Iniciamos un nuevo año en las empresas y si hay algo que sigue siendo común a la mayoría de ellas es la falta de tiempo de sus ejecutivos, ¿ por qué se da esta situación año a año?
El mercado está exigiendo cada vez más competitividad, por lo que las empresas se han visto obligadas a reducir sus márgenes y hacer más ligera la nómina. Sin embargo, el trabajo sigue siendo el mismo. Es frecuente encontrar que se hacen recortes de personal y lo que antes hacían 5 personas ahora lo tienen que hacer 4. Por eso hoy en día los ejecutivos deben desempeñar cargos que realmente están diseñados para 3,4 o 5 personas. Esto hace que aprender a manejar el tiempo con mayor efectividad se vuelva primordial. Ya no pueden darse el lujo de perder el tiempo por no haber planeado bien o de lo contrario vemos que los ejecutivos empiezan a caer en una espiral que los lleva a perder su calidad de vida, que es lo que en Do it llamamos “ El Síndrome del Tiempo”, el cual viene atacando a miles de ejecutivos en el mundo.
Usualmente un síndrome refleja una enfermedad. En este caso, ¿ cómo se cura esta enfermedad de mal manejo del tiempo en las empresas?
Son varios los pasos y son relativamente sencillos de aplicar. En primer lugar: Priorizar. Es muy fácil llenar nuestra agendas de actividades pero ¿son esas actividades las verdaderamente importantes? Esa es la pregunta clave. Es frecuente encontrar ejecutivos que se quejan porque su jefe “les cambian las prioridades”. Mi pregunta es: “si todos vamos en la misma dirección ¿no deberían ser las prioridades mías iguales a las que mi jefe cree?” Hay una gran pérdida de tiempo cuando cada quien camina en una dirección diferente.
En segundo lugar, una vez que ya tenemos claras las prioridades entonces ya podemos Planear. Sé que suena poco novedoso pero no por eso deja de ser verdadero. Con que los ejecutivos dedicaran simplemente 15 minutos diarios a planear su día, todos los días, ya estarían combatiendo el síndrome. Porque si lo primero que haces en el día es planear, te vas generando un hábito para todo lo demás: “no dar un paso sin pensar”. Una vez que tenemos nuestra planeación para el día, el tercer paso resulta más sencillo: Vivir en el presente. Es decir hacer una sola cosa a la vez enfocándose en esa actividad y confiando en que la que sigue se hará en su momento. Una de las principales causas de estrés es estar pensando en lo que viene. Pensamientos como “tengo demasiado trabajo” o “no me va a alcanzar el tiempo” solo generan estrés y no solucionan nada. En lugar de esos pensamientos podríamos seguir nuestra planeación y enfocarnos en esa actividad al 100% . Ahora bien, para poder lograr este tercer paso, es importante haber planeado bien y con planear bien me refiero a haber tenido en cuenta durante la planeación que existe el imprevisto. Agendas planeadas sin dejar tiempo para los imprevistos lo único que hacen es producir más estrés y mucha fricción entre los ejecutivos. Finalmente, el cuarto paso es Erradicar la Prisa. Para esto nos ayudan los tres pasos anteriores. Hay quienes literalmente se volvieron adictos a la adrenalina y solo pueden pensar si están bajo presión. Esto puede funcionar a corto plazo pero invariablemente terminará estallando y no de la mejor manera para el ejecutivo, su familia y la propia empresa. Aprender a bajar la velocidad es importante si queremos tener calidad de vida.
El manejo del tiempo incide directamente en la productividad laboral y por tanto debería ser una preocupación de las áreas de Recursos Humanos, ¿ cuál es la acogida que ustedes tienen en dicha área?
Justamente el área de recursos humanos es la que nos contacta. Los ejecutivos de recursos humanos son los más preocupados, hoy en día, por mejorar las condiciones de trabajo de sus ejecutivos porque ellos viven en carne propia lo que es manejar altos niveles de rotación por desgaste del personal. Yo podría decirte que en el 90% de los casos las empresas nos contacta a través del área de recursos humanos. El otro 10% son áreas de ventas o la dirección general directamente.
