Celebraciones de fin de año: Una gran oportunidad para fortalecer la gestión de personas

 

Ello precisa, sin embargo, de celebraciones muy bien diseñadas y con propósitos explícitos. Empero, no son pocos los errores que se cometen en la práctica.

Ahora, que sean efectuadas en fin de año, añade consideraciones especiales a tener en cuenta, sobre todo si se quiere lograr eventos de gran impacto sin exagerar en los gastos.

En suma, es un buen momento para fortalecer la cultura de la organización, crear espacios de reflexión, fortalecer la integración, el trabajo en equipo, premiar a los colaboradores y generar una actitud de orgullo hacia la organización.

Las celebraciones

Fin de año es un período de cierre de objetivos trazados y de renovación. Noviembre y diciembre suelen ser meses de repaso de resultados del año y planificación del siguiente. Pero también de celebración y reforzamiento de la gestión de personas.

«La celebración de resultados y aprendizajes es muy frecuente en esta etapa del año», comenta Mauricio Bock, NeuroCoach, Director de Drumming Up.

Según Denise Gonzales-Vigil, Gerente General del Play Producciones, las empresas eligen esos meses para realizar eventos de integración al aire libre –los denominados full days– que comúnmente constan de juegos de competencia.

Otras de las actividades son las que, aprovechando el ambiente navideño, involucran a las familias y se invitan a los hijos de los trabajadores. Son dinámicas donde los hijos participan con sus padres, por lo que se desarrollan al aire libre o en locales con jardines amplios.

«Las empresas segmentan las actividades que realizan a fin de año en función de su público objetivo: colaboradores; familias de colaboradores, especialmente los hijos; y personas con mayores necesidades económicas o asistenciales», considera Sergio Da Costa, Gerente de Gestión de Personas de Redondos.

Acaso son los almuerzos y fiestas de fin de año los eventos más imprescindibles. En este caso, la costumbre apunta a que, además de la celebración, se desarrollen actividades de integración para los colaboradores.

«Es infaltable el brindis navideño, chocolatada para los hijos de los trabajadores, entrega de canastas navideñas, entrega de pavos, fiestas de celebración fiesta de navidad para toda la familia, concursos de decoración o ambientación con motivos navideños entre otros», detalla Yuri Rengifo, Líder de Procesos de Gestión de Personas de SMP.

Más actividades

Siendo la Navidad una celebración cristiana, Yuri Rengifo agrega que las empresas se inclinan por el tema del compromiso social, a través de acciones de responsabilidad social, ceremonias de paraliturgia, apoyo a clubes de madres y otros.

Con personas que tienen mayores necesidades económicas o asistenciales, refiere Sergio Da Costa, algunas empresas promueven entre sus colaboradores la realización de «Campañas Navideñas», como por ejemplo con «Navidad es Jesús», en donde se visitan asentamientos humanos a fin de llevar un mensaje de esperanza a los niños de la zona visitada.

«También se promueve el voluntariado para visitar asilos de ancianos o recolectar donaciones para casas hogares o instituciones filantrópicas que realizan labores solidarias, en especial en esta época del año», complementa Da Costa.

Aunque todas las celebraciones señaladas son las más usuales, no son las únicas. Existes novedosas alternativas, especialmente como complementos, como los juegos de salón, que consisten en juegos rápidos o «Juegos de barriga llena» para reactivar a los colaboradores después del almuerzo.

«La ventaja de estos juegos es que se pueden realizar tanto en lugares abiertos (outdoor) como en lugares cerrados (indoor), e inclusive dentro de la misma oficina del cliente, en caso no cuente con la posibilidad de alquilar un local o salir fuera de Lima», sostiene Denise Gonzales-Vigil.

En la fiesta de fin de año, señala por su parte Mauricio Bock, se pueden desenvolver dinámicas musicales, energizando al equipo y construyendo a través de la metáfora musical mensajes poderosos en el cuál todos participan.

Extraordinaria oportunidad

Muchas de estas actividades y festividades forman parte de la costumbre que año tras año ejecutan las empresas. Solo que ahora hay más conciencia de que las celebraciones de fin de año constituyen una extraordinaria oportunidad para la gestión de personas, especialmente para fortalecer y dinamizar las conexiones entre los individuos que conforman la organización.

«Las celebraciones de fin de año permiten unir a los colaboradores, integrarlos y que se conozcan las distintas áreas, así como fidelizarlos con el negocio y afianzar los lazos de camaradería», sostiene Denise Gonzales-Vigil.

Es una oportunidad que puede ser mejor aprovechada si los eventos son diseñados y enfocados para conseguir objetivos explícitamente propuestos.

Por ejemplo, los objetivos pueden apuntar a retomar las lecciones aprendidas del año, resolver las interrogantes de los trabajadores y trazar las perspectivas que se tienen para el año que viene.

