Por Peter Sergio Allegretti, Director de Organización y Comunicación de Talent Search People
En muchas empresas, la comunicación interna acaba viajando en el asiento trasero. Suele considerarse como “algo agradable, pero innecesario” para el buen funcionamiento del negocio. Y no sólo ocurre en empresas medianas y grandes, ¡pasa incluso en los modernos holdings globales que ofrecen servicios de comunicaciones! Esto me lleva a preguntarme – ¿realmente puede existir, aún hoy en día, alguna excusa para no tener un buen sistema de comunicación interna?
Como director de Comunicación, que ha dedicado toda su vida a trabajar en este campo y a la enseñanza del mismo, observo que existe un factor recurrente – la buena comunicación representa la espina dorsal de cualquier organización con éxito. Sin embargo, hacerlo bien no siempre es sencillo.
En mi puesto actual, en la consultoría de selección Talent Search People, puedo combinar mis dos pasiones: la gestión de personas y la comunicación. Al contar con una plantilla actual de 40 empleados, que sigue creciendo, y cada vez con mayor actividad en varias capitales europeas, la implementación de un sistema robusto de comunicación, y de una mayor coordinación, se convirtió en algo esencial para el buen funcionamiento de la empresa. Al fin y al cabo, una “mejor coordinación” es sólo otra manera de decir una “mejor comunicación”.
Vivimos un momento en el que gozamos de la gran suerte de podernos comunicar instantáneamente, mediante diversas plataformas y sin realizar casi ningún esfuerzo de conectividad global. Sin embargo, estas herramientas por sí solas no resuelven los problemas de comunicación. Sólo son medios para alcanzar un fin – una herramienta, como cualquier otra, que se tiene que aprender a utilizar correctamente y de la mejor manera posible. Simplemente por el hecho de que contemos con redes sociales y con sistemas de mensajería instantánea no significa que seamos buenos comunicadores. De hecho, muchas empresas gestionaron muy bien su comunicación antes de que estos medios estuvieran disponibles. Entonces ¿cuál es el ingrediente secreto?
Echemos la vista atrás 15 o 20 años – volvamos a los días en que los teléfonos móviles eran enormes, el email era algo misterioso e Internet estaba en su más tierna infancia. Por aquel entonces, yo trabajaba en el equipo directivo del organismo de radiodifusión más grande del mundo. Muchos empleados, medio en broma, comentaban que para tratarse de una empresa de medios de comunicación, nos comunicábamos mejor con el público que entre nosotros mismos. Incluso, llegó un punto en que los empleados se informaban sobre los eventos de nuestra propia empresa en los diarios nacionales, antes de enterarse internamente mediante sus propios jefes.
Como resultado de todo esto, la empresa decidió coger el toro por los cuernos y poner en acción un plan de comunicaciones. Pero ¿cuál sería la mejor forma de hacerlo? y ¿por dónde empezar, cuando hay decenas de oficinas nacionales e internacionales, de Sydney a Nueva York y de Moscú a Johannesburgo?
Mientras trazábamos nuestro camino hacia la salida de ese laberinto comunicativo, empezamos a examinar cómo gestionaban su comunicación interna otras empresas importantes. Lo que encontramos fue asombroso. Había empresas que, internamente, no emitían casi ningún comunicado formal, y otras que sobrepasaban todo lo imaginable. Prácticamente todos nos dimos cuenta de que, aquellas empresas que se comunicaban de una manera abierta y con frecuencia gozaban de un ambiente laboral mucho más feliz y satisfactorio que el de aquellas que obviaban esta área. Por ejemplo, observamos una empresa minorista, tan adelantada a su tiempo, que a día de hoy aún no he visto que sus métodos se hayan reproducido en ninguna otra compañía.
En nuestro caso, decidimos que lo mejor era hacer una mezcla. Aunamos periódicos corporativos, revistas locales, notas, reuniones, eventos, discursos, presentaciones, jornadas de trabajo en equipo, conferencias telefónicas, etc. A medida que Internet, las intranets y el correo electrónico crecieron en popularidad, empezamos a colocar más y más información en estos sistemas, pensando que, obviamente, ése sería el método moderno de recibir mensajes fácilmente y en cualquier parte del mundo. Pero pronto nos dimos cuenta que ésa era sólo una parte de la respuesta. Lo que aprendimos fue que la introducción de nuevos sistemas de comunicación significará que, se añadirán nuevas formas de transmitir información, pero conservando las que ya usábamos. La gente quería seguir manteniendo las revistas y los newsletters que escribían ellos mismos, a mano, mientras regresaban a casa en el autobús. Querían seguir teniendo esa posibilidad de reunirse cara a cara con sus responsables y poderles plantear preguntas, formales o informales, personalmente – no sólo mediante teleconferencia. Y querían seguir leyendo las notas pegadas en el tablón de corcho, mientras tomaban un café en la cocina.
Hoy en día se comercializan muchos sistemas de comunicación electrónica que pueden adaptarse a las comunicaciones corporativas. Pero ¿resultan útiles? Por supuesto que sí, si se utilizan bien. Y ¿suponen un reemplazo de las formas de comunicación tradicional con el resto del personal? Por supuesto que no. ¿Cómo encontrar la mejor forma de comunicarse con el personal? La respuesta sigue siendo la misma que era antes: ¡pregúnteles a ellos!
