La tecnología está poniendo al alcance de las áreas de recursos humanos potentes soluciones que simplifican y optimizan la gestión de personas y amplían sus posibilidades, a la vez que mejoran la eficiencia y productividad del área de Recursos Humanos.
Las soluciones de administración de planillas son tal vez las más conocidas y son las que, en un inicio, ayudaron a liberar a la gestión de personas de las tareas operativas y enfocarse en actividades más estratégicas.
Ahora la tecnología ha evolucionado y desarrollado soluciones para, prácticamente, todos los requerimientos de la gestión del talento.
La progresiva adopción de estas soluciones no solo está mejorando y agilizando las áreas de Recursos Humanos, también está transformando rápida e inexorablemente la forma de trabajar de los gestores de personas tal como se conocía hasta solo unos años atrás.
Plataformas digitales
Son las nuevas plataformas digitales, como, por ejemplo, las tecnologías móviles y el uso de Analytics, las que están dando paso a soluciones realmente innovadoras. Lo mismo, el Big Data (análisis de información masiva en múltiples fuentes) ya empieza a formar parte de las herramientas con que cuenta el gerente de Recursos Humanos.
Esas fuerzas innovadoras están ampliando las posibilidades de la gestión de personas para, por ejemplo, identificar tendencias y pronosticar el comportamiento de ciertas variables, con lo que se potencia la capacidad de reaccionar y retener a los top talent en la organización, además ayudar a mejorar los indicadores de la compañía.
Así, entre otras cosas, según Juan Carlos Mesa, Gerente Senior de Human Capital Management de Oracle Perú, se pueden conocer métricas predictivas para atraer al personal más calificado del mercado, además de retenerlo con diversas estrategias y lograr que sean parte de las empresas por más tiempo.
Como señala Raúl Sulca, Gerente General de Fractal, a través del análisis de grandes volúmenes de datos (Analytics), es posible precisar qué variables influyen en el compromiso, satisfacción y rendimiento de los colaboradores.
«Podemos imaginar aplicaciones integradas de gestión de vacaciones, donde a través de una aplicación mobile se pueda solicitar vacaciones o aprobar vacaciones de los colaboradores, o visualizar su boleta de pago o realizar una actualización de datos personales, u ofrecer un video de inducción o capacitación a través de plataformas de autoaprendizaje», grafica Raúl Sulca.
Tres variables
Son tres las variables las que se potencian directamente con la tecnología. La primera es el gasto operativo, que experimenta una importante reducción gracias a la disminución en el tiempo y automatización de una serie de procesos.
Aquellos procesos que antes tomaban varios días e incluso semanas, como por ejemplo la recepción de hojas de vida físicas, su digitalización, clasificación según experiencia y estudios, son, a decir Juan Carlos Mesa, parte del pasado. Hoy es posible acceder a información de los candidatos en las redes sociales e incluso a la información que existe de ellos en Internet, en general.
«Éstas tecnologías ofrecen no sólo rapidez, también reducen el tiempo operativo que cualquier colaborador del área pueda invertir en sus procesos», anota Verónica Soto, Directora de Operaciones de la consultora Evaluar.
El tiempo así liberado puede ser dedicado a actividades más estratégicas y encaminadas a cumplir las metas de la empresa.
Además de reducir gastos operativos, Juan Carlos Mesa indica que, en segundo lugar, las herramientas tecnológicas también consiguen elevar la productividad y disminuir los índices de rotación. Por ejemplo, las soluciones para medir los índices de felicidad de los colaboradores y automatizar procesos van en esta dirección.
Las soluciones diseñadas para identificar a las personas idóneas para posiciones específicas, así como para conocer a aquellos colaboradores que tienen alto potencial dentro de la organización, son otras que favorecen la productividad.
En tercer lugar, la tecnología impacta directamente en la optimización del personal requerido por la empresa. Mediante las soluciones que identifican las competencias de cada empleado, las organizaciones ya pueden conocer qué tipo de perfil requieren para cada cargo y cuál persona se adapta mejor a las diferentes vacantes que están abiertas.
«Con un mayor conocimiento del cliente interno es posible conseguir empleados más productivos en los cargos que más se adaptan a su perfil, lo que aumenta la productividad de la compañía y permite retener al mejor talento», comenta Juan Carlos Mesa.
Más ventajas
Desde la perspectiva de Mariano Ghidinelli, Gerente General de Hard & Soft Consulting, las nuevas herramientas web logran, cada vez con mayor éxito, una descentralización de las tareas y servicios del área de gestión de personas.
Con lo que los distintos procesos, como las evaluaciones de desempeño, las capacitaciones, la distribución de documentos laborales y hasta la propia gestión de los datos personales de los propios colaboradores, pueden ser mejor gestionados por las gerencias de Recursos Humanos.
«Además, la tecnología abre nuevas oportunidades para mejorar la comunicación y retroalimentación con el empleado; redistribuir los incentivos de menara equitativa, alinear los objetivos individuales de los colaboradores con la estrategia de la empresa y hasta reducir la rotación de personal», complementa Mariano Ghidinelli.
En efecto, dependiendo de cada proceso en particular, las ventajas de las soluciones pueden ser también específicas. Por ejemplo, en la gestión de la nómina, agiliza todo el procesamiento de la información y reduce drásticamente los errores.
Amplias posibilidades
En lo que es gestión de talento, hace posible acceder a tendencias modernas de evaluación del personal y planes de carrera. Javier De Nobili, Territory Manager de Raet, añade que, en la gestión de tiempos y vacaciones, la posibilidad de medir y pagar exactamente lo que corresponde genera una sensación de confianza y equidad que suele ser muy valorada por la compañía y los empleados.
«Son herramientas que facilitan la obtención de información valiosa para diseñar e implementar estrategias que apunten a mejorar la productividad y competitividad de la organización», recalca Raúl Sulca.
Walter Esquivel, Gerente Comercial de Markovations, hace notar que, en la mayoría de casos, al margen de mejorar los niveles de productividad, realza la satisfacción del ambiente laboral, a partir de un control eficiente y veraz.
Pero, acaso la principal virtud de la tecnología es que impacta directamente en los indicadores de gestión y en los KPI de la empresa. «Sin duda, hace que los procesos sean más eficientes, que el departamento de Recursos Humanos conozca mejor a su cliente interno y que esté preparado para actuar cuando se requiera, no basados en supuestos sino en información real» resume Juan Carlos Mesa.
En suma, son soluciones que, en general, apuntan a mejorar la eficiencia y efectividad en los procesos, reducir costos innecesarios, así como generar y obtener información valiosa de los colaboradores y los equipos de trabajo.
«Si bien existen diversas herramientas que ayudan a realizar un trabajo más ágil, eficiente y efectivo, sin embargo, el reto está en entender muy claramente cómo están estructurados nuestros procesos dentro de la empresa y cómo la tecnología será nuestra aliada», afirma Verónica Soto.
Movilidad
Son a través de los dispositivos móviles (tabletas, smartphones, laptops) y computadoras de escritorio por donde están fluyendo gran parte de las aplicaciones de gestión de personas. Ello facilita su implementación, puesto que casi todos los colaboradores disponen de alguno de estos dispositivos.
«De este modo, los responsables de Recursos Humanos pueden automatizar, optimizar y adoptar más operaciones en tiempo real y de forma digital en lugar de procesar formularios y transacciones», indica Raúl Sulca.
Sin duda, muchas empresas están utilizando la tecnología móvil para el coaching, para la gestión del rendimiento, para la programación del tiempo y vacaciones, para la contratación y la gestión de candidatos, para las solicitudes de licencia, entre otras.
Mayor penetración
Ahora, de todas las alternativas que ofrece la tecnología, las herramientas que más están calando en los procesos de gestión de personas son los portales de empleo y plataformas online para la evaluación psicológica. Esto se debe a que selección de personal es un proceso que siempre está presente en todas las organizaciones.
«Las áreas de Recursos Humanos se han visto obligadas, ante un mercado de empleos muy competitivo, a buscar herramientas que les den el soporte necesario para poder identificar rápidamente a los candidatos ideales», refiere Verónica Soto.
Son también muy demandadas las plataformas de capacitaciones e-learnings, para la capacitación vía internet, desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Aunque todavía resolver la planilla sigue siendo prioritario, el cambio que se está viendo en el último año es la buena recepción a los sistemas en la nube, 100% cloud.
«La gestión de la información en la nube (software as a service) ha venido a quedarse. En breve será la única opción; no hay ahorro en el mediano ni largo plazo comprando licencias», prevé Javier De Nobili.
Actualmente, las empresas están, además, automatizando procesos operativos como la gestión de tiempos, vacaciones o renovaciones. Asimismo, se está desplegando información a los colaboradores, a través de los dispositivos móviles, sobre las boletas de pago.
Walter Esquivel percibe que la autentificación de personas para brindar autorizaciones de accesos a sistemas o ambientes, son otras de las soluciones que gozan de una importante demanda.
Elección adecuada
El boom de la tecnología en los últimos años, que ha dado paso a una vasta oferta de soluciones para Recursos Humanos, ha puesto al alcance de las empresas una extraordinaria cantidad de herramientas digitales, que muchas veces hace que no sea muy fácil realizar una elección adecuada e informada. Por eso, al momento de tomar la decisión de adoptar una tecnología en particular hay que tener en cuenta algunas consideraciones.
«Hay que tener en cuenta las nuevas tendencias para no “casarse” con un proveedor, producto o sistema que en poco tiempo pueda quedar obsoleto. Una nueva elección genera un nuevo esfuerzo de cambio de sistema, proveedor, inversión y conocimiento que puede llegar a ser doloroso», advierte Javier De Nobili.
Poner atención en la funcionalidad y flexibilidad de la solución es otro elemento importante. Puede ocurrir que, al enfocarse demasiado en una necesidad puntual, la empresa –que usualmente evalúa varios productos– deje de analizar la solución de manera integral.
«Las mejores soluciones son aquellas que hacen posible una mayor gestión, aunque ello no signifique contratar la totalidad del producto. Se recomienda un producto web que gestione y descentralice la información clave del área» opina Mariano Ghidinelli.
Plataformas ágiles y prácticas
Si se tiene en cuenta que la fuerza laboral en el Perú ha cambiado y con ello la forma de cómo se realizan las cosas, Raúl Sulca recomienda inclinarse por una herramienta que sea accesible desde cualquier lugar y en cualquier momento, es decir, que esté siempre disponible y de manera rápida.
«Las plataformas deben ser amigables, ágiles y prácticas, con capacidad de interactuar y recopilar datos (tanto al interior de la organización como al exterior de la misma), con lo que se incrementa el nivel de conocimiento», anota por su parte Juan Carlos Mesa.
La experiencia acumulada que tiene un producto o solución específica está directamente relacionada con su capacidad de entregar más prestaciones. Por ejemplo, según Juan Carlos Mesa, los productos que llegan a ser utilizados por millones de empresas y personas están en mejores condiciones para identificar patrones similares y ofrecer mayor valor para que las empresas puedan afrontar las nuevas tendencias de la industria, y, además, son más fáciles de adoptarlos.
Ahora bien, una vez que se ha elegido a la empresa al que se le va a comprar el producto, Walter Esquivel recomienda asegurarse de que el proveedor esté en condiciones de implementar una solución a medida.
«Asimismo, hay que medir el clima laboral y establecer los estándares deseados de productividad que se desea alcanzar. De lo que se trata es que la búsqueda de nuevas formas de eficiencia no perjudique el ambiente laboral», complementa Esquivel.
Cambios importantes
En efecto, si se decide implementar una herramienta de gran alcance, sin duda, va a ocasionar cambios importantes en la manera de trabajar del área de Recursos Humanos.
«Ciertamente, cambia el flujo de cómo se venían manejando los procesos de gestión de personas, cambia la forma de pensar. Se necesita aprender nuevos sistemas de uso para los procesos, se va a dejar de lado el papel, etcétera. Hay que tener a los líderes y a todo equipo preparados para los cambios», considera Verónica Soto.
Es de mucha ayuda, entonces, conocer de antemano las implicancias que traen los procesos de automatización y contar con personal dinámico, con predisposición a aprender nuevos sistemas.
Si los cambios van a repercutir inminentemente en el flujo de procedimientos de la gestión de personas, Verónica Soto insta a conocer qué soluciones tecnológicas son las que mejor se pueden adecuar respecto del tipo de negocio y necesidad particular de la empresa.
Hay que tener en cuenta que los sistemas o soluciones son el resultado de un cúmulo de experiencias, de cientos de implementaciones en clientes de diversos giros y por eso, por lo general, suman valor, y frecuentemente de forma extraordinaria, a los procesos de las compañías.
Sin embargo, muchas veces las compañías son rígidas –en conductas y procesos– y no logran que los sistemas tecnológicos se adapten a sus usos.
«Mostrar flexibilidad y abrazar el cambio es un reto para cualquier compañía en proceso de adopción de tecnología», advierte Javier De Nobili.
Empresas locales
En el entorno local, lo que se está observando es que las empresas, a la hora de evaluar un producto para el área de recursos humanos, se inclinan por soluciones que brindan una plataforma integral de los procesos del área, más allá de su necesidad actual.
En opinión de Mariano Ghidinelli, ello ha empujado a las compañías proveedoras de software en gestión de Capital Humano a adaptar sus ofertas teniendo en cuenta las preferencias del mercado.
«En la actualidad, es muy fácil contratar tecnología para el área de Recursos Humanos de manera modular y progresiva, en virtud de las necesidades y políticas de cada compañía. Esto solo se ha podido lograr con los modelos de contratación bajo el Cloud Computing o comúnmente denominada “La Nube”», agrega Ghidinelli.
Por eso, según este ejecutivo, las empresas contratan con mayor frecuencia los servicios de proveedores que ofrecen soluciones en la nube y que hacen posible el uso de dispositivos móviles para el acceso a la información y a los procesos de gestión de la empresa.
Se puede decir que la oferta de soluciones tecnológicas es muy dinámica en nuestro país, particularmente de empresas internacionales que ofrecen herramientas worldclass muy avanzadas y específicas.
«Las empresas locales tienen que estar abiertas a considerar estas propuestas, ya que representan un salto en la calidad de la gestión. Sin duda, estar un paso adelante en lo que es la tecnología hace un diferencial para la compañía que sabe aprovecharla», refiere Javier De Nobili.
Finalmente, hay que notar que la irrupción de la tecnología en la gestión de personas es parte de una revolución a gran escala que está trastocando profundamente el ámbito de los negocios en general.
En esa evolución, nuestros entrevistados proyectan que las soluciones de recursos humanos seguirán calando y sumando valor en las compañías.
«Hoy la adopción de tecnologías dejó de ser una moda para convertirse en una tendencia de la que cada vez más y más empresas peruanas quieren ser parte», concluye Juan Carlos Mesa.