«También, fortalecer las relaciones humanas, compañerismo, unidad y confianza, con el fin de mantener o mejorar la satisfacción laboral en la organización», anota Sergio Da Costa.

Desde la perspectiva de Mauricio Bock, las festividades deben orientarse a preservar la cultura de la organización y reconectar con el propósito o razón de ser de la organización. «El centro debería siempre estar en la siguiente pregunta “¿Para qué hacemos lo que hacemos?”», anota Bock.

Reconocer el esfuerzo

Igualmente, en las celebraciones se debe de reconocer los esfuerzos de cada uno y generar una actitud de orgullo. Historias específicas, premios y ejemplos ayudan para demostrar el esfuerzo y generar empoderamiento.

«Es la ocasión idónea para premiar a los mejores colaboradores, vendedores, y a los que cumplieron con los objetivos trazados. La empresa puede crear las menciones que crea conveniente para que su personal se sienta valorado y motivado para empezar con más energía el siguiente año», manifiesta Mauricio Bock.

Sin embargo, se debe tener cuidado en otorgar beneficios que no tengan estrecha relación con el esfuerzo del colaborador. «Es importante saber premiar el esfuerzo y logro de objetivos individuales y grupales», refiere Yuri Rengifo.

Orgullo y clima

Fomentar el reconocimiento y el orgullo es esencial, sobretodo porque son dos de los motivos que generan aprecio por la organización. Lo que se traduce en un mejor clima laboral y más aliento para seguir adelante.

Mauricio Bock señala que reforzar el trabajo en equipo o valores requiere de generar momentos memorables y de saber reconocer los esfuerzos individuales. «Allí proponemos un mix de actividades lúdicas y muchas de outdoors para lograr conectar en aprendizaje del grupo con el aprendizaje individual», añade Bock.

Yuri Rengifo coincide en que se debe afianzar los valores corporativos y/o competencias organizacionales que promueve la empresa, como por ejemplo reconocimiento, trabajo en equipo, logro de objetivos, liderazgo y responsabilidad social.

Debe quedar claro en el personal que el evento está enfocado en ellos, en el reconocimiento a su esfuerzo durante el año. «La idea es motivarlos a seguir trabajando y hacerlo cada vez mejor, buscando en todo momento su compromiso. Igualmente, hay que reforzar en ellos los logros obtenidos, a nivel personal, familiar de equipo de trabajo y empresarial», agrega Yuri Rengifo.

Además, siendo fin de año un período que se aprovecha para el planeamiento estratégico, existen herramientas lúdicas –como Lego Serious Play, por ejemplo– para lograr entender las conexiones que influyen en las estrategias plantadas e iniciar un plan de trabajo en modelos tangibles.

El diseño

El diseño de cualquier dinámica, señala Mauricio Bock, parte de realizar un brief potente, que tome en consideración las barreras que se identificaron en el camino hacia los objetivos. A la vez, debe dirigirse a fortalecer los lazos entre las personas. Pero, también requiere de descubrir el resultado final que se espera lograr.

«Una vez que se tiene el resultado final, es cuando se inicia el proceso de construcción de estas actividades. De lo que se trata es determinar cuál sería la mejor secuencia del evento, para generar un ciclo emocional potente en cada momento del evento», añade Bock.

En efecto, es clave establecer cuál es el objetivo de la celebración, quién es el público objetivo y qué es lo que se desea lograr con la actividad. Esto último, ayuda a tener claro «el concepto» y desarrollar el mensaje que se desea transmitir.

Además, Sergio Da Costa plantea contar con un plan de trabajo elaborado con la debida anticipación. Dicho plan debe tener en cuenta los procedimientos de aprobaciones y revisiones en las organizaciones, así como los tiempos necesarios para poder concretar cada uno de los ítems de la actividad a realizar.

«La experiencia en el desarrollo de este tipo de actividades es clave y siempre es bueno contar con una carta Gantt para poder efectuar un correcto seguimiento», recomienda Sergio Da Costa.

A decir de Yuri Rengifo, en el diseño debe tomarse en cuenta las sugerencias e ideas de los colaboradores, porque es importante saber qué es lo que esperan y qué cosas les son importantes. «Con el apoyo y aporte de los trabajadores se lograra mayor participación y compromiso de parte de ellos», asegura Yuri Rengifo.

Revisar las actividades que se realizaron los años anteriores y cómo fueron ejecutadas, ayuda a tener mejor perspectiva. Igualmente si se hace un benchmark con las actividades que desarrollan otras empresas. «La idea es que podamos mejorar, no cometer o minimizar errores, y asimismo, innovar, ofrecer algo nuevo a nuestros clientes internos», opina Sergio Da Costa.

Errores frecuentes

Tal vez uno de los desaciertos más frecuente es tratar de incorporar ejemplos de otras empresas sin tomar en consideración la propia cultura y realidad. Algunas empresas, por ejemplo, han intentado forzar determinadas dinámicas a una fiesta, sin que estas acciones se acoplen con los objetivos o encajen con la temática del día.

