Para todos es muy desgastante física, mental y emocionalmente el día en el que no pudimos lograr nuestros objetivos, es decir, no fuimos productivos.
Este desgaste se agrava en proporciones descomunales cuando no solo es un día en el que no pudimos ser productivos, sino que, la improductividad, se vuelve el común denominador de nuestra vida y nuestro desempeño laboral. Parece mentira, pero todo, absolutamente todo, se va contaminando poco a poco hasta llegar a un punto en el que estamos mal en varias de las áreas importantes de nuestra vida.
Existen 3 errores que matan la productividad, y a continuación te las mostramos:
- Establecer reglas de uso de tu correo electrónico: Según un estudio de McKinsey, la mayoría de los ejecutivos dedican por lo menos el 30% de su día a atender el correo. Formando parte de tu trabajo, sin embargo, recuerda que es una «herramienta» de comunicación escrita. Los siguientes tips te pueden ayudar a atender el correo electrónico en forma más inteligente:
Promueve con tu equipo de trabajo una campaña «antimailitis», cuyas bases sean los siguientes:
– Si lo que se va a tratar no puede ser comunicado en 5 líneas, entonces dicho asunto requiere una comunicación telefónica o presencial.– Pídeles que sean selectivos con los CC y CCO para no afectar innecesariamente el tiempo de los demás.
– Que sea utilizado principalmente para enviar documentos adjuntos o para confirmar acuerdos.
– Prohibir enviar mails a partir del viernes por la tarde hasta el lunes por la mañana.
– Prohibido discutir o gestionar asuntos emocionales a través de esta herramienta.
Por ningún motivo, salvo una verdadera urgencia, atiendas correos que no tienen que ver con tu trabajo, y utiliza el buscador para localizar mensajes concretos. Esto te ayudará a eliminar la tentación de detenerte en otros correos.
- Organiza tus actividades y delimita tiempos: Es muy importante que tengas una agenda planeada y con horario establecido todos los días. Esta planeación debe tomar en cuenta algo muy importante y que se convertirá en tu prioridad: agendar días y horario específico para trabajar lo que «no» puedes dejar de hacer para seguir avanzando en el cumplimiento de los objetivos. Estas prioridades las tendrás que cumplir sí o sí, aunque se queden pendientes algunas otras actividades.
En las actividades en las que estén implicadas otras personas, es buena práctica que les hagas saber del tiempo que tienes destinado para esa actividad y una vez que saben cuánto tiempo tienen, definan en conjuntos cuál es el resultado al que deben haber llegado al finalizar la actividad. Tal vez al principio será necesario que los enseñes a enfocarse y a ser efectivos, pero con la práctica, la gente sabrá que interactuar contigo, requiere, por un lado, respetar los horarios, y por otro, enfoque y efectividad.
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Aprende a decir «No»: Hay mucha literatura referente a la asertividad en donde se aborda este tema de aprender a decir «no» y que te puede ayudar. Sin embargo, hoy sabemos la importancia de mantener un liderazgo colaborativo para lograr compromiso y cumplimiento, es por eso por lo que muchas veces tratamos de atender todo y a todos para que se sientan escuchados y que sepan que nos importan sus ideas y su persona.
No debemos confundir ser colaborativo con estar a disposición indiscriminada. Con una buena comunicación por nuestra parte, el equipo o nuestros colaboradores, podrán comprender que es necesario que nosotros, como sus líderes, estemos enfocados y seamos eficaces y productivos para que ellos también lo sean y todos puedan lograr los objetivos.
