Kanban es reconocido como una de las prácticas ágiles usadas en el mundo para todo lo que corresponde a lean manufacturing y la gestión del trabajo del conocimiento. Aunque siempre se ha pensado como una herramienta para el trabajo operativo, también optimiza el desarrollo del trabajo del conocimiento. Su aplicación en el área de gestión humana es vital, pues permite identificar los cuellos de botella que estos procesos presentan en la organización, los cuales hacen que la contratación de nuevos colaboradores sea ineficiente y complicada. Pero, además, ayuda a generar impulso para la transformación ágil de una empresa y trabaja muy bien en conjunto con otras prácticas para potenciar la entrega de valor de los equipos de trabajo.
Este método, que nació en la empresa Toyota (Japón) y que es parte de Toyota Lean Manufacturing; significa Kan Tarjeta o Señal y Ban tablero, se basa en fundamentos y prácticas. En cuanto a sus principios, estos son: empezar con lo que se hace ahora, perseguir el cambio evolutivo e incremental, fomentar el liderazgo a todo nivel, enfocarse en el cliente y sus necesidades, gestionar el trabajo y revisar continuamente la red de servicios. Por otra parte, tiene seis prácticas centrales, que son: visualizar el flujo, limitar el trabajo en progreso, gestionar el flujo, manejo de políticas explícitas, ciclos de retroalimentación y mejora continua.
La aplicación del Kanban tiene múltiples ventajas: la visualización del flujo de la cadena de valor del producto, el límite del trabajo en progreso que atienden los colaboradores y las áreas, fomenta la colaboración entre todos los participantes, ayuda a mostrar los cuellos de botella donde la organización debe ensayar iniciativas para mejorar la eficiencia de sus flujos de trabajo, ayuda a dar un poco más de predictibilidad en el trabajo entregado, se enfoca en las necesidades del cliente, permite establecer prioridades de atención y obtener información del desempeño de los equipos.
Si bien Kanban se puede usar en distintas industrias, lo ideal es que se aplique sobre una cadena de valor que le permita a la empresa entregar el producto o servicio a su cliente. Sin embargo, debido a la estructura tradicional de muchas organizaciones es difícil adoptar Kanban a todo nivel. Por ello, se empieza a implementar en los procesos clave de cada departamento, aunque siempre intentando hallar el engranaje con las diferentes áreas de la organización.
Kanban se ha aplicado en las áreas de gestión humana de las empresas en lo referente a selección de talento trayendo grandes beneficios: Por una parte, permite ver todos los procesos de selección activos y así observar dónde se forman los cuellos de botella y de esa manera apreciar en qué etapa del proceso hay sobrecarga de trabajo. Con esa información se redistribuye el esfuerzo para que más personas apoyen en la etapa del proceso que es más complicada. Esa forma de trabajar ayudaría a reducir en un 30% el tiempo promedio de seleccionar a un nuevo talento. Tal vez en otras empresas el tiempo pueda ser menor o mayor.
Otro gran beneficio de Kanban en el área de gestión humana de las empresas, es que en la selección de talento permite medir cuánto tiempo demora cada estadio del proceso. De esa manera, se identifica cuáles son las partes por donde deben empezar a implementarse mejoras. Por ejemplo, la etapa donde el cliente aprueba los candidatos que ingresan a la terna final debe demorar en teoría un día como máximo, pero en realidad demora cinco en promedio, con Kanban se obtienen los reportes, las evidencias numéricas, y con eso se pueden reunir las diferentes áreas del negocio para solicitar que se respete el Nivel de Acuerdo de Servicio (SLA) de 1 día para aprobar la terna. Esto reduce aproximadamente en un 10% el tiempo promedio de seleccionar a un nuevo candidato.
Cabe decir, sin embargo, que los resultados que muestra Kanban en áreas de gestión humana van a depender de las mejoras que se implementen. Kanban no te brinda una receta, solo te muestra dónde están tus problemas y es el equipo el que debe pensar qué mejoras va a implementar, experimentar, y de las cuales aprenderá en el camino de optimizar su flujo de trabajo y generar valor en el resultado. “En nuestra experiencia hemos logrado reducir en 30% el tiempo que demora seleccionar un candidato”, indicó Richard Rodríguez Castillo, Sub Gerente de Think Agile 8.
Actualmente, en Perú, muchas empresas vienen aplicando Kanban en áreas de gestión humana, sobre todo en sus procesos de selección de talento. Sin embargo, para que este método se aplique más en el mercado peruano se tiene que tomar en consideración que “Kanban implica cambiar y el cambio siempre duele. No es que los líderes no conozcan Kanban, saben de su existencia y algo entienden, pero les cuesta cambiar, pues están absorbidos por el día a día, no tienen tiempo para mejorar”, explicó Rodriguez.
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