Por Miguel Carugati ( Argentina), Director de Page Personnel Argentina
El tiempo es uno de nuestros bienes más preciados, sirve para organizar nuestras vidas y para fijar las pautas básicas de nuestra sociedad. Para las compañías y las organizaciones, en un contexto cada vez más demandante, es un recurso escaso que se debe aprender a administrar para optimizar cada proceso que se realiza.
Para los empleados, saber cómo utilizar su tiempo en sus tareas diarias genera un valor agregado en su productividad y reduce el estrés que puede causar tener un gran número de objetivos pendientes. Poder planificar cómo utilizar este recurso durante la jornada laboral es una cuestión clave para destacarse en cualquier equipo de trabajo, ya sea para realizar una actividad interna de una compañía o para prestar un servicio a los clientes.
Ante la exigencia de tener que realizar múltiples tareas para “ahora” o para “ayer”, los empleados se desorganizan al tratar de realizarlas todas al mismo tiempo, lo cual genera un caos en sus labores y les produce presión mental, donde la sensación de “no llego” los acompaña a donde vayan. Para evitar esto, es necesario no caer en la trampa de realizar primero aquello que nos resulta más fácil sin antes evaluar el orden de prioridades. Por esto, es necesario tener una mirada estratégica de la ejecución de los procesos.
Si se parte de que el día tiene 24 horas para todos, quien sepa optimizarlas se destacará notablemente por su desempeño. Por tal razón, se han diseñado diferentes técnicas o estrategias para poder planificar o administrar el tiempo de la mejor forma posible.
El método Getting Things Done (GTD), elaborado por David Allen, autor del libro “Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity” (en español “Organízate con eficacia”), basado en su experiencia en el mundo corporativo y en las artes marciales, ayuda al profesional a crear un flujo de trabajo utilizando listas de tareas, calendarios y material de referencia.
El autor recomienda que antes de comenzar con la ejecución de las tareas, primero se debe procesar, organizar y revisar las demandas del día laboral. Un consejo es anotar todo lo que necesita ser realizado. El objetivo es que el empleado consiga eliminar las preocupaciones de la mente y quede libre para focalizarse en lo que realmente importa en el momento y debe realizar.
Otra técnica es dividir un proyecto grande en tareas pequeñas para ser realizadas por módulos. Esto disminuye el estrés y la sensación de “no voy a llegar” o “no puedo hacer esto”, que puede tener cada profesional cuando debe encarar un desafío importante.
También, un método de gestión de tiempo reconocido es el “Tríade”, elaborado por el brasilero Christian Barbosa, el cual consiste en definir metas. El autor propone clasificar las actividades en tres ítems, “importantes” (traen resultados y tienen un tiempo para ser hechos), “urgentes” (debe ser cumplidas en un tiempo corto y con precisión), y “circunstanciales” (no traen resultados y son, en suma, un desperdicio de tiempo), y agrega que no basta tener una lista de tareas con lo que se debe hacer, sino que es necesario saber cuánto tiempo real (horas reloj) demandará cada una.
Si bien no existe la técnica que ordene a la perfección nuestros horarios, existen nociones básicas que se deben tener en cuenta para ayudar a optimizar el uso de nuestro tiempo. Antes que nada, es clave tener claro cuáles son los objetivos que se buscan y planificar cómo se pueden alcanzar. Para esto, es necesario focalizarse en la tarea que se está realizando, evitando las posibles interrupciones (causadas por Internet, mails, llamados o visitas inesperadas, entre otras) o evitar querer realizar múltiples tareas al mismo tiempo. Asimismo, se debe aprender a delegar ciertas tareas a los otros integrantes del equipo de trabajo y saber decir “no” a eventualidades que puedan surgir y que no sean urgentes.
