a las redes es preocupante.
Cal Newport, ingeniero de sistemas, profesor y bloguero, levantó una gran polvareda con un artículo publicado en el New York Times en 2017 y con este más que revelador título: «Abandone las redes sociales, su vida y su reputación se lo agradecerán». Su mensaje es bien claro (y lo dice un millennial e ingeniero de sistemas): las redes sociales no son un fin en sí mismo, son solo un medio.
El verdadero valor, las cosas valiosas para nuestra carrera y nuestra vida están ocurriendo fuera de Internet. Lo importante es hacer cosas interesantes que aporten a la sociedad: leer, escribir, investigar, desarrollar proyectos, etc. Un buen trabajo y una buena trayectoria en el mundo real acabarán teniendo alta resonancia en las redes sociales, y no al revés.
Numerosos estudios científicos han encontrado que hay alta correlación entre el uso de redes sociales y la depresión: a más uso, mayores índices de depresión. Las redes sociales no ayudan a nuestro bienestar.
Una anécdota reveladora sobre Steve Jobs cuenta que, cuando tomó el control de Pixar, diseñó unas oficinas centrales con un inmenso atrio que obligaba absolutamente a todos los trabajadores de Pixar a cruzarlo para ir a los aseos y al comedor.
Cuando le comentaron que el diseño era poco práctico, Jobs respondió: «Es que el momento de verdadera creatividad y valor ocurre cuando dos personas se encuentran cara a cara y conversan, no cuando están sentados frente a sus ordenadores. ¿Qué mejor momento para que dos personas se encuentren y hablen de que cruzando el atrio de la empresa varias veces al día? Es el momento de compartir, conversar y hablar sobre posibles colaboraciones». A la vista de la evolución de Pixar, parece que nuestro Steve tenía mucha razón.
