El sueño ideal de una empresa, más específicamente de todos los directivos de una, es poder contar con la secretaria perfecta, aquella que desde una sonrisa hasta sus conocimientos profesionales más avanzados, sean impecables.
Ella suele ser la mano derecha del jefe, la que hace favores, recuerda fechas importantes y recibe con una sonrisa a cada persona que entra a la empresa. Pero ¿cómo lograr ser la secretaria perfecta? A continuación tips para encontrar y ser, la secretaria perfecta.
Secretaria es confianza
Su formación en cuanto a su nivel de discreción, su carácter, su personalidad y su empatía, son clave para que exista una relación de confianza absoluta y sea partícipe también de las fortalezas y debilidades de la misma empresa. Su compromiso, fidelidad e identificación con la empresa y las personas que la dirigen debe ser a un 100%.
Agendar el tiempo como el recurso valioso que es
Para empresas exitosas, el tiempo es escaso y valioso. Para atender la mayor cantidad de temas posibles, hacerlo sin estrés y en "buena forma" es fundamental el apoyo de una secretaria intuitiva y organizada, capaz de preparar a tiempo toda la documentación para una reunión, que maneje además la habilidad para cortar una visita que se prolonga excesivamente y poder dar la excusa perfecta para llegar media hora más tarde a un próxima reunión y que el jefe no quede mal. Es anticiparse a lo que el jefe necesita y piensa. Una secretaria perfecta vive el día a día intentando cuidar cada minuto del jefe, es ayudarle a cumplir la agenda sin estrés y manejar los imprevistos.
Proactividad
Aquí la secretaría cada vez que contesta el teléfono, transmite la importancia de la empresa y los valores con tal destreza, que se convierte en un factor de imagen, invaluable para la compañía. En otro orden de cosas, gestiona hábilmente que un vuelo común y corriente sea en primera clase. Se preocupaba de buscar el mejor restaurante para una salida con posibles inversionistas, no el que le dijeron que era el mejor, si no el que realmente lo es y además, reserva la mesa más especial.
El jefe sigue siendo autoridad y ella lo representa como tal
La secretaria es la garantía de que cualquier decisión tomada en una reunión, se lleve a cabo. Ella hará un seguimiento temporal de manera eficiente, tomando notas, siendo empática, dejando recordatorios especiales, llamando con anticipación para que los plazos se cumplan, etc. En definitiva, si alguien se comprometió en algo con el jefe, ella se preocupará de que ese algo, se cumpla. Así, de esta manera, el jefe podrá descansar de esas tareas, confiando en que todo saldrá a la perfección, pudiendo ocuparse de cosas nuevas.
Ella logra un buen clima laboral
La secretaría ideal logra que en el entorno de su oficina se respire un aire positivo en todos lados. Recibe a las visitas en el ascensor con una cálida sonrisa saludando con énfasis. Hace que quien llame a su jefe por teléfono se sienta importante, aunque realmente no lo fuera. Su cordialidad, discreción, forma de vestir, elegancia, la convertirá en la primera dama de la empresa. Ella debe ser respetada y considerada por el jefe para crear un magnífico clima de confianza.
No deja de perfeccionarse como profesional
Ella necesita aprender tanto como el jefe y nunca dejar de hacerlo. Debe ponerse al día de todo lo que es importante en la empresa, familiarizarse de cosas nuevas y estar siempre al día. Debe formarse continuamente, hacer cursos especializados y lo debe hacer en horarios extras, sin que afecte al normal desarrollo del día a día.
Ernesto Velarde, country manager de Trabajando.com Perú, agrega que “los computadores, notebook, las agendas electrónicas y de bolsillo, el correo electrónico, el celular, entre otros, han hecho que algunas de las funciones de las secretarias sean sustituibles, sin embargo, son muchas las cualidades que ninguno de estos objetos electrónicos tiene, como el manejo de idiomas, el atender el teléfono perfectamente, el recordar fechas importantes, atender a las visitas, ser un apoyo emocional, redactar cartas, informes y cosas por el estilo. La secretaria ideal es aquella incondicional. Esa es irreemplazable”.
