Entrevista: ¿Es necesario contar con un experto en nómina y compliance?

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Conversamos con Oscar Alvarez, District Manager High Value Market Perú de ADP, sobre la importancia de contar con un experto en nómina y compliance, cuáles son los beneficios de contar con ellos en el equipo y el perfil que deben tener.

¿Por qué se debe contar con un experto en nómina y compliance?

Contar con un socio de nómina facilita enormemente el trabajo del área de RR.HH. ya que elimina las labores manuales del cálculo de las remuneraciones de los colaboradores, que en ocasiones demandan mucho tiempo y precisión. Con respecto a compliance, también es sumamente importante, ya que de esta forma la empresa mitiga la exposición a riesgos por errores en los pagos. Es importante destacar que, desde el inicio de la pandemia, los cambios normativos se cuadriplicaron (según los datos recopilados por ADP en más de 140 países) ya que los gobiernos intentaban proteger a la fuerza laboral, lo que supuso un enorme desafío para las empresas que no contaban con un partner de nómina y compliance preparado para este tipo de escenario de crisis.

Dentro de este mismo tema, según el Informe de Economist Intelligence Unit solicitado por ADP, El dolor del crecimiento: La expansión internacional como desafío para los RR. HH., 3 de cada 4 entrevistados coinciden en que los desafíos normativos de la contratación, el pago y la administración de los colaboradores a nivel internacional son cada vez más complejos, lo que confirma la importancia de contar con un socio de nómina y compliance.

¿Están ahora las empresas más interesadas en contar con este tipo de expertos?

Efectivamente, ha ido creciendo el interés de las empresas por contar con expertos en compliance y en el cálculo de la nómina ya que trae múltiples beneficios.

Si tenemos en cuenta solo el 2019, hubo 56,624 cambios legislativos que afectaron a la nómina y a RR.HH. a nivel mundial. Luego, según el estudio realizado por Thomson Reuters, El costo de la conformidad de 2020: nueva década, nuevos desafíos, en marzo y abril del 2020, debido a que los gobiernos intentaron mitigar los efectos económicos de la pandemia de COVID-19, el mundo fue testigo de la cuadruplicación de cambios normativos en solo 30 días en comparación con el año anterior.

Para muchos gerentes de RR.HH. y de nómina, mantener la conformidad es un gran problema. Con tantos cambios normativos y un margen reducido para mantener la conformidad, sería lógico suponer que un error ocasional podría perdonarse, pero las autoridades son muy estrictas con aquellos que no cumplen las reglas, ya sea de manera intencional o no.

Hacer el cálculo de las nóminas es una de las responsabilidades más importantes de cualquier empresario, si bien no tiene por qué ser la más estresante. Al trabajar con un proveedor de servicios de nómina, ganas en tranquilidad al saber que cuentas con los recursos que te ayudan a pagar a tus empleados y calcular tus impuestos de manera correcta y puntual. De este modo, también te puedes centrar en asuntos más importantes, como hacer crecer tu empresa.

¿Cuáles son los principales beneficios o ventajas?

Las exigencias con respecto a la administración de la nómina son cada vez más exhaustivas, en especial, a medida que la empresa crece de acuerdo a sus planes de desarrollo.

Tercerizar la nómina con una empresa que cuente con un equipo de expertos permite disminuir costos, muy importante para toda empresa en este momento de recuperación post pandemia. Además, es una gran ayuda para toda organización ya que entrega la responsabilidad del cálculo de la nómina y de estar en cumplimiento legal, sobre todo una empresa que sea co-responsable ante consultas o reclamos de los trabajadores, lo que genera mayor confianza en el liderazgo del departamento de RRHH. Por último, permite que el área de recursos humanos tenga un rol más estratégico y eficiente, ya que evitarán tareas manuales para enfocarse en tareas que generan valor al negocio.

