La información que contiene la planilla de una empresa es altamente sensible y su manejo incorrecto podría vulnerar los derechos fundamentales de los trabajadores, ocasionando además problemas que van desde malestar interno o afectación del clima laboral, hasta la exposición de los trabajadores y sus familias a posibles crímenes.
Jesús Mendoza, Gerente de Adecco Payroll, enfatiza que, para la óptima administración del proceso, es necesario “utilizar herramientas tecnológicas robustas y confiables y mantener la operatividad del cálculo de la nómina de forma externa, almacenando la información en un soporte tangible o base de datos”.
El experto señala que, si bien el uso de este soporte supone una gran inversión, la seguridad de la información es prioritaria. Además, señala que una alternativa rentable puede ser la contratación de un especialista de outsourcing de nómina.
Mendoza recomienda evaluar si para la empresa es conveniente o no la tercerización de este servicio, haciendo un análisis del presupuesto disponible, ahorro de costos y retorno de inversión. El especialista apunta algunas ventajas:
- Permite a las empresas descargar trabajo operativo y administrativo, para enfocarse en las actividades vitales de la compañía.
- Garantizar la confidencialidad de la información.
- Controlar y organizar los tiempos en el procesamiento y pagos de la nómina.
- Contar con soporte de expertos en cálculos de nóminas.
- Reducción de costos en licencias de sistemas y actualización de conceptos para la nómina.
- Contar con soporte legal y laboral sobre lo cálculos de nómina.
- Garantizar el cumplimiento oportuno de tus pagos de nómina y tributos correspondientes.
Sin embargo, también recomienda evaluar el tiempo de implementación del servicio, hacer un análisis de costo-beneficio e identificar posibles costos ocultos. La selección de la empresa debe ser cuidadosa, pues no solo debe ofrecer garantías de poseer un sistema robusto, también es importante investigar si la compañía está calificada y opera sin problemas laborales, jurídicos o tributarios. “A partir de la contratación, la constante comunicación con el proveedor y la fiscalización del servicio va a ser clave para un adecuado control” finalizó Mendoza.
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