¿Alguna vez llegaste a una reunión con una idea para mejorar un proceso, convencido de que podía funcionar?, y de la nada apareció esa frase capaz de cerrar cualquier conversación: “Esto siempre lo hemos hecho así”. (Y ahí quedó la gran idea, esperando una segunda oportunidad).
Lo curioso es que no siempre se dice por resistencia al cambio. A veces hay buenas razones para mantener un proceso, pero otras simplemente seguimos haciendo las cosas por costumbre, sin preguntarnos si todavía tienen sentido. (Y ojo, que todos hemos estado en alguno de los dos lados).
Por eso, antes de defender lo que siempre hemos hecho o proponer cambiarlo todo, vale la pena hacernos una pregunta: ¿cómo sabemos cuándo un proceso realmente necesita cambiar?
Cambiar por cambiar tampoco es la respuesta
Con tantas herramientas, tecnologías y nuevas formas de trabajar, es tentador pensar que siempre hay una manera mejor de hacer las cosas. Pero, ¿realmente necesitamos cambiarlo todo?
Hay procesos que llevan años funcionando bien y que siguen aportando orden, claridad y buenos resultados. La experiencia también tiene valor, y reconocer lo que funciona es tan importante como identificar oportunidades de mejora. (Porque, Talana Iner, no todo necesita una actualización para seguir siendo útil).
La clave está en entender qué queremos mejorar y qué beneficio esperamos conseguir. A veces será necesario transformar un proceso y otras bastará con ajustar pequeños detalles.
Al final, no se trata de elegir entre lo antiguo y lo nuevo, sino de tomar decisiones que tengan sentido para el equipo y sus objetivos.
¿Cómo saber cuándo un proceso necesita cambiar?
No siempre es fácil identificarlo, especialmente cuando las cosas funcionan y los resultados siguen llegando.
Sin embargo, hay pequeñas señales que vale la pena observar, por ejemplo, cuando una tarea requiere ingresar la misma información varias veces, depende de demasiadas aprobaciones o necesita explicaciones adicionales cada vez que alguien nuevo se incorpora al equipo. (Y como al final el trabajo sale adelante, tampoco parece tan grave, ¿verdad?)
El detalle es que, cuando estas situaciones se vuelven parte de la rutina, dejamos de preguntarnos si existe una manera más sencilla de hacer las cosas.
Y aquí viene una pregunta que puede abrir una conversación interesante, “¿Por qué lo hacemos de esta manera?”
No se trata de buscar errores, sino de reconocer oportunidades para simplificar tareas, aprovechar mejor el tiempo y facilitar el trabajo del equipo.
Porque un proceso puede entregar buenos resultados y, aún así, tener espacio para mejorar.
5 preguntas antes de decir “siempre lo hemos hecho así”
No hace falta transformar cada proceso de la empresa. A veces basta con detenerse unos minutos y mirar con otros ojos aquello que repetimos casi automáticamente:
- ¿Para qué existe este proceso? Parece obvio, pero intenta responder sin describir los pasos. Si podemos explicar qué problema resuelve y qué resultado necesitamos obtener, será mucho más fácil saber qué partes siguen teniendo sentido.
- ¿Todos estos pasos siguen siendo necesarios? Los procesos también acumulan cosas. Una aprobación que nació por una situación puntual, una planilla que alimentaba un informe que ya no existe o una copia que alguien pidió hace tres años. Revisar cada paso permite descubrir cuánto hacemos simplemente por inercia.
- ¿Dónde estamos perdiendo más tiempo? Si el equipo necesita perseguir aprobaciones, copiar información entre herramientas o corregir constantemente los mismos problemas, probablemente haya una señal. No necesariamente significa eliminar todo, pero sí mirar qué está generando trabajo sin aportar demasiado valor.
- ¿Qué pasa cuando falta la persona que conoce el proceso? Si nadie sabe cómo continuar porque “eso siempre lo hace María”, tenemos algo que revisar. Un buen proceso debería poder entenderse y continuar incluso cuando quien lo domina está de vacaciones, cambia de rol o simplemente no está disponible.
- Si tuviéramos que crearlo hoy, ¿lo haríamos de la misma manera? Esta es mi favorita. Porque nos invita a mirar las posibilidades que tenemos actualmente. Quizás hoy podríamos automatizar tareas, apoyarnos en la inteligencia artificial para analizar información o simplificar pasos que antes eran necesarios.
De las preguntas a la acción
Detectar una oportunidad de mejora es un buen comienzo, pero ¿qué hacemos después?
No todas las ideas necesitan convertirse inmediatamente en un gran proyecto. A veces, probar un cambio pequeño con el equipo permite descubrir si realmente facilita el trabajo antes de implementarlo a mayor escala.
Lo importante es conversar con quienes participan en el proceso, entender qué necesitan y definir qué esperamos conseguir. Después, observar los resultados y ajustar lo que sea necesario.
(Porque una idea puede parecer maravillosa en una reunión, pero la verdadera prueba llega cuando tenemos que aplicarla un lunes a las nueve de la mañana).
Y si el cambio no funciona como esperábamos, tampoco significa que haya sido una pérdida de tiempo. También podemos aprender de aquello que decidimos probar.
Lo conocido también puede evolucionar
Hay cierta tranquilidad en hacer las cosas como siempre, sabemos dónde está el archivo, quién debe aprobarlo y hasta qué botón tocar cuando algo falla.
Pero los equipos evolucionan, las necesidades cambian y hoy contamos con herramientas, como la inteligencia artificial, que permiten abordar de otra manera tareas que antes requerían más tiempo. Por eso, revisar un proceso no significa asumir que estaba mal, sino preguntarnos si todavía responde a lo que necesitamos hoy.
Quizás algunos sigan funcionando perfectamente, otros necesiten pequeños ajustes y más de alguno nos haga pensar cómo logramos trabajar así durante tanto tiempo.
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