Actualmente nos enfrentamos a una serie de retos al momento de gestionar equipos virtuales, la dificultad está en poder convertir a un grupo de personas que trabajan en un mismo proyecto, en un equipo. Para esto, necesitamos realizar ajustes en el diseño, estilo, lenguaje y hasta crear nuevos símbolos y rituales; es decir, tenemos que adaptar modelos tradicionales a los modelos remotos.
Ana María Pajuelo, Consultora Asociada de LHH DBM Perú, menciona, desde cuatro frentes, algunas actividades que podemos poner en practica:
- Relacionada con el propósito y misión. Cada vez que puedas es importante que refuerces la idea a los miembros del equipo que van hacia el mismo destino, y conocer para qué hacen las cosas, esto ayudará a generar sentido de pertenencia. Tenemos que identificar como se conectan los propósitos individuales y de la empresa.
- Acerca de los roles del equipo. Algunas practicas útiles, por ejemplo, son la asignación de tareas, estas deben ser cortas y tener resultados esperados, concretos y específicos. Es necesario acordar horas laborales y momentos en el día que todos puedan coincidir, pero también se tiene que resolver si algún miembro del equipo no se conecta. Tener claro cómo serán los avances, qué indicadores se van a incluir, cómo se van a reportar los progresos y también identificar si algún miembro del equipo tiene dificultad para avanzar. Se debe otorgar libertad a los equipos para que se auto regulen y auto organicen.
- Actividades vinculadas a las relaciones interpersonales. Fomenta una comunicación abierta para compartir información igual para todos. Comunica permanentemente los avances del proyecto, todo el equipo tiene que disponer de la misma información en el mismo momento. Genera espacios en tu agenda para dar retroalimentación no solo al grupo sino uno a uno, celebra los éxitos, retos o logros no solo profesionales sino también personales. Realiza actividades fuera del día a día, puedes hacer reuniones periódicas para hablar de temas que no son laborables.
- Actividades vinculadas a las relaciones entre los equipos. Importante es que puedas asignar a una persona que sea líder del proyecto y que esta persona fomente una buena relación entre los miembros, pero también sea capaz de interpretar los silencios. Basar la comunicación en canales sincrónicos como el chat, WhatsApp, teléfono, o videoconferencia y, si fuera necesario hacer una reunión presencial.
Adicionalmente- precisó- es necesario acomodar los horarios de las reuniones según los horarios de los miembros del equipo, limitando las reuniones a lo mínimo indispensable. Crea un ambiente lúdico, de buen humor, y de acompañamiento. También debemos procurar que todos los miembros del equipo se conozcan, y si ingresa alguien nuevo al proyecto, el equipo se convierte en nuevo; por lo tanto, es importante informar nuevamente los criterios y objetivos de la convocatoria.
La especialista señala que, se debe practicar siempre, antes de cada reunión, una recapitulación de los acuerdos anteriores. Es importante identificar si alguien del equipo presenta algún síndrome de desgaste profesional, es como un estado de agotamiento mental o físico que se presenta como resultado de una sobrecarga. “Recuerda que el reto como líder, es que el grupo de personas que trabaja en un proyecto se convierta en equipo, haciendo que cada uno saque su mejor versión”, enfatizó.
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