Sentirse agobiado por la cantidad de pendientes que se tienen en el trabajo es común, lo que se puede hacer para evitarlo es pensar como optimizamos nuestro tiempo.
Podemos comenzar una nueva semana laboral sacándole provecho a cada segundo de nuestra jornada, aunque para lograrlo es importante aprender a reconocer aquello que no aporta a nuestro desempeño.
A continuación, te dejamos siete actividades laborales que nos impiden ser productivos:
- Sobrecargarnos de tareas administrativas: si pasamos tres horas arreglando una cuenta incorrecta del banco, estamos malgastando nuestro tiempo. Es común ver a los dueños de pequeñas empresas que pierden el tiempo en tareas en las que no son buenos o que simplemente no les gustan. Una opción es contratar a un asistente por medio del outsourcing o de tiempo parcial para que resuelva esos pendientes. Es importante ponerle vamos a tu tiempo y entender cuánto dinero dejas de ganar haciendo estas tareas.
- Dejas para después las tareas rápidas: si puedes pagar una cuenta o agendar una cita en un par de minutos, hazlo de inmediato. Dejar los pendientes para después, sin importar qué tan insignificantes sean, es una forma común en la que los emprendedores pierden tiempo, asegura David Allen, autor del bestseller Getting Things Done. Por lo general, la gente deja “para el ratito” asuntos como mandar e-mails, y luego deben buscarlos y releerlos para poder responder. “Te tomará más tiempo recordarlo que simplemente hacerlo ahora”, afirma Allen.
- Diriges a tus empleados: muchos empleados necesitan ayuda para trabajar a lo largo del día. Como resultado, los dueños de Pymes pierden tiempo valioso en dirigir a sus colaboradores sólo para asegurarse que hagan su trabajo correctamente. Si debes guiar a un empleado en cada aspecto del trabajo y no está progresando en hacerlo de manera independiente, debes despedirlo. Aunque suene demasiado rudo, despedir a la gente que hace más lento tu ritmo laboral es una buena solución para ser más eficiente tu negocio.
- Dejas que los sucesos diarios te manejen: resolver pequeños problemas a lo largo del día es una forma de malgastar tu tiempo, asegura Allen. En lugar de pensar en estrategias para expandir o crecer tu negocio, estás lidiando con todos los temas que aparecen en tu camino cada minuto. Debes ponerles prioridad a tus tareas y a la toma de decisiones; enfócate en lo que realmente es importante e intenta usar algunos minutos al día para definir tus prioridades.
- No tienes una estrategia clara en redes sociales: limitar el tiempo que usas en las redes sociales te ayudará a incrementar tu productividad. Incluso aunque sólo uses una hora del día para tu actividad en social media, estarás perdiendo el tiempo si no tienes una planeación. Debes entender a las redes sociales como parte de tu plan de mercadotecnia, por lo que desde un comienzo define qué resultados esperas obtener de ellas.
- Repites las mismas cosas una y otra vez: comunicarte con tus clientes es importante, pero si siempre tienes que responder a las mismas preguntas provenientes de diferentes clientes, estás perdiendo tu tiempo. En lugar de empezar desde cero cada vez que te encuentras con el problema, diseña un diagrama con esas tareas rutinarias como respuestas en e-mail automáticas, buzones de voz con un mensaje genérico y cartas a clientes pre redactadas.
- Quieres encontrar el hilo negro: clavarte en proyectos o productos que no parecen prometedores, es lo que más te quita tiempo. Déjalo ir y enfócate en puntos realizables y alcanzables. Cuando estés trabajando en una idea o en un proyecto que no logra despegar debes preguntarte a ti mismo qué tan rentable y prometedor es. Sé honesto contigo mismo y analiza si es momento de abandonarlo y seguir adelante.
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