Del mismo modo, mencionar que contar con un aliado experto tiene gran impacto en el desarrollo del negocio, ya que la gestión de la nómina es el negocio principal de estos partners, por lo que, como todo negocio, se encuentran en constante innovación, automatización e inversión de infraestructura tecnológica relacionada a la administración de planilla. En tanto a Compliance, el beneficio se refleja claramente en la capacidad de reacción y adaptabilidad de servicio para las actualizaciones normativas que impactan la administración de personal y cálculo de nómina.

¿Es recomendable tercerizar esta contratación?

Totalmente. No solo por las ventajas y beneficios que vimos anteriormente, sino también porque se crea una alianza entre un partner y tu gestión como empresario o líder de RRHH. Permite que muchas compañías pequeñas y en crecimiento puedan aplicar metodologías de grandes empresas, locales o transnacionales, respecto a modernizar y automatizar procesos relacionados a la administración de nóminas. Les permite contar con mecanismos de control, seguridad, infraestructura tecnológica, eficiencia operativa y monitoreo respecto a la parte más operativa de su gestión.

¿Cuál es el perfil que debe tener un experto en nómina y compliance?

Decidir por un proveedor de servicios de nómina no es sencillo. Sin embargo, tampoco tendría por qué ser complejo comprobar si un experto es adecuado para tu empresa y se adapta mejor a tus necesidades. Para facilitar este proceso, en ADP desarrollamos la guía “Elegir el proveedor de nómina adecuado para tu empresa”, donde explicamos aspectos vitales que debe cumplir un experto de nómica y compliance.

La eficiencia operacional respecto al procesamiento de nóminas puede ayudarte a reducir radicalmente el tiempo invertido en las nóminas, automatizando los aspectos más laboriosos, como los cálculos, las retenciones fiscales y las opciones de pago. Impuestos, las equivocaciones al calcular y pagar impuestos están entre los errores más comunes y caros de los procesos de nóminas. Corroborar la metodología de cálculo y confirmar el conocimiento y expertise de tu futuro proveedor es vital para acabar con esos errores calculando y reteniendo automáticamente la cantidad correcta de impuestos de tus empleados y de tu empresa.

Compliance, como venimos detallando, la lista de normativas para que tu empresa cumpla con la legislación aplicable es larga y en ocasiones compleja. Contar con un proveedor de servicios de nómina de calidad es clave ya que se convierte en uno de tus mejores aliados para el correcto entendimiento y aplicación de las normas, actuales y próximas.

Si bien toda empresa puede dejar a cargo de un experto la gestión de su nómina, es importante mantener la visibilidad con un acceso sencillo que contribuya a mantener el control de todo el proceso y a la toma de decisiones ágiles.

Por otro lado, la gestión de nómina y compliance se expande también a la labor de los trabajadores, por lo que la accesibilidad para nuestro activo más importante es otro factor para considerar.

Por último, el proceso de nóminas tiene muchas aristas, y al momento de asociarse con un proveedor de servicios de nómina, nada es más útil que trabajar sincronizados. Si bien, se puede externalizar el proceso de planillas, éste no tiene por qué encontrarse aislado a nuestras plataformas o sistemas de pago. La integración entre la solución de un partner y nuestro ecosistema tecnológico tiene gran impacto sobre la gestión del equipo de RRHH.  Al integrar funciones relacionadas, como tiempo y asistencia, nóminas, maestro y movimiento de empleados, con las plataformas bancarias, puedes librarte de tener que introducir la misma información una y otra vez por distintos canales digitales, además de ayudarte a reducir radicalmente la manipulación de datos sensibles y errores.

La pandemia ha sido la oportunidad perfecta para los expertos, ya que el mercado pudo calificar nuestra capacidad de adaptación a cambios inesperados y la aplicación de planes de continuidad de negocio sin que el cálculo y pago de sueldos de sus trabajadores se vieran afectados. En ADP tuvimos la oportunidad de acompañar esta dura transición a más de 800,000 clientes en 149 países y lograr que, en muchos casos, los trabajadores se sintieran acompañados por las propias gestiones de sus empleadores y a la vez contar con el pago de sus sueldos a tiempo y de manera correcta a medida que las autoridades de cada país creaban o ajustaban la normativa según las medidas de emergencia que afrontaban.


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