¿ Cuál es la experiencia que ustedes han tenido con las empresas para mejorar el manejo efectivo del tiempo de sus ejecutivos?
Nosotros iniciamos hace 16 años dando cursos exclusivamente de Manejo Efectivo del Tiempo y el éxito fue tal que las empresas nos fueron pidiendo temas relacionados. Después de algún tiempo nos dimos cuenta de que estábamos realmente para ayudar al ejecutivo de hoy en día a hacer su trabajo con menos desgaste dándole herramientas para manejar su tiempo, desarrollar sus reuniones, hacer sus presentaciones, comunicarse con sus compañeros y trabajar en equipo. Gracias a nuestros clientes hemos crecido porque ellos han visto resultados. Sabemos que nuestro sistema no es infalible y que no es “la panacea” porque finalmente depende mucho de que la persona realmente quiera cambiar, sin embargo, ha sido exitoso porque logra aportar algo en mayor o menor grado. Cuando salen del seminario tienen la posibilidad de aplicar de inmediato lo aprendido.
¿Se podría decir que incorporar herramientas de manejo del tiempo mejora el balance de vida laboral y personal en los colaboradores?
Sin lugar a dudas! Cuando hablamos de manejar efectivamente el tiempo no podemos restringirnos exclusivamente al “tiempo laboral”, finalmente el tiempo son 24 horas al día, 7días a la semana. Manejar el tiempo significa realmente manejar tu vida y para ello, como comenté anteriormente, lo primero es priorizar. Así pues para aprender a manejar el tiempo la primera pregunta que debemos hacernos es ¿Qué quiero que ocupe mi tiempo?. Esta es una pregunta muy fuerte para algunos y nos hemos encontrado, en varias oportunidades, con ejecutivos que al contestarla se dan cuenta de que no están haciendo con sus vidas lo que realmente quieren; en otras palabras, que su tiempo lo están llenando con actividades que no los satisfacen. Algunos de ellos llegan incluso a renunciar a su trabajo. Esto puede parecer drástico y sé que en un principio asusta, sin embargo ¿A qué empresa le conviene tener ejecutivos que no están plenamente felices con su trabajo? ¿No sería mejor que el trabajo que desempeñan haga parte de la propia realización?
Es visible que la organización que usted preside ha sido exitosa en programas de efectividad en países como México y Colombia. ¿ Por qué se decidieron a abrir operación en Perú?
Nosotros estamos convencidos, y lo hemos comprobado, que las empresas crecen gracias a la pasión de quienes las conforman y , específicamente en el caso de Do it, no miento al afirmar que todos y cada uno de los que trabajamos en ella lo hacemos porque estamos convencidos de que estar allí nos hace mejores personas. Creemos firmemente en que lo que hacemos tiene un sentido y va en línea directa con nuestros propósitos personales de vida. Por eso, he de ser completamente honesto y decir que la intención de abrir Do it en Perú surgió principalmente de Luis Fernando Gómez, un colombiano , quien es el director de la operación en este hermoso país. Luis Fernando fue participante de nuestro seminario de manejo el tiempo hace 14 años y eso cambió en mucho su vida y su forma de trabajar. Hoy, después de todos esos años, aplicando la metodología y formándose profesionalmente, se acercó a nosotros con la intención de ir más allá y de poder brindar a otros, en Perú, al país que lleva en su corazón, la oportunidad de que vivan lo que él tuvo la oportunidad de vivir. Al ver la pasión y profesionalismo de Luis Fernando y el compromiso de él y su familia, nos abrimos a trabajar en equipo y confiar….. y creer…. y saber…. que los peruanos querrán aprovechar la oportunidad que dan nuestros cursos de crecer, de organizarse, de ser mejores ejecutivos porque logran tener un mejor balance en sus vidas.
Comentarios:
#1 07:54:01 | 2011-01-05, Publicado por: Gladys Gálvez
Muy cierto e interesante.
Me gustaría recibir información adicional del taller sobre Manejo del Tiempo.
#2 16:42:06 | 2011-01-04, Publicado por: Aldo Huamanchumo
Revísalo amigo, será de tu interés.