«Por ejemplo he visto actividades de karaoke, de baile o de juegos de grupo que han fracasado por no tomar en consideración la cultura o la finalidad de la actividad», expresa Mauricio Bock.

Si bien existe expectativa por las actividades de fin de año, Denise Gonzales-Vigil considera que es un error creer que no es necesario o indispensable realizar una campaña de intriga para motivar a los colaboradores a asistir al evento. «Con una buena campaña previa, se puede entonces garantizar la asistencia de todos o la mayoría de los colaboradores», opina Gonzales-Vigil.

La entusiasta participación del personal de Recursos Humanos y la gerencia en los juegos de competencia e integración es indispensable, quienes –se recomienda– deberían quedarse hasta el final de la actividad.

«Lo ideal es que las gerencias y el área de Recursos Humanos den el ejemplo y se integren con el personal. Así, al formar parte del grupo, fomentan la integración entre los colaboradores», sugiere Denise Gonzales-Vigil.

No son infrecuentes los errores de cálculo al momento de dimensionar el presupuesto. En este caso, asevera Sergio Da Costa, se debe tener en cuenta la situación actual de la empresa y cuáles son las posibilidades de acuerdo a la realidad de la misma.

Optimizar el presupuesto

Conseguir los objetivos propuestos desde la gestión de personas, no debería requerir, en principio, de un presupuesto extraordinario. No tienen que ser actividades costosas, especialmente si están bien planificadas. Pues, pueden realizarse con recursos mínimo.

«Si se tiene un gran presupuesto, será necesario que este no afecte otras actividades de compensación del trabajador, ya que podría jugar una percepción nefasta de los participantes. Se trata de lograr un equilibrio», advierte Mauricio Bock.

Organizar el evento con anticipación, aconseja Denise Gonzales-Vigil, es la mejor manera de conseguir presupuestos más cómodos. Sobretodo porque a medida que se acerca el mes de diciembre, los precios comienzan a ascender, hasta duplicarse en algunos casos.

Asimismo, tomar decisiones con antelación respecto del local, permite conseguir uno con las características que se necesita. No hay que olvidar que a fin de año existe una demanda estacional elevada y podrían inclusive agotarse los locales.

Recomendaciones

Se recomienda separar locales al menos con tres o cuatro meses de adelanto. Denise Gonzales-Vigil señala que al contratar el show (de ser el caso), los buses para traslado del personal y todos los servicios, éstos deben ser separados con antelación (con un 50% de adelanto, que es lo usual para asegurar la realización del evento).

De preferencia, las productoras que se contratan deben tener experiencia con empresas reconocidas. Pedir referencias es indispensable. «A veces un presupuesto elevado no garantiza la calidad del servicio y las empresas podrían estar pagando mucho más por algo que realmente no lo amerita», advierte Denise Gonzales-Vigil.

Por el contrario, existen muchas productoras que trabajan muy bien y sus precios son muy accesibles. Pero, para estar seguros de contar un servicio de calidad es importante indagar su cartera de clientes.

Alternativas creativas

Buscar alternativas creativas, que no involucren tanto despliegue, ni servicios costosos que muchas veces no son necesarios es una interesante indicación.

En todo caso, el gasto debe estar acorde al presupuesto de la empresa. «En buena medida, el impacto de las actividades en los colaboradores depende del entusiasmo que se le ponga», opina Yuri Rengifo.

Cuando se pida un presupuesto es necesario revisar si realmente todos los servicios propuestos por la empresa productora son indispensables. «Si el presupuesto es muy elevado quizás se podría trabajar con menos recursos y el evento saldría igual de bien», anota Denise Gonzales-Vigil.

Lo ideal es buscar productoras que puedan desarrollar una propuesta novedosa, utilizando pocos recursos y sin tener que sub contratar servicios con otros proveedores.

«Hay productoras que tercerizan la mayoría de sus servicios. Se recomienda elegir aquellas que tengan la capacidad de trabajar in house y cuenten con materiales propios, porque eso permitirá que los costos no sean tan elevados», plantea Denise Gonzales-Vigil.

Tendencia

Hasta hace poco tiempo atrás, los eventos de fin de año de las empresas no tenían otro propósito que la alegría y celebración. Es en años recientes en que han comenzado a ser aprovechadas más bien como una herramienta de gestión de personas.

Además de buscar que los colaboradores pasen un buen momento, las empresas ahora conciben estas celebraciones como una ocasión para, mediante juegos o dinámicas integradoras y una gran variedad de acciones, reforzar el trabajo en equipo, mejorar la integración, fomentar el orgullo y el clima organizacional, así como sensibilizar a los colaboradores.

«Teniendo en cuenta esos objetivos, las empresas ahora se interesan en realizar eventos que sean memorables para los empleados y que les den un significado real y simbólico del cierre del año. Esa es la tendencia», finaliza Mauricio Bock.