“Para implementar una plataforma de Onboarding basada en tecnología se debe buscar un equilibrio adecuado entre las necesidades del negocio y la gestión de las prácticas actuales de Personas & Cultura en la organización”

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Matías Sales, People & Culture Manager de Ferroglobe Argentina, fue uno de los conferencistas internacionales más destacados del pasado HR Tech Day Perú 2023. Lo entrevistamos a propósito del caso presentado en el evento que involucró el diseño de un marco global para el proceso de Onboarding y el desarrollo de una plataforma digital, apoyado en tecnología disponible en su organización.

¿Cuál fue el objetivo principal detrás del proyecto de implementación de la plataforma de Onboarding en Ferroglobe en 2022?

Hasta ese momento, la compañia carecía de una plataforma de Onboarding estandarizada en todas sus operaciones. Dado que es una compañía global con presencia en 4 continentes y más de 25 ubicaciones, establecer un proceso de Onboarding estandarizado era un objetivo estratégico dentro de la hoja de ruta de Personas & Cultura. Por lo tanto, el objetivo principal del proyecto consistió en desarrollar un marco común en todos los sitios y países, asegurando así un proceso bidireccional integral. Este proceso fue diseñado para compartir conocimientos, comunicar valores y establecer conexiones entre los nuevos miembros de la organización.

¿Cómo se llevó a cabo el diseño de procesos y contenidos para la plataforma de Onboarding? ¿Cuáles fueron los principales desafíos?

En primer lugar, realizamos un benchmark interno para identificar las mejores prácticas de Onboarding que ya se estaban implementando en diferentes operaciones de la compañía.

En segundo lugar, colaboramos estrechamente con el equipo de Comunicaciones, encargado de administrar la Intranet Corporativa, donde se genera y publica la mayor parte del contenido. Esta sinergia nos permitió complementar ambas herramientas y procesos.

Además, llevamos a cabo un benchmark externo, investigando otras organizaciones con características similares, para identificar las mejores prácticas y herramientas disponibles en el mercado.

Uno de los principales desafíos que enfrentamos fue establecer un marco común para todas las operaciones, considerando la diversidad geográfica, cultural y lingüística. También encontramos que no todos estaban familiarizados con el uso de MS Teams, la aplicación que alberga la plataforma de Onboarding. Esto incluía incluso a algunos miembros del equipo de Personas & Cultura, lo que planteó un desafío adicional. Para abordarlo, creamos tutoriales breves que aceleraron el proceso de adquisición de habilidades para utilizar MS Teams de manera integral. Con el tiempo, el uso de la plataforma de Onboarding también contribuyó a facilitar el aprendizaje y la adopción de MS Teams como un entorno de colaboración integral en el trabajo.

¿Qué criterios utilizó para seleccionar las herramientas de la suite de Office 365 para el diseño de la plataforma de Onboarding?

El principal criterio utilizado para seleccionar las herramientas de la suite de Office 365 para el diseño de la plataforma de Onboarding fue aprovechar las herramientas ya existentes en la organización y que permitieran una integración fluida con la Intranet Corporativa, la cual se basa completamente en Sharepoint. Por lo tanto, la elección de la suite de Office 365 fue una opción natural. Exploramos las capacidades de diversas herramientas como Sharepoint, MS Teams, Power Automate, Forms, Power BI, entre otras. Esto nos permitió crear una plataforma de Onboarding colaborativa completamente integrada y con una administración relativamente sencilla.

¿Cómo fue el proceso de implementación y prueba de la plataforma de Onboarding? 

El proceso de implementación y prueba de la plataforma de Onboarding se llevó a cabo en varias etapas dentro del proyecto. Se comenzó por diseñar el proyecto completo, estableciendo diferentes etapas, incluyendo la fase de diseño y pruebas.

Se creó una cuenta dedicada específicamente para el proceso de Onboarding, con todas las licencias necesarias de Office 365. Se diseñaron los procesos, identificando las actividades, flujos y roles requeridos. Una vez definido esto, se procedió a utilizar las diversas aplicaciones de Office 365 para encontrar soluciones que permitieran materializar los flujos diseñados.

Posteriormente, se realizó una primera versión preliminar de la plataforma y se llevaron a cabo pruebas con colegas de Personas & Cultura en diferentes partes del mundo. Este ejercicio nos permitió identificar mejoras y correcciones necesarias.

Finalmente, una vez que se obtuvo la versión definitiva, se lanzó la plataforma en producción y se presentó el producto final al equipo de dirección.

¿Cómo fue el lanzamiento de la plataforma de Onboarding en Ferroglobe y qué mejoras continuas se han implementado desde entonces?

Antes de llevar a cabo el lanzamiento, se organizó un entrenamiento para todo el equipo global de Personas & Cultura. El objetivo era asegurar que todos entendieran claramente el marco del proceso de Onboarding, así como el uso y las funcionalidades de la plataforma. Una vez asegurado esto, se coordinó el lanzamiento con el área de Comunicaciones para garantizar que toda la organización estuviera al tanto de esta iniciativa.

Desde entonces, se han implementado varias mejoras continuas en la plataforma. Una de ellas se refiere a la automatización de algunos procesos, como el envío automático de mensajes de bienvenida en un equipo de MS Teams donde se agregan a los nuevos colaboradores una vez que son registrados en la plataforma. También se han realizado mejoras al agregar campos adicionales al formulario de registro de nuevos colaboradores, lo cual facilita la captura de datos relevantes para mejorar el análisis del proceso y tomar decisiones más informadas en cuanto al compromiso de los nuevos colaboradores.

¿Qué impacto ha tenido la implementación de la plataforma de Onboarding en el proceso de incorporación de nuevos empleados en Ferroglobe? 

La implementación de la plataforma de Onboarding en la compañía ha tenido un impacto significativo en el proceso de incorporación de nuevos empleados. Aunque el marco y la plataforma se pusieron en funcionamiento a principios de 2023, aún no contamos con suficientes datos para realizar un análisis exhaustivo y obtener conclusiones sólidas sobre su impacto concreto en el compromiso de los nuevos colaboradores.

Sin embargo, hemos realizado encuestas de pulso entre los primeros grupos de nuevos miembros de la compañía, y hemos recibido un feedback muy positivo y excelentes resultados en términos de satisfacción general con la experiencia de Onboarding. Más del 92% de las personas encuestadas han expresado estar muy satisfechas con el proceso, y el 100% ha calificado la plataforma como “excelente”.

¿Qué recomendarías a las organizaciones que estén interesadas en implementar una plataforma de Onboarding basada en tecnología?

Recomendaría a las organizaciones interesadas en implementar una plataforma de Onboarding basada en tecnología que busquen un equilibrio adecuado entre las necesidades del negocio y la gestión de las prácticas actuales de Personas & Cultura en la organización. Es crucial prestar especial atención a la experiencia del usuario, con el objetivo de diseñar e implementar un producto que sea aceptado por todos, además de ser simple, flexible y escalable.

Aquí hay algunos puntos adicionales a considerar:

  1. Definir claramente los objetivos: Antes de comenzar, es esencial establecer los objetivos claros que se desean lograr con la plataforma de Onboarding. Esto ayudará a enfocar los esfuerzos y garantizar que la implementación sea relevante y efectiva.
  2. Realizar un análisis de las necesidades: Es importante comprender las necesidades específicas de la organización y los nuevos empleados en el proceso de Onboarding. Esto ayudará a seleccionar las herramientas y funcionalidades adecuadas para satisfacer esas necesidades.
  3. Involucrar a los usuarios clave: Desde el inicio del proyecto, es esencial involucrar a los usuarios clave, como el equipo de Personas & Cultura y los propios empleados. Sus comentarios y perspectivas serán valiosos para diseñar una plataforma que se adapte a sus necesidades y preferencias.
  4. Considerar la facilidad de uso: La plataforma de Onboarding debe ser intuitiva y de fácil uso para los nuevos empleados. Asegurarse de que sea accesible y comprensible para todos, incluso para aquellos que no son expertos en tecnología.
  5. Ofrecer capacitación y soporte: Proporcionar capacitación y soporte adecuados a los empleados que utilizarán la plataforma de Onboarding es fundamental. Esto garantizará que comprendan cómo utilizarla de manera efectiva y aprovechar al máximo sus características.
  6. Planificar mejoras continuas: La implementación de una plataforma de Onboarding es un proceso continuo. Es importante planificar y estar abierto a realizar mejoras continuas en función de los comentarios y las necesidades cambiantes de la organización.

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