Por Iris Reyna, Consultora en Cultura, Clima y Cambio Organizacional.
Lo primero que pregunto cuando me piden asesoría en transformación cultural para lograr una cultura ágil, es “¿por qué ágil?”.
Pasar de una cultura tradicional: estructura vertical, planificación estratégica, objetivos y presupuesto anual, niveles de aprobación, etc., etc., a una cultura ágil, significa cambiar radicalmente la forma en que se viene trabajando.
Es un cambio total y absoluto que requiere desenraizar los paradigmas que han venido sosteniendo la organización por años y hacer borrón y cuenta nueva.
Para lanzarse a semejante precipicio es clave hacerse las siguientes preguntas:
- Qué tan volatil se ha vuelto mi entorno de negocio
- Qué tanta incertidumbre han adquirido los factores críticos de éxito
- Qué tanto se ha complejizado lograr los resultados
- Qué tipo de ambiguedades se han introducido en el sector
Recuerdo cuando ante “un cambio” con el potencial de dañar en alguna forma a la organización, se montaba un comité de crisis para reaccionar eficientemente. En el nuevo entorno los comités de crisis son permanentes, son parte del trabajo cotidiano. Los acontecimientos recientes en el mundo, incluida la pandemia, el desarrollo tecnológico, los problemas financieros, las guerras, los disturbios civiles, etc., han demostrado que las organizaciones se ven en la obligación de reaccionar continuamente a mayores riesgos. En casi todos los sectores se está hablando del cambio continuo y acelerado, y, adoptar una mentalidad de cambio significa una mentalidad ágil (Agile).
¿Qué es la mentalidad ágil?
Se refiere a un conjunto de actitudes tales como: el trabajo en equipo, los ciclos de mejora y aprendizaje, el orgullo de estar a cargo, el enfoque en agregar valor y la capacidad de adaptarse a todo tipo de circunstancia son ejemplos de esta mentalidad. La mentalidad ágil se enfoca en ser innovador y creativo. Implica imaginar nuevas formas de resolver problemas, prestar servicios y entregar productos más funcionales a los clientes. Sugiere trabajar en equipos pequeños y diversos, con otros equipos funcionales y colaborar con el cliente. Esta forma de trabajo contrasta marcadamente con la mentalidad tradicional ceñirse al plan, seguir principios rígidos y requisitos fijos destinados únicamente a aumentar el valor para los accionistas.La mentalidad ágil dice que el cliente gana o, de lo contrario, el negocio pierde
Aunque los creadores del Manifiesto Ágil tenían en mente el desarrollo de software, esta mentalidad se puede aplicar a casi cualquier industria. La mentalidad ágil juega un papel vital en la respuesta al cambio. Durante la pandemia fuimos testigos de increíbles reinvenciones de los negocios para poder sobrevivir. Un buen ejemplo de ello es la iniciativa de Uber de implementar una política de uso de mascarillas para todos sus usuarios debido a la pandemia. O los restaurantes que pasaron a servir 100% por delivery. Y, ni qué decir del trabajo remoto. Algo impensable semanas atrás. Ellis E. John, Gerente de Proyecto y más de 12 años de experiencia realizando consultoría en Gestión del Cambio, habla de cinco consejos para ayudar a las empresas a adoptar la mentalidad ágil:
1. Adoptar un enfoque Lean: Esto también puede significar hacer más con menos. Priorizar entregables y concentrarse en crear equipos con solo los recursos necesarios para realizar la tarea. Cuando haya una brecha de conocimientos o habilidades, equilibrar la brecha ya sea capacitando sobre la marcha o identificando un recurso con la habilidad requerida. En el caso de la entrega de productos, la solicitud inicial de un cliente podría haber incluido una característica que no es factible en la práctica. Encuentre nuevas formas de reemplazarlo con una característica más funcional. Un enfoque Lean no significa tomar atajos sino reducir el desperdicio.
2. Apoyar mejora continua: Cuando haya una necesidad de cambio, hay que asegurarse de que el cambio tenga como objetivo ofrecer mayor valor a los clientes. Recuerda que Agile también se enfoca en minimizar el desperdicio; por lo tanto, cualquier incremento en el estado de un producto debe agregar valor. Con el tiempo, estos incrementos reflejarán una idea, producto o servicio completamente nuevo con un valor más tangible para el cliente. Por lo tanto, se debe alentar a los equipos a realizar la entrega del producto en incrementos, y estos incrementos deben mostrar el valor de los recursos invertidos.
3. Permitir que los equipos innoven: Es clave que los equipos innoven e infundan ideas frescas para mejorar los productos y servicios. En el modelo burocrático tradicional, los equipos seguían planes rígidos y solo podían hacer cambios una vez que se había terminado el producto final. En un escenario similar, un equipo con la mentalidad ágil trabaja en pequeños incrementos y realiza cambios constantemente en función de solicitudes formales y comentarios. Aquí la gran ventaja es que se crea rápido, se falla rápido y se invierte lo mínimo necesario en desarrollar el producto perfecto.
4. Fomentar la retroalimentación: La implementación de un mecanismo de retroalimentación sólido es imprescindible para adoptar la mentalidad ágil. Esto significa estar abierto a sugerencias e ideas, no solo de los miembros del equipo, sino también de otros equipos y clientes. Es importante alentar a los miembros del equipo a ser receptivos y no estar a la defensiva ante los comentarios durante el desarrollo del producto. Recibir retroalimentación sin reservas es una habilidad difícil de desarrollar. Es natural ponerse a la defensiva, en especial, si un miembro del equipo carece de diplomacia o es demasiado crítico. Sin embargo, la retroalimentación constructiva es mucho más fácil de aceptar ya que su objetivo es mejorar en lugar de criticar. Por lo tanto, además de crear un mecanismo de retroalimentación, también es importante capacitar a los compañeros de equipo para dar y recibir retroalimentación.
5. Priorizar la colaboración sobre la cooperación: En Agile, la cooperación en equipo implica trabajar de forma aislada y luego juntar las partes. Los equipos no pueden estar aislados para ser ágiles. Por otro lado, la colaboración permite la entrada de otros equipos funcionales y clientes. y deben estar dispuestos a comunicarse entre sí y entre otros departamentos. Tal vez otro equipo tenga habilidades que podrían ser útiles para un proyecto, o tal vez el cliente tenga una idea sobre cómo mejorar el producto en desarrollo antes de que se pruebe. Tales relaciones ayudarán a construir la mentalidad Agile mientras también crean un mejor producto o servicio. Cualquier equipo dispuesto a adoptar la mentalidad Agile experimentará problemas, y es por eso, que es importante comprender la receta para desarrollar un verdadero trabajo en equipo. Surgirán problemas; pero, con comunicación adecuada y frecuente, el equipo podrá hacer las preguntas correctas y encontrar soluciones para seguir adelante.
Sobre la autora:
Iris Reyna Sánchez Aizcorbe
Consultora en Cultura, Clima y Cambio Organizacional. Entrenadora de líderes. Más de 25 años de experiencia internacional como gerente de Recursos Humanos, consultora y entrenadora.
Especialidades: Cultura, Clima y Cambio Organizacional, Entrenadora de líderes.
Educación: Psicóloga; MBA PAD-IESE; Ms Ciencia Política PUCP; Diploma EEGG Ciencias PUCP; Lean Six Sigma Black Belt, Calidad PUCP; Building Corporate Culture, Stanford.
Trabajó en Mobil Oil, Exxonmobil, Oxfam Gran Bretaña, Hipermercados Tottus.
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