Conversamos con Carlos Vivar – Director de Capital Humano en Corporación Lindley S.A., quien nos hablo sobre la «Plataforma de Comunicación Interna Efectiva» de Arca Continental Lindley y el reto que fue desarrollarlo con éxito.
¿Qué es «La plataforma de Comunicación Interna Efectiva»?
Es una plataforma de comunicación que nos permite asegurar una comunicación completamente efectiva; es decir, que la información llegue a quien tiene que llegar, en el tiempo en que tiene que llegar, bajo el estilo de comunicación de cada público interno, que sea totalmente entendible y, finalmente, que genere confianza. Pero a su vez, que nos permita optimizar los recursos y esfuerzos del área, de manera que se puedan reorientar hacia procesos de cambio y compromiso.
¿Cómo esta compuesta esta plataforma?
El diseño de esta plataforma se compone de 3 tipos de flujos: Medios de comunicación efectivos, sustentada en una plataforma idónea de canales técnicos; Comunicación interpersonal, sustentada en una herramienta que promueve la comunicación entre colaboradores; y Comunicación de Líderes, sustentado en un proceso de formación en competencias de comunicación y en el habilitamiento de herramientas y espacios para poner en prácticas estas habilidades. Esta plataforma es respaldada por una Política de Comunicación Interna, la cual fue validada por la Gerencia General.
¿Puedes explicarnos a detalle cada uno de estos flujos?
- Medios de comunicación efectivo: Desde el inicio se planteó la necesidad de definir canales de comunicación, que puedan ser descentralizados de la gestión del equipo corporativo y administrados de la manera más eficiente posible por los equipos de recursos humanos de cada operación, sin perder calidad ni los lineamientos corporativos. Para lo cual, se desarrollaron medios de acuerdo a los 2 principales grupos que tenemos.
- Para operarios: Se cambió el sistema tradicional de vitrinas físicas por un sistema integrado de vitrinas virtuales: Lindley Space. Este sistema se compone de pantallas ubicadas en todas las sedes, que anexados a una computadora se conectan a un sistema online. Cada pantalla se divide en 3 secciones, las cuales van rotando contenido en base a una programación que se define a través de una plataforma web. Se transmiten temas corporativos, administrados por la casa matriz, temas locales administrador por los equipos de capital humano de cada sede y un espacio de miscelánea, que es automática.
- Para administrativos: Se implementó un sistema de correos corporativos locales, es decir, se crearon cuentas por cada sede las cuales son administradas por los propios equipos de Capital Humano y donde se canaliza toda la información local, respetando los formatos prestablecidos preparados por el área de comunicación interna. Además, se consolidó una cuenta de comunicaciones que transmite temas corporativos y de alcance nacional.
- Para 100% de la población: Buscando canales para transmitir mayor contenido y considerando el tipo de información y la rotación de la misma, se desarrollaron dos medios impresos:
– Una revista corporativa trimestral llamada Siento x Ciento, en el cual aparecen temas de negocio, planes corporativos, resultados y proyectos estratégicos, que nos permite alinear a los colaboradores con la estrategia de negocio.
– Un boletín mensual llamado “El Refrescante”, con un tenor estrictamente social y donde se difunden las actividades del mes de las diferentes sedes2. Comunicación Interpersonal: Dentro de los estudios de clima identificamos que muchos de los problemas entre los equipos se debían a una deficiente comunicación, principalmente por la dispersión geográfica. Para ello desarrollamos una nueva red social llamada REFRESCATE.Se accede tanto desde web como de un aplicativo móvil. A través de este medio los colaboradores se expresan de manera abierta y ellos mismos publican sus actividades. Además se difunden temas puntuales de negocio. Un plus adicional es que esta herramienta interactúa con el Portal de Beneficios, pudiendo revisar todos los beneficios que ofrece la compañía, así como descuentos y promociones en diversos establecimientos.
3. Liderazgo y comunicación: Como se indica en nuestra política interna de comunicaciones, el líder es el principal responsable de la comunicación de sus equipos, generando de esta manera una mayor confianza. Por ello, implementamos lo siguiente:
Protocolos de Comunicación: Es un sencillo sistema a través del cual el líder recibe un encargo de comunicación, donde se especifican los mensajes, tiempos e inclusive riesgos. Lo trascedente recae en su doble vía, ya que el líder debe enviar un Protocolo de Retorno con los comentarios que surgieron en su reunión. Esto nos ha permitido alinear mensajes en toda la organización, así como conocer el impacto que han tenido en los equipos.
Rutinas Líderes en Acción: Fue implementado el 2015 y consta de un sistema de reuniones entre el equipo y su jefe, con una temporalidad determinada, a través del cual se solucionan los problemas dentro del mismo equipo. Si el problema persiste, son escalados a rutinas superiores hasta llegar inclusive a la Gerencia General.
Finalmente, señaló que la trascendencia de su plataforma radica en su visión integral de las comunicaciones (medios, flujos y líderes), su capacidad de segmentación (tanto de contenido como de perfil de públicos), el uso de la tecnología para optimizar los recursos en administración (vitrinas virtuales, red social, correos corporativos) y la capacidad de descentralización la gestión sin perder eficiencia en el proceso (Business Partner de RR.HH. y los propios colaboradores transmitiendo mensajes